System Unified Messaging jest w stanie ujednolicić i zintegrować wiadomości przychodzące i wychodzące przez różne rozwiązania komunikacyjne. W przypadku Systemu Unified Messaging chodzi o jednolite zastosowanie, które ma przełamać i zlikwidować konwersje nośników różnych rozwiązań komunikacyjnych. System Unified Messaging może na przykład przetwarzać faksy, maile głosowe, SMS-y, MMS-y lub e-maile oraz ujednolicić je. Przy wielu Systemach Unified Messaging różne wiadomości są udostępniane jako e-maile lub załączniki do nich. Można je wywołać poprzez interfejs użytkownika jak np. przeglądarka internetowa lub klient e-mail. Dostęp możliwy jest zarówno z komputera stacjonarnego oraz mobilnych systemów takich jak smartfon, laptop lub tablet. Celem Systemu Unified Messaging jest udostępnianie wszystkich różnych wiadomości w jednolitej, zrozumiałej i możliwej w każdej chwili do wywołania formie. W przypadku komercyjnego zastosowania dba się o zoptymalizowanie wewnętrznego i zewnętrznego przepływu informacji w przedsiębiorstwie.
Aby móc zrealizować System Unified Messaging w klasycznym środowisku instalacji telefonicznej, konieczne są różne serwery i bramy sieciowe dla usług, które komunikują się ze sobą poprzez sieć. Serwer nawiązuje połączenie poprzez daną bramę sieciową do pojedynczych systemów komunikacyjnych i dba o centralne przetwarzanie, ujednolicenie i utrzymywanie w gotowości wiadomości. Jeśli wiadomości przyjdą w formie analogowej, to w pierwszej kolejności należy je zdygitalizować. W tym celu dla wydrukowanych informacji może zostać zastosowane automatyczne wykrywanie tekstu. Wiadomości głosowe są przekształcane w pliki dźwiękowe lub tekstowe.
Dzięki wprowadzeniu telefonii Voice over IP i stopieniu się sieci głosowych i danych można bardzo wygodnie udostępniać w Chmurze Systemy Unified Messaging. W wielu hostowanych w sieci instalacjach telefonicznych są już standardowo zawarte funkcje Unified Messaging. Użytkownicy potrzebują wyłącznie łącze internetowe i mogą mieć dostęp przy pomocy swojego urządzenia końcowego z dowolnej lokalizacji do wszystkich informacji udostępnionych w Chmurze przez System Unified Messaging. Nie są już wymagany w siedzibie firmy żaden specyficzny sprzęt jak bramy sieciowe lub serwery.