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Ständig klingelnde Telefone gehören in vielen Unternehmen zum Alltag. Auch bei der NSK GmbH & Co. KG führte das lange Zeit zu Unruhe, Unterbrechungen und unnötigem Koordinationsaufwand. Eingehende Anrufe landeten zentral – und damit bei vielen Mitarbeitenden gleichzeitig. Seit dem Einsatz von NIA FrontDesk hat sich das grundlegend verändert.
Die Ausgangssituation: Zentrale Nummer, viele Unterbrechungen
NSK arbeitet bewusst ohne persönliche Durchwahlen. Alle Mitarbeitenden sind über die Zentrale erreichbar. Was kundenfreundlich gedacht war, hatte intern einen hohen Preis:
Viele Anrufe dienten lediglich der Weitervermittlung („Kann ich mit XY sprechen?“), Mitarbeitende wurden regelmäßig aus ihrer Arbeit gerissen, Fokus und Effizienz litten spürbar.
„Bei uns waren alle in der Zentrale eingebucht. Dadurch wurden Mitarbeitende ständig durch Anrufe unterbrochen – oft ging es nur ums Weiterverbinden.“
Ralph Hammann, Geschäftsführer, NSK GmbH & Co. KG
Ein strukturierter, automatisierbarer Prozess für eingehende Anrufe fehlte.
Die Lösung: Intelligente Anrufvermittlung mit NIA FrontDesk
Mit NIA FrontDesk, dem KI-gestützten Telefonassistenten von NFON, führt NSK erstmals die Vorteile eines zentralen Empfangs ein – ohne dass ein Mitarbeitender diesen dauerhaft besetzen muss.
Der Bot nimmt Anrufe entgegen, fragt gezielt nach dem Anliegen bzw. dem gewünschten Ansprechpartner und leitet Gespräche intelligent weiter. Für NSK steht dabei vor allem die gezielte Vermittlung im Fokus.
„Seitdem NIA FrontDesk die Anrufe vermittelt, ist es bei uns wesentlich ruhiger im Büro.“
Das Team hat zusätzlich eine Knowledge Base aufgebaut (z. B. Öffnungszeiten, Ticket-Erstellung, Infos zu NIA), nutzt diese aktuell aber bewusst reduziert. Ziel war es zunächst, den Einstieg für wiederkehrende Anrufer möglichst kurz und effizient zu halten.
Feintuning, Testing und Early-Adopter-Erfahrung
NSK ist bewusst als Early Adopter gestartet. Der Bot wurde intensiv getestet, angepasst und iterativ verbessert – unter anderem durch wiederholte interne Testanrufe und eigenes Routing-Know-how.
„Am ersten Tag habe ich bestimmt 50- bis 70-mal mit dem Handy angerufen und getestet.“
Ergänzend nutzt das Team AI Essentials intensiv – etwa für:
Transkription von Voicemails
Schnelle schriftliche Zusammenfassungen
Dokumentation von Kunden- und internen Calls
Transkripte landen zentral in Microsoft Teams und schaffen Transparenz: Jeder sieht, was erledigt wurde – nichts geht verloren.
Die Ergebnisse: Spürbare Entlastung im Alltag
Auch ohne detaillierte Analytics sind die Effekte für NSK eindeutig messbar – vor allem im Arbeitsgefühl:
Rund 75 % weniger Unterbrechungen, da Anrufe direkt beim richtigen Ansprechpartner landen
Mehr Ruhe und Fokus im Büro
Effizientere interne Abläufe
Schnellere Reaktion auf Anfragen dank Transkripten statt Voicemails
„Mein Telefon klingelt deutlich weniger – und das gilt für das ganze Team. Die Mitarbeitenden arbeiten fokussierter und effizienter.“
Gleichzeitig entsteht ein Mehrwert für Anrufer: kürzere Wege, weniger Weiterleitungen und ein strukturierter erster Kontakt.
Mehr als ein internes Tool
Als Systemhaus setzt NSK NIA FrontDesk nicht nur intern ein, sondern nutzt den Bot auch bewusst als Live-Referenz für Kunden. Anrufer erleben die Lösung direkt im Alltag – und sprechen das Team aktiv darauf an.
„Wenn Kunden selbst bei uns anrufen und den Bot erleben, verkauft sich die Lösung fast von allein.“
Fazit
Mit NIA FrontDesk hat NSK keinen bestehenden Prozess ersetzt, sondern einen neuen, deutlich effizienteren Anrufprozess geschaffen. Weniger Unterbrechungen, mehr Fokus und eine spürbare Entlastung im Team zeigen, wie KI-gestützte Telefonassistenz im Alltag echten Mehrwert schafft.
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