Um ein Unified Messaging System in einem Umfeld mit klassischen Telefonanlagen zu realisieren, werden verschiedene Dienste-Server und Dienste-Gateways benötigt, die über ein Netzwerk miteinander kommunizieren. Der Server baut über das jeweilige Gateway die Verbindung zu den einzelnen Kommunikationssystemen auf und sorgt für die zentrale Verarbeitung, Vereinheitlichung und Bereithaltung der Nachrichten. Treffen Nachrichten in analoger Form ein, sind diese im ersten Schritt zu digitalisieren. Hierfür kann für gedruckte Informationen eine automatische Texterkennung zum Einsatz kommen. Sprachnachrichten werden in Klangdateien oder in Textdateien umgewandelt.
Mit Einführung der Voice over IP Telefonie und der Verschmelzung von Sprach- und Datennetzen lassen sich Unified Messaging Systeme sehr komfortabel in der Cloud bereitstellen. Bei vielen im Netz gehosteten Cloud-Telefonanlagen sind grundlegende Unified Messaging Funktionen standardmäßig bereits enthalten. User benötigen lediglich einen Internetanschluss und können mit ihrem Endgerät von beliebigen Standorten aus auf alle vom Unified Messaging System in der Cloud bereitgehaltenen Informationen zugreifen. Spezifische Hardware wie Gateways oder Server werden am Firmenstandort nicht mehr benötigt.