Las luces de usuario ocupado están, por regla general, asociadas directamente a las teclas de función. Cada una está asignada a una luz y se puede usar con distintas opciones. Una luz fija o intermitente mostrará el estado de teléfono. Normalmente, la luz fija indica que se está atendiendo una llamada, y la luz intermitente avisa de una llamada entrante. Dependiendo de este estado se puede responder o mantener en espera una llamada con la tecla de función correspondiente. Si la línea está libre en ese momento, se podrá recibir la llamada pulsando la tecla. En las soluciones basadas en programas de ordenador, todas estas acciones se realizan mediante clic de ratón.
La luz de usuario ocupado es una prestación básica del teléfono de la secretaría de dirección. Esta respalda la gestión de llamadas de secretaría, permite transferir llamadas al jefe, responderlas o desviarlas y además posibilita ver el estado del teléfono de la oficina del director.
Si los teléfonos móviles están integrados en entornos Fixed Mobile Convergence, las luces de usuario ocupado también se pueden instalar para móviles o smartphones. En estos casos, la luz de usuario ocupado de la oficina muestra si un empleado está hablando por el móvil o smartphone, incluso aunque se encuentre en un sitio completamente distinto. Así, el móvil está vinculado a la luz de usuario ocupado casi del mismo modo que una extensión corriente.