Aby móc zrealizować System Unified Messaging w klasycznym środowisku instalacji telefonicznej, konieczne są różne serwery i bramy sieciowe dla usług, które komunikują się ze sobą poprzez sieć. Serwer nawiązuje połączenie poprzez daną bramę sieciową do pojedynczych systemów komunikacyjnych i dba o centralne przetwarzanie, ujednolicenie i utrzymywanie w gotowości wiadomości. Jeśli wiadomości przyjdą w formie analogowej, to w pierwszej kolejności należy je zdygitalizować. W tym celu dla wydrukowanych informacji może zostać zastosowane automatyczne wykrywanie tekstu. Wiadomości głosowe są przekształcane w pliki dźwiękowe lub tekstowe.
Dzięki wprowadzeniu telefonii Voice over IP i stopieniu się sieci głosowych i danych można bardzo wygodnie udostępniać w Chmurze Systemy Unified Messaging. W wielu hostowanych w sieci instalacjach telefonicznych są już standardowo zawarte funkcje Unified Messaging. Użytkownicy potrzebują wyłącznie łącze internetowe i mogą mieć dostęp przy pomocy swojego urządzenia końcowego z dowolnej lokalizacji do wszystkich informacji udostępnionych w Chmurze przez System Unified Messaging. Nie są już wymagany w siedzibie firmy żaden specyficzny sprzęt jak bramy sieciowe lub serwery.