Meeting management: 5 consigli per gestire al meglio una riunione da remoto

Preparare e gestire una riunione con dei colleghi non è mai semplice. Incomprensioni, ritardi, connessioni lente e distrazioni sono solo alcune delle problematiche che possono insorgere tra colleghi che lavorano a distanza e che possono compromettere la produttività del singolo e del team. Ma comunicare da remoto è sempre di più un’esigenza per molte aziende, che dopo il periodo di lockdown hanno deciso di prorogare il periodo di smart working per i propri dipendenti. Così, da remoto si fa selezione del personale e si scelgono i candidati per le posizioni più diverse, indipendentemente dalla loro posizione geografica. E in collegamento, grazie alle tecnologie più efficienti, si adottano nuovi modelli, scoprendo che il lavoro da remoto se svolto correttamente aumenta la produttività e contribuisce a creare team più reattivi, in grado di riadattare i propri obiettivi a seconda delle circostanze e del fabbisogno dell’azienda. Ma perché la nuova organizzazione del lavoro risulti davvero efficiente, c’è una precondizione che non va sottovalutata: è necessario, infatti, che la comunicazione tra colleghi sia costante, chiara e rapida. Come? Ecco alcuni consigli per organizzare al meglio le riunioni di lavoro a distanza. 

1. Prepara adeguatamente il meeting, scegliendo il giusto orario e utilizzando un’agenda e delle guidelines. 

Nell’ufficio del futuro diventerà sempre più frequente lavorare con colleghi che si trovano in diverse città e spesso in diverse aree geografiche. È quindi fondamentale tenere conto dei diversi fusi orari, scegliendo un orario per la riunione, che possa essere accessibile a tutti. Importante è anche dare il giusto preavviso, così da facilitare la partecipazione alla riunione di tutto il team. È bene fornire anche delle linee guida, in modo che i partecipanti sappiano cosa aspettarsi e possano attrezzarsi di conseguenza: una chiamata vocale richiederà strumenti e un impegno diverso da una videoconferenza o da una presentazione condivisa. Per massimizzare il risultato e assicurare che il meeting sia produttivo, è utile condividere l’agenda con il team prima della riunione, con i punti all’ordine del giorno e il contributo che ci si aspetta da ciascuno dei partecipanti. 

2. Evita distrazioni e interruzioni. 

Lavorare da remoto può essere una vera e propria sfida, soprattutto quando in casa non si è da soli. È importante cercare un luogo tranquillo per svolgere la riunione, onde evitare di essere interrotti. Mantenere costante la concentrazione, soprattutto se il meeting si protrae a lungo, può risultare difficile, ma occorre ricordare che nel caso di una videoconferenza gli altri partecipanti potrebbero accorgersi della distrazione ed esserne infastiditi: è bene evitare quindi di guardare molto spesso il telefono durante la riunione e di svolgere altre attività in contemporanea. 

3. Testa le tecnologie. 

Audio e video scadenti, una connessione debole e scarsa dimestichezza nell’utilizzo degli strumenti necessari possono trasformare il meeting in un incubo. Il rischio è di perdersi passaggi importanti, oltre che paralizzare il meeting stesso, lasciando i colleghi ad aspettare che si risolvano i problemi tecnici. Assicurati, prima dell’inizio del meeting, che tutto funzioni in modo adeguato e che, nel luogo scelto per partecipare alla riunione, la connessione Wi-Fi sia buona. 

4. Crea una cultura d’ufficio (virtuale). 

Una pausa caffè, due chiacchiere in ascensore, un drink dopo lavoro: l’ufficio offre diverse occasioni per le interazioni sociali che contribuiscono a creare occasioni di conoscenza tra colleghi. Occasioni, che un team che lavora da remoto non ha. Per il buon successo di un meeting, è importante che i partecipanti si sentano a loro agio nell’esprimere le proprie opinioni, anche quelle più critiche. È quindi compito dei team leader o del manager creare piccoli momenti in cui i colleghi possano interagire tra loro, ad esempio aperitivi o caffè virtuali. Se non tutti si conoscono, inoltre, è bene introdurre ogni componente del team.

5. Scegli gli strumenti giusti. 

Per gestire riunioni da remoto una connessione veloce è fondamentale, ma servono anche le giuste soluzioni che facilitino la comunicazione tra i componenti del team. Come Cloudya, il centralino virtuale di NFON, che attraverso il servizio audioconferenze moderate permette di connettere fino a un massimo di 50 partecipanti interni ed esterni con autenticazione mediante PIN. Cloudya si adatta ai bisogni di qualsiasi team, piccolo o grande, con soluzioni che si integrano perfettamente ad altri strumenti di collaborazione da remoto, come per esempio Nvoice for Microsoft Teams. Inoltre, grazie al servizio Noerecording potrai registrare i tuoi meeting e metterli a disposizione del team e con il servizio multitelefono potrai connettere fino a 9 dispositivi utilizzando un unico numero telefonico e un’unica email.

Comunicare e lavorare da remoto non è mai stato così semplice.