Dzięki rozszerzeniu klawiatury można dodać do telefonu dodatkowe przyciski funkcji lub wyboru. Pozwalają one na komfortowe wybieranie lub wyświetlanie określonych funkcji poprzez proste naciśnięcie przycisku. Rozszerzenia klawiatury są dostępne w różnych wariantach i od różnych producentów. Aby móc je połączyć z telefonem muszą być one kompatybilne z danym urządzeniem lub używanym urządzeniem telefonicznym. Połączenie z telefonem odbywa się za pośrednictwem kabla lub bezpośrednio przez podłączenie do interfejsu rozszerzeń. Zasilanie rozszerzenia może być realizowane w zależności od typu przy użyciu zewnętrznego zasilacza lub przez telefon. Do standardowego wyposażenia rozszerzeń klawiatury należą z reguły wyświetlacze LED do przekazywania informacji o statusie. Niektóre urządzenia dysponują ponadto własnym wyświetlaczem i są w stanie pokazywać szczegółowe informacje dotyczące rozmów lub funkcji.
Konfiguracja rozszerzenia klawiatury zależna jest od jej typu i możliwa do przeprowadzenia różnymi metodami. Rozszerzenie klawiatury telefonu Voice over IP może być zazwyczaj wygodnie programowane przy użyciu interfejsu internetowego i panelu graficznego.
Przyciskom rozszerzenia można przy pomocy numerów przyporządkować często wybieranych uczestników i indywidualnie je opisywać. Dzięki temu dla użytkownika możliwe jest zainicjowanie dużej liczby rozmów bezpośrednio jednym przyciśnięciem przycisku. Często rozszerzenia klawiatur dysponują ponad 40 lub więcej programowalnymi przyciskami. Niektóre pozwalają na kaskadowanie większej liczby rozszerzeń i udostępniają dzięki temu częściowo 100 lub więcej programowalnych przycisków funkcyjnych.
Użytkownicy telefonu, do których zadań należy odbieranie rozmów i przekierowywanie lub przełączanie do innych uczestników, zyskują dzięki specjalnie do tego celu zaprojektowanemu rozszerzeniu klawiatury bardzo przydatny środek pomocniczy. Poprzez wskaźniki LED można uzyskać informacje o statusie rozmowy lub linii. W ten sposób można na przykład od razu rozpoznać rozmowy przychodzące, oczekujące lub wstrzymane rozmowy. Określone rozszerzenia klawiatury we współpracy z urządzeniem telefonicznym umożliwiają rozpoznanie, ile rozmów jest aktualnie prowadzonych, jacy użytkownicy są wolni lub jak długo połączenia znajdują się w kolejce oczekujących.