Przez długi czas konwencjonalne systemy telefoniczne - często określane również jako PBX (Private Branch Exchange) - należały do standardowego wyposażenia każdej firmy. Jest to system sprzętowy, który steruje komunikacją między publiczną a wewnętrzną siecią telefoniczną. Technologia ta wydaje się być już przestarzała i jest coraz częściej zastępowana przez Hosted PBX.
Podobnie jak w przypadku tradycyjnych systemów telefonicznych, system Hosted PBX sprawia, że dostępne są wewnętrzne i zewnętrzne funkcje telefoniczne. Jednak nie jest to już system fizyczny, który jest zainstalowany lokalnie u użytkownika. Zamiast tego jest udostępniony w sieci, czyli w chmurze. Chociaż lokalnie nie ma urażdzeń, klient nadal korzysta ze wszystkich funkcjonalności sieci telefonicznej - teraz już wirtualnej. Systemy Hosted PBX pracują w centrach obliczeniowych o wysokiej dostępności. Aby móc korzystać z usługi Hosted PBX, klient potrzebuje jedynie łącza o wymaganej wydajności.
Znaczącą korzyścią początkową jest brak sprzętu: nie jest on już potrzebny; oznacza to brak wysokich, wstępnych kosztów inwestycyjnych. Użytkownik oszczędza też na związanych ze sprętem kosztach: instalacji, obsługi i konserwacji. Ponieważ usługi wirtualnego systemu telefonicznego są udostępniane za pośrednictwem łącza internetowego, firma oszczędza również na istniejącym wcześniej oddzielnym łączu z siecią telefoniczną.
Główną zaletą wirtualnych systemów telefonicznych jest ich skalowalność i elastyczność. Kiedy firma rozwija się, system telefoniczny rozwija się wraz z nią - ponieważ wszystkie linie wewnętrzne są tworzone przez zmiany w oprogramowaniu.
I – co nie najmniej ważne - system PBX Hosted umożliwia także dodawanie nowych scenariuszy i usługi. Dzięki łączeniu usług transmisji danych i usług telefonicznych oraz konsekwentnego korzystania z usług Voice-over-IP, możliwa i łatwa jest realizacja usług głosowych na komputerach a usług informatycznych i internetowych na urządzeniach telefonicznych. Ponadto, nie stanowi już problemu wykorzystanie i wymiana danych przez użytkowników z rożnych lokalizacji geograficznych (nomadic) – np. podczas telekonferencji.