Ein Unified Messaging System ist in der Lage, die über verschiedene Kommunikationslösungen eingehenden und ausgehenden Nachrichten zu vereinheitlichen und zu integrieren. Es handelt sich bei dem Unified Messaging System um einen ganzheitlichen Ansatz, der die Medienbrüche verschiedener Kommunikationslösungen überwinden und beseitigen soll. Das Unified Messaging System kann zum Beispiel Faxe, Voice-Mails, SMS, MMS oder E-Mails verarbeiten und in eine einheitliche Form bringen. Bei vielen Unified Messaging Systemen werden die verschiedenen Nachrichten als E-Mails und E-Mail-Anhänge bereitgestellt. Diese lassen sich über eine Benutzeroberfläche wie den Browser oder den E-Mail-Client abrufen. Der Zugriff ist sowohl vom stationären Rechner als auch von mobilen Systemen wie dem Smartphone, Laptop oder Tablet möglich. Ziel des Unified Messaging Systems ist es, alle unterschiedlichen Nachrichten in einer einheitlichen, nachvollziehbaren und jederzeit abrufbaren Form bereitzuhalten. Im kommerziellen Einsatz sorgen sie für eine Optimierung von internen und externen Workflows im Unternehmen.
Um ein Unified Messaging System in einem Umfeld mit klassischen Telefonanlagen zu realisieren, werden verschiedene Dienste-Server und Dienste-Gateways benötigt, die über ein Netzwerk miteinander kommunizieren. Der Server baut über das jeweilige Gateway die Verbindung zu den einzelnen Kommunikationssystemen auf und sorgt für die zentrale Verarbeitung, Vereinheitlichung und Bereithaltung der Nachrichten. Treffen Nachrichten in analoger Form ein, sind diese im ersten Schritt zu digitalisieren. Hierfür kann für gedruckte Informationen eine automatische Texterkennung zum Einsatz kommen. Sprachnachrichten werden in Klangdateien oder in Textdateien umgewandelt.
Mit Einführung der Voice over IP Telefonie und der Verschmelzung von Sprach- und Datennetzen lassen sich Unified Messaging Systeme sehr komfortabel in der Cloud bereitstellen. Bei vielen im Netz gehosteten Cloud-Telefonanlagen sind grundlegende Unified Messaging Funktionen standardmäßig bereits enthalten. User benötigen lediglich einen Internetanschluss und können mit ihrem Endgerät von beliebigen Standorten aus auf alle vom Unified Messaging System in der Cloud bereitgehaltenen Informationen zugreifen. Spezifische Hardware wie Gateways oder Server werden am Firmenstandort nicht mehr benötigt.