I sogni di telefonia cloud diventano realtà per quest’importante ente benefico per bambini

Make-A-Wish Nederland passa al cloud, avendo così più tempo e denaro da investire in esperienze preziose da donare a bambini affetti da malattie gravi.

Esigenza aziendale

La ricollocazione generalizzata degli uffici è stata l’occasione d’oro per sostuituire il vecchio PBX e rivoluzionare il modo in cui Make-A-Wish Nederland (MAW) utilizza le comunicazioni aziendali. Come ente benefico, è stato cruciale scegliere una soluzione che potesse minimizzare i costi d’investimento ed operativi, eliminando le ingenti spese amministrative.

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Risultati aziendali

  • Elimina le necessità di mantenimento dell’infrastruttura, garantendo minori costi operativi
  • Garantisce un’elevata affidabilità e una scalabilità più semplice rispetto alla soluzione precedente
  • Dà la possibilità agli utenti di determinare e gestire autonomamente le proprie impostazioni, alleggerendo il peso che grava sulle risorse limitate di MAW per il settore IT
  • Consente operazioni più flessibili e mobili sul lavoro, così da permettere agli utenti di lavorare e comunicare ovunque  
“NFON ha il vantaggio di farmi risparmiare tempo; sono soddisfatto di NFON da quando ho iniziato ad usarlo per lavorare”

Make-A-Wish Foundation

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La grande avventura nel mondo delle comunicazioni cloud dell’ente benefico per bambini

Tutti i bambini hanno un sogno. Forse un giorno lo realizzeranno, o forse svanirà con il sopraggiungere dell’età adulta.  

Ma quando la vita di un bambino è a rischio a causa di una grave malattia, allora questi sogni diventano incredibilmente importanti. Il loro futuro diventa incerto. Il tempo potrebbe non essere sufficiente.

Per fortuna vi sono persone che lavorano instancabilmente per far sì che questi sogni abbiano la possibilità di essere realizzati.

La Fondazione Make-A-Wish (MAW) è un’organizzazione globale impegnata a rendere reali le speranze e i sogni speciali di bambini affetti da gravi malattie.

La sede olandese, Make-A-Wish Nederland, è stata creata nel 1989 ed ogni anno il suo staff e i suoi volontari si adoperano per realizzare i desideri di 650 bambini utilizzando il denaro proveniente dalle donazioni benefiche.

“I desideri sono molto diversi tra loro e possono essere realizzati ovunque nel mondo” afferma Richard van der Vaart, manager del team finanziario.

“Circa il 70% dei sogni è realizzato nei Paesi Bassi, il resto all’estero. Dipende tutto dal tipo di desiderio. Recentemente abbiamo avuto un bambino che è andato negli Stati Uniti per vedere una partita di basket dell’NBA, e un altro voleva essere un netturbino per un giorno qui in Olanda”.

L’ufficio trasloca, ma senza il vecchio PBX

Dopo aver avuto la sede nello stesso ufficio a Woerden, vicino a Utrecht, per quasi 20 anni, la MAW ha traslocato recentemente in un nuovo quartiere generale in prossimità di Hilversum.

È stato chiesto a Zetacom, partner di MAW per le ICT, di suggerire quali fossero gli aspetti tecnologici che dovessero essere trasferiti nei nuovi uffici e quali, invece, dovessero essere sostituiti.

“Il nostro impianto precedente era un PBX Siemens on-premise che, però, era obsoleto”, ricorda la direttrice della struttura, Alie Snel. Il sistema non era sufficientemente flessibile per essere incorporato alle postazioni di lavoro IP progettate per la nuova sede.

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“Abbiamo bisogno di qualcos’altro”, ha affermato Alie. “Zetacom ci ha poi consigliato di passare ad una soluzione cloud con NFON, spiegandoci tutti i vantaggi che ci potevamo aspettare”.

Tra questi vi erano non solo le comunicazioni auspicate, le funzionalità per le videoconferenze e costi operativi più abbordabili, ma anche un’affidabilità maggiore e una scalabilità più semplice.

Implementazione agevole e risultati celeri

Passare al sistema telefonico cloud NFON è stato un processo semplice e gli utenti hanno sperimentato una minima (se non nulla) interruzione temporanea durante il cambiamento.

Secondo Alie, il trasferimento del numero e l’implementazione degli altri aspetti pianificati sono avvenuti senza problemi e il periodo di inattività quel giorno è durato solo pochi minuti.  

Forse il principale vantaggio del sistema telefonico cloud è il risparmio. Non serve più mantenere l’infrastruttura on-premise, né acquistare gli aggiornamenti. Inoltre, MAW gode di tariffe ridotte e chiamate gratuite tra gli utenti.

Inoltre, un aspetto fondamentale è che il personale di MAW trascorre ora molto meno tempo ad espletare le mansioni legate alla gestione del sistema.

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Un altro fattore che contribuisce ad equilibrare i costi è la maggiore efficienza dei processi, resa possibile dalle ampie funzionalità di NFON in fatto di comunicazioni. MAW Nederland ha potuto così potenziare molte delle sue operazioni ed ha avuto l’opportunità di includere modalità di lavoro moderne e più flessibili.

Tutto ciò libera denaro e risorse preziose, reinvestibili così nella missione di MAW: far diventare i sogni realtà.

“Ora che siamo passati a NFON risparmiamo molto sui costi e, come ente benefico, dobbiamo fare molta attenzione ad ogni singolo centesimo, pertanto questo per noi è positivo”, afferma Alie.

“Un altro vantaggio è l’estrema facilità con cui è possibile scalare il sistema. NFON ha il suo portale utente che è sempre facilissimo da impostare ed utilizzare. È possibile estenderlo e, volendo, si potrebbe cambiare anche il numero degli utenti ogni giorno”.

Il controllo passa agli utenti

Focalizzare al massimo l’attenzione sull’organizzazione volta a realizzare i desideri comporta che MAW abbia un reparto IT ridotto, con un solo professionista full-time.

“Il vantaggio di NFON è quello di farmi risparmiare tempo”, spiega Brian Dorp, manager del reparto IT. Nel concreto, esso permette a Brian di dedicare gran parte della sua attenzione a delineare progetti IT strategici, molto di più rispetto al precedente sistema, ormai obsoleto.

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“Dalla mia esperienza, i vecchi prodotti si sono rivelati sbagliati in passato. Sono soddisfatto di NFON da quando ho iniziato ad usarlo. È anche molto semplice fare tutto da casa; ad esempio, non devo venire in ufficio per installare un telefono fisso”.

Secondo quanto affermato da Brian, il sistema è così semplice da utilizzare che la gran parte della responsabilità è stata delegata agli utenti.

“Il grande vantaggio di NFON è che gli utenti possono gestire da soli i propri telefoni. Qui noi siamo flessibili sul luogo di lavoro; gli utenti possono quindi disconnettere facilmente un dispositivo e accedervi da qualche altra parte per continuare a lavorare. Questo fa risparmiare un sacco di tempo e di denaro”.

“E quando sono fuori dall’ufficio, possono reindirizzare le chiamate sul proprio numero, facendo così squillare contemporaneamente sia il loro cellulare che il telefono fisso per segnalare una chiamata in arrivo. Possono quindi lavorare ovunque desiderano!”

Un primo passo per un cloud ancora più esteso

Passare a NFON ha spinto l’organizzazione ad estendere i grandi vantaggi di un cloud informatico anche ai suoi 400 volontari olandesi. Alie spiega: “Passare alla telefonia cloud ha funzionato così bene per MAW che abbiamo portato su cloud anche il portale dei nostri progetti. Centinaia di volontari e organizzatori di raccolta fondi utilizzano questo portale per consultare vario materiale per monitorare cosa facciamo, reperire informazioni sugli operatori a cui si possono rivolgere e molto altro ancora”.

Tutti i 45 utenti che lavorano presso MAW Nederland, dal reparto di contabilità fino a quello di gestione della struttura e IT, hanno le loro buone ragioni per essere felici del sistema telefonico cloud NFON.

Sembrerebbe che siano stati realizzati i desideri di tutti!