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Weniger Unterbrechungen, mehr Fokus – ohne einen Anruf zu verpassen
NSK GmbH & Co. KG behielt ihre kundenfreundliche zentrale Rufnummer bei – beendete jedoch die ständigen Unterbrechungen im Büro. Mit NIA FrontDesk und AI Essentials von NFON werden Anrufe gezielt vermittelt, Routine-Nachrichten transkribiert und das Team kann konzentrierter arbeiten.
Anrufbearbeitung, die den Fokus im gesamten Team schützt.
Für NSK ist Erreichbarkeit essenziell. Das Unternehmen arbeitet bewusst ohne persönliche Durchwahlen: Alle Mitarbeitenden sind über die Zentrale erreichbar.
Was kundenfreundlich gedacht war, hatte intern einen hohen Preis. Viele Anrufe dienten lediglich der Weitervermittlung, und mehrere Mitarbeitende wurden gleichzeitig unterbrochen – auch wenn der Anruf für sie nicht relevant war.
Mit NIA FrontDesk hat NSK einen KI-gestützten Telefonassistenten eingeführt, der Anrufe annimmt, das Anliegen klärt und gezielt weiterleitet. Ergänzend sorgt AI Essentials für Transkripte und kurze Zusammenfassungen, damit Nachverfolgung und interne Abstimmung einfacher werden.
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NSK im Überblick.
NSK GmbH & Co. KG ist ein Systemhaus, das bewusst über eine zentrale Rufnummer erreichbar bleibt. Um Unterbrechungen zu reduzieren und dennoch zentral verfügbar zu sein, setzt das Team NIA FrontDesk als KI-gestützten Telefonassistenten ein.
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Die Herausforderung
Wenn eine zentrale Rufnummer alle unterbricht.
Da alle Mitarbeitenden auf der Zentrale angemeldet waren, rissen eingehende Anrufe regelmäßig mehrere Personen aus der Arbeit – häufig nur, um an Kolleginnen oder Kollegen weiterzuverbinden.
Ein strukturierter, automatisierbarer Prozess für eingehende Anrufe fehlte. Ziel war es, die zentrale Erreichbarkeit zu erhalten – ohne einen Mitarbeitenden dauerhaft am Empfang zu binden.
„Bei uns waren alle in der Zentrale angemeldet. Dadurch wurden Mitarbeitende ständig durch Anrufe unterbrochen – oft ging es nur ums Weiterverbinden.“
Ralph Hammann, Geschäftsführer, NSK GmbH & Co. KG
Intelligente Anrufweiterleitung mit NIA FrontDesk.
Mit NIA FrontDesk, dem KI-gestützten Telefonassistenten von NFON, führte NSK die Vorteile eines zentralen Empfangs ein – ohne dass ein Mitarbeitender diesen dauerhaft besetzen muss.
Der Bot nimmt Anrufe entgegen, fragt gezielt nach dem Anliegen bzw. dem gewünschten Ansprechpartner und leitet Gespräche intelligent weiter. Für NSK steht dabei vor allem die gezielte Vermittlung im Fokus – statt langer Sprachmenüs.
The solution's capabilities include:
Intelligente Vorqualifizierung und Weiterleitung
NIA FrontDesk nimmt den Anruf an, klärt Anliegen oder Ansprechpartner und stellt gezielt durch
Anruferfreundliche Vermittlung
Fokus auf schnelle, gezielte Weiterleitung – kurz und effizient, insbesondere für wiederkehrende Anrufer.
Klare Dokumentation mit AI Essentials
Voicemails und Anrufe werden transkribiert und zusammengefasst; die Transkripte landen zentral in Microsoft Teams und unterstützen Nachbearbeitung und Transparenz.
Spürbare Entlastung für das ganze Team.
Auch ohne detaillierte Analytics war der Effekt im Alltag klar: weniger Unterbrechungen, mehr Ruhe im Büro und schnellere Reaktion auf Anfragen.
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Partnerschaft mit NFON, Ein pragmatischer KI-Empfang, der in den Alltag passt.
NIA FrontDesk und AI Essentials gaben NSK einen strukturierten Anrufprozess, ohne zu verändern, wie Kunden das Unternehmen erreichen.
Zentrale Erreichbarkeit ohne Personalbindung
Der Bot übernimmt Erstkontakt und Weiterleitung – ohne dauerhaft besetzten Empfang
Anruf-Dokumentation im Tagesgeschäft
Voicemail-Transkription und kurze Zusammenfassungen reduzieren manuellen Aufwand und schaffen Transparenz.
Iteratives Setup mit Praxistests
Als Early Adopter hat NSK Weiterleitung und Abläufe intensiv getestet und nachgeschärft – inklusive 50 bis 70 Testanrufen am ersten Tag – kombiniert mit eigenem Routing-Know-how.
Knowledge Base für wiederkehrende Fragen
Eine Knowledge Base (z. B. Öffnungszeiten, Ticket-Erstellung, Infos zu NIA) ist hinterlegt und kann schrittweise erweitert werden.
Ausbau der Knowledge Base.
NSK hat bereits eine Knowledge Base aufgebaut und wird diese schrittweise weiterentwickeln – orientiert an realen, wiederkehrenden Anruferfragen.
Bereit, Ihre Kundenkommunikation auf das nächste Level zu bringen?
Erfahren Sie, wie NIA FrontDesk Teams dabei unterstützt, Anrufe intelligent zu steuern – ganz ohne zusätzliches Personal – und wie AI Essentials Sprachnachrichten in klaren, teilbaren Text für eine schnellere Nachbearbeitung verwandelt.