Los sueños de la telefonía en la nube se hacen realidad para la organización benéfica infantil líder

El cambio a la nube permite a Make-A-Wish Nederland invertir más tiempo y dinero en regalar experiencias memorables a los niños enfermos

Necesidad de negocio

Un traslado de oficina ofreció la oportunidad perfecta para reemplazar el antiguo sistema PBX existente y revolucionar la forma de gestionar las comunicaciones de Make-A-Wish Nederland (MAW). Como organización benéfica, era vital elegir una solución que redujera la inversión y los costes de funcionamiento, además de evitar las agotadoras tareas de gestión.

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Resultados de negocio

  • Eliminación de la necesidad de mantenimiento de la infraestructura a la vez que se han reducido los costes de funcionamiento
  • Mayor fiabilidad y una escalabilidad más fácil que con la solución anterior
  • Posibilidad de que los usuarios puedan crear y gestionar sus propias configuraciones, lo que reduce la presión sobre los limitados recursos de TI de MAW
  • Implementación de nuevas prácticas de trabajo más flexibles y móviles que permiten a los usuarios trabajar y comunicarse desde cualquier lugar
“The advantage of NFON is that I have time to spare, since I've been working with NFON, I've enjoyed it.”

Make-A-Wish Foundation

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La gran aventura de las comunicaciones en la nube para una organización benéfica infantil

Todos los niños tienen un deseo. Tal vez algún día lo harán realidad, o tal vez se desvanecerá a medida que se hagan adultos.

Pero cuando las vidas de los niños están amenazadas por una enfermedad, estos deseos se vuelven tremendamente importantes. El futuro es incierto. Puede que quede poco tiempo.

Afortunadamente, hay quienes trabajan incansablemente para darles la oportunidad de cumplir esos deseos.

Make-A-Wish (MAW) es una organización global dedicada a hacer realidad los sueños y esperanzas más especiales de los niños con enfermedades graves.

La rama de los Países Bajos, Make-A-Wish Nederland, se fundó en 1989 y cada año su personal y voluntarios cumplen los deseos de 650 niños con el dinero recaudado mediante donaciones.

"Los deseos son muy diversos y pueden tener lugar en cualquier parte del mundo", explica Richard van der Vaart, Responsable del Equipo de Finanzas.

“Alrededor del 70 % se llevan a cabo en los Países Bajos y el resto en el extranjero. Todo depende del tipo de deseo. Hace poco, llevamos a un niño a los Estados Unidos para ver un partido de baloncesto de la NBA y otro quería ser basurero por un día aquí, en los Países Bajos.”

La oficina se traslada, pero el antiguo PBX se queda atrás

Tras permanecer durante casi 20 años en las mismas oficinas de Woerden, cerca de Utrecht, MAW se trasladó recientemente a una nueva sede en las cercanías de Hilversum.

El socio de TIC de MAW, Zetacom, fue invitado a asesorarles sobre qué equipos tecnológicos deberían trasladar a las nuevas instalaciones y cuáles deberían reemplazar.

"Nuestro sistema de centralita anterior era un PBX local de Siemens, pero se quedó anticuado", recuerda el Gerente de Instalaciones, Alie Snel. El sistema tampoco era lo suficientemente flexible para poder integrarse con las estaciones de trabajo IP previstas para la nueva oficina.

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"Necesitábamos algo más", confirma Alie. "Zetacom nos recomendó cambiar a una solución en la nube con NFON y nos explicó todas las ventajas que podríamos obtener".

Las ventajas incluían no solo las funciones de comunicación y conferencias telefónicas deseadas, además de unos costes operativos más asequibles, sino también una mayor fiabilidad y una escalabilidad más sencilla.

Implementación sencilla y resultados rápidos

La migración al sistema de telefonía en la nube de NFON fue un proceso sencillo. Los usuarios sufrieron pocas interrupciones, o ninguna, durante el cambio.

Según Alie, el traslado de números y otros aspectos de la planificación se llevaron a cabo sin problemas y no se produjeron más que unos pocos minutos de inactividad.

Quizás el mayor beneficio del sistema de telefonía en la nube es el ahorro de costes. Ya no es necesario mantener la infraestructura en las instalaciones o comprar actualizaciones, y MAW también disfruta de tarifas telefónicas más bajas y llamadas gratuitas entre los usuarios.

Además, ahora el personal de MAW dedica mucho menos tiempo a las tareas de gestión del sistema.

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Otro aspecto que reduce los costes es la eficiencia de los procesos, que es posible gracias a las amplias funcionalidades de comunicaciones de NFON. Esto ha permitido a MAW Nederland mejorar notablemente muchas de sus actividades y adoptar formas de trabajo modernas y más flexibles.

Todo esto libera dinero y recursos valiosos que se pueden reinvertir en la misión de MAW: hacer realidad los deseos.

"El cambio a NFON nos ha permitido ahorrar mucho dinero. Como organización benéfica, debemos prestar mucha atención a cada céntimo, así que ha sido positivo para nosotros", afirma Alie.

“Otra ventaja es que es muy fácil de ampliar. NFON tiene un portal de usuarios cuya configuración y uso resulta muy sencillo. Puedes ampliar la solución fácilmente y, si quieres, cambiar la cantidad de usuarios cada día".

Los usuarios toman el control

Como toda la atención se centra en organizar el cumplimiento de los deseos solicitados, MAW cuenta con un departamento de TI mínimo, con solo un profesional a tiempo completo.

"La ventaja de NFON es el ahorro de tiempo", señala Brian van Dorp, Responsable de TI. En la práctica, esto le permite a Brian dedicar la máxima atención a los proyectos estratégicos de TI, al requerir mucha menos dedicación que el sistema anterior.

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“Mis experiencias previas con los productos obsoletos resultaron muy malas. Desde que trabajo con NFON, lo estoy disfrutando. También es muy fácil gestionarlo todo desde casa; por ejemplo, no tengo que ir a la oficina para implementar un teléfono de escritorio".

Según Brian, usar el sistema es tan fácil que gran parte de las responsabilidades han pasado a manos de los usuarios.

“La gran ventaja de NFON es que los usuarios pueden gestionar sus teléfonos por sí mismos. Contamos con espacios de trabajo flexibles, de modo que los usuarios pueden desconectar fácilmente un terminal y conectarlo en otro lugar para seguir trabajando. Eso ahorra mucho tiempo y dinero".

“Y cuando están fuera de la oficina, tienen la posibilidad redireccionar sus números y hacer que su teléfono móvil y su teléfono fijo suenen simultáneamente cuando reciben una llamada. ¡De este modo, pueden trabajar donde les plazca!

Un primer paso hacia una migración a la nube más amplia

La transición a NFON también ha alentado a la organización a extender los amplios beneficios de las TI en la nube a sus 400 voluntarios holandeses, según explica Alie: "El cambio a la telefonía en la nube ha funcionado tan bien en MAW que ahora hemos migrado a la nube nuestro portal de proyectos. Centenares de voluntarios y recaudadores de fondos utilizan este portal para acceder a materiales de seguimiento de las acciones, obtener información sobre los proveedores a los que pueden acudir, y mucho más".

Desde el departamento financiero hasta el de la gestión de instalaciones o el de TI, los 45 empleados de MAW Nederland tienen sus propios motivos para estar satisfechos con el sistema de telefonía en la nube de NFON.

¡Al parecer, todos han visto cumplidos sus deseos!

Make a Wish Foundation