Erfahren Sie, warum Videokonferenzen ein leistungsfähiges Werkzeug zur Kommunikation und Kollaboration in Ihrem Unternehmen sind.
Unter einer Videokonferenz versteht man generell ein Online-Meeting, bei dem zwei oder mehr Personen ein audiovisuelles Gespräch über eine Breitband-Internetverbindung führen. Unabhängig davon, wo auf der Welt sie sich befinden oder welche Geräte sie benutzen: Sie können sich gegenseitig in Echtzeit sehen, hören und miteinander sprechen. So kann – eine ausreichende Internetverbindung vorausgesetzt – eine Videokonferenz überall und in jeder Zeitzone durchgeführt werden.
Videokonferenzen werden hauptsächlich eingesetzt für:
Webconferencing (Webkonferenz), das auch als Visual Conferencing bezeichnet wird, unterscheidet sich von Videokonferenzen, da hier kein Videobild übertragen wird.
Videokonferenzen nutzen das Voice over Internet Protocol (VoIP). Bei VoIP werden analoge Sprachsignale in digitale Signale umgewandelt, die über das Internet gesendet werden können, um Videogespräche über das Netzwerk führen zu können. Bei herkömmlichen Telefonsystemen werden die Sprachsignale hingegen analog über Leitungen und eine Reihe von Vermittlungsstellen (Verteilerkästen) übertragen. Durch den bidirektionalen Datentransfer der Digitalsignale ermöglicht die Videokonferenz die weltumspannende Interaktion zwischen zwei oder mehr Personen.
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Mit der geeigneten Videokonferenz-Software lassen sich alle Mitarbeiter im Unternehmen problemlos miteinander verbinden. Wenn Sie jedoch ein virtuelles Meeting veranstalten wollen oder daran teilnehmen möchten, müssen Sie noch weitere grundlegende Anforderungen an Videokonferenzen erfüllen:
Die richtige Ausstattung hängt weitgehend von der Größe Ihres Meeting-Raums ab – den „Aktionsbereich“, den Sie abdecken müssen – und davon, ob Ihre Mitarbeiter vom Homeoffice, im Büro oder einer Kombination aus beidem arbeiten. Für Konferenztelefone sollten Sie Folgendes beachten:
Zu Hause
Im Unternehmen:
Das wichtigste Element einer Videokonferenz-Hardware, um „von Angesicht zu Angesicht” sprechen zu können, ist natürlich die Kamera. Sie gibt es entweder als Plug-and-Play-Lösung oder als Raumsystem. Eingebaute Computer-Webcams, wie sie in Smart-Geräten zu finden sind, bieten die wichtigsten Basis-Funktionen. Die unterschiedlichen Webkonferenzlösungen unterstützen verschiedene Videoauflösungen, weshalb die Anschaffung einer separaten, eigenständigen Webcam vorteilhaft sein kann. Rundum drehbare Webcams eignen sich zum Beispiel gut für Setups, bei denen ein Produkt präsentiert werden soll.
Die Nutzung von Videokonferenzen kann eine Organisation nachhaltig verändern, da virtuelle Meetings ein sehr persönliches Erlebnis bieten. Zu den Vorteilen gehören leicht zugängliche Funktionen wie z. B.:
Das heißt: Der Erfolg einer Videokonferenz hängt oft von der eingesetzten Software in Verbindung mit dem richtigen Equipment ab. Die Auswahl einer geeigneten Videokonferenz-Software ist daher eine wichtige Investitionsentscheidung – die Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend. Dezentrale Teams müssen sich nahtlos und geräteübergreifend mit einer Plattform verbinden können, und die Anwender erwarten Plug-and-Play-Funktionalität, die flexibel und dennoch ausfallsicher ist.
Videokonferenzen ermöglichen Ihnen:
Da persönliche Besprechungen immer seltener werden, wird der Bedarf an verbesserter Geschäftskommunikation per Videokonferenz durch den verstärkten Einsatz kommerzieller Lösungen (wie Zoom und Google Meet) gedeckt. Die Einfachheit kostenloser, handelsüblicher Videokonferenz-Tools ist verlockend, aber die Sicherheit der Benutzerdaten ist problematisch. Cyberkriminelle nutzen Schwachstellen aus und verschaffen sich über Social Engineering Zugang zu sensiblen Unternehmensdaten. Deshalb sind Funktionen wie Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung unverzichtbar.
Ob Sie dezentrale Teams managen oder mit Kunden auf der ganzen Welt in Kontakt treten: Videokonferenzen sind in der digitalen Welt ein unverzichtbarer Bestandteil des Geschäftsalltags – unabhängig von der Größe oder der Branche, in der Sie tätig sind. Zwar sind E-Mails praktisch, doch gerade bei der Remote-Arbeit geht nichts über die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht. In einer digitalen Welt heißt das: Videokonferenzen und die optimale Software dafür sollten möglichst einfach, benutzerfreundlich, flexibel, günstig und zuverlässig sein.
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