In linea con la tendenza alla digitalizzazione, come molti altri sistemi originariamente analogici, i sistemi di telecomunicazione si sono evoluti in sistemi completamente digitali, i cosiddetti sistemi telefonici IP. Questi sistemi utilizzano la tecnologia Voice over IP (VoIP) e forniscono sia porte di connessione analogiche che digitali (IP) per una vasta gamma di dispositivi. I dispositivi sono collegati con un cavo o senza fili tramite DECT o WiFi. Con i sistemi telefonici IP, voce e dati – insieme alle loro applicazioni correlate – si fondono, aprendo la strada a nuove funzionalità.
I sistemi telefonici cloud sono moderni sistemi di telefonia IP ospitati nel cloud da un fornitore terzo. Un esempio è Cloudya, il sistema telefonico cloud di NFON. L'approccio cloud significa che le aziende non devono più installare e mantenere l'hardware di commutazione in loco: per utilizzare la telefonia cloud, tutto ciò di cui hanno bisogno è una connessione Internet con una larghezza di banda sufficiente. Teoricamente, il numero massimo di telefonate simultanee è limitato solo dalla larghezza di banda della connessione Internet. Gli utenti accedono e configurano semplicemente il sistema telefonico cloud e i suoi servizi da un browser web. Un vantaggio significativo dei sistemi cloud è la loro capacità di espansione flessibile. La connessione di uffici, utenti o interni aggiuntivi è di solito un processo puramente basato sul software, senza bisogno di implementare alcun hardware ulteriore.
I sistemi telefonici cloud portano anche vantaggi inestimabili per le aziende con una forza lavoro distribuita e remota, per esempio se un certo numero di dipendenti lavora da casa. Consentono agli utenti di accedere a tutte le funzioni di telefonia praticamente da qualsiasi luogo tramite un'applicazione per smartphone, tablet o laptop. Ogni utente può essere contattato con il suo numero di interno in qualsiasi momento e su qualsiasi dispositivo. Nuovi utenti ed estensioni possono essere aggiunti rapidamente e facilmente. Tutto questo rende il lavoro mobile più flessibile.
Le organizzazioni che pianificano di passare alla telefonia cloud dovrebbero considerare i seguenti criteri quando selezionano il giusto fornitore di sistemi TC: