NSK GmbH & Co. KG behielt ihre kundenfreundliche zentrale Rufnummer bei – beendete jedoch die ständigen Unterbrechungen im Büro. Mit Nia FrontDesk und AI Essentials von NFON werden Anrufe gezielt vermittelt, Routine-Nachrichten transkribiert und das Team kann konzentrierter arbeiten.
Für NSK ist Erreichbarkeit essenziell. Das Unternehmen arbeitet bewusst ohne persönliche Durchwahlen: Alle Mitarbeitenden sind über die Zentrale erreichbar.
Was kundenfreundlich gedacht war, hatte intern einen hohen Preis. Viele Anrufe dienten lediglich der Weitervermittlung, und mehrere Mitarbeitende wurden gleichzeitig unterbrochen – auch wenn der Anruf für sie nicht relevant war.
Mit Nia FrontDesk hat NSK einen KI-gestützten Telefonassistenten eingeführt, der Anrufe annimmt, das Anliegen klärt und gezielt weiterleitet. Ergänzend sorgt AI Essentials für Transkripte und kurze Zusammenfassungen, damit Nachverfolgung und interne Abstimmung einfacher werden.
NSK GmbH & Co. KG ist ein Systemhaus, das bewusst über eine zentrale Rufnummer erreichbar bleibt. Um Unterbrechungen zu reduzieren und dennoch zentral verfügbar zu sein, setzt das Team NIA FrontDesk als KI-gestützten Telefonassistenten ein.
Da alle Mitarbeitenden auf der Zentrale angemeldet waren, rissen eingehende Anrufe regelmäßig mehrere Personen aus der Arbeit – häufig nur, um an Kolleginnen oder Kollegen weiterzuverbinden.
Ein strukturierter, automatisierbarer Prozess für eingehende Anrufe fehlte. Ziel war es, die zentrale Erreichbarkeit zu erhalten – ohne einen Mitarbeitenden dauerhaft am Empfang zu binden.
„Bei uns waren alle in der Zentrale angemeldet. Dadurch wurden Mitarbeitende ständig durch Anrufe unterbrochen – oft ging es nur ums Weiterverbinden.“
Ralph Hammann, Geschäftsführer, NSK GmbH & Co. KG
Mit Nia FrontDesk, dem KI-gestützten Telefonassistenten von NFON, führte NSK die Vorteile eines zentralen Empfangs ein – ohne dass ein Mitarbeitender diesen dauerhaft besetzen muss.
Der Bot nimmt Anrufe entgegen, fragt gezielt nach dem Anliegen bzw. dem gewünschten Ansprechpartner und leitet Gespräche intelligent weiter. Für NSK steht dabei vor allem die gezielte Vermittlung im Fokus – statt langer Sprachmenüs.
Nia FrontDesk nimmt den Anruf an, klärt Anliegen oder Ansprechpartner und stellt gezielt durch
Fokus auf schnelle, gezielte Weiterleitung – kurz und effizient, insbesondere für wiederkehrende Anrufer.
Voicemails und Anrufe werden transkribiert und zusammengefasst; die Transkripte landen zentral in Microsoft Teams und unterstützen Nachbearbeitung und Transparenz.
Auch ohne detaillierte Analytics war der Effekt im Alltag klar: weniger Unterbrechungen, mehr Ruhe im Büro und schnellere Reaktion auf Anfragen.
Nia FrontDesk und AI Essentials gaben NSK einen strukturierten Anrufprozess, ohne zu verändern, wie Kunden das Unternehmen erreichen.
Der Bot übernimmt Erstkontakt und Weiterleitung – ohne dauerhaft besetzten Empfang
Voicemail-Transkription und kurze Zusammenfassungen reduzieren manuellen Aufwand und schaffen Transparenz.
Als Early Adopter hat NSK Weiterleitung und Abläufe intensiv getestet und nachgeschärft – inklusive 50 bis 70 Testanrufen am ersten Tag – kombiniert mit eigenem Routing-Know-how.
Eine Knowledge Base (z. B. Öffnungszeiten, Ticket-Erstellung, Infos zu Nia) ist hinterlegt und kann schrittweise erweitert werden.
NSK hat bereits eine Knowledge Base aufgebaut und wird diese schrittweise weiterentwickeln – orientiert an realen, wiederkehrenden Anruferfragen.
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Erfahren Sie, wie Nia FrontDesk Teams dabei unterstützt, Anrufe intelligent zu steuern – ganz ohne zusätzliches Personal – und wie AI Essentials Sprachnachrichten in klaren, teilbaren Text für eine schnellere Nachbearbeitung verwandelt.
