Una extensión de teclado permite agregar funciones o teclas adicionales a un teléfono. Estas permiten marcar de forma más cómoda o activar determinadas funciones con sólo pulsar una tecla. Las extensiones de teclado están disponibles en muchas variantes y de diferentes fabricantes. Para conectarlas a un teléfono, estas deben ser compatibles con el dispositivo o centralita utilizados. La conexión con el teléfono se realiza a través de cable o enchufándola directamente en una interfaz ya existente en el mismo. Dependiendo del tipo, el suministro de energía de la extensión se puede realizar mediante la red externa o a través del teléfono. El equipamiento de serie de las extensiones de teclado suele incluir indicadores LED que transmiten la información de estado. Además, algunos dispositivos tienen sus propias pantallas y son capaces de mostrar información detallada sobre las llamadas telefónicas o las funciones.
La configuración de la extensión de teclado depende de su tipo y es posible a través de diferentes métodos. Generalente, la extensión de teclado de un teléfono de Voz sobre IP se puede programar cómodamente a través de una interfaz web y una interfaz gráfica.
A los botones de la extensión se les pueden asignar los números de teléfono de los interlocutores más frecuentes y etiquetarlos individualmente. Esto hace que sea posible para el usuario iniciar un gran número de llamadas directamente con solo una tecla. A menudo, las extensiones de teclado cuentan con más de 40 botones programables. Algunas permiten la conexión en cadena de varias extensiones y, por lo tanto, pueden llegar a disponer de 100 o más teclas de función programables.
Para los usuarios del teléfono cuya tarea es aceptar las llamadas y transferirlas o comunicarlas a otros abonados, una extensión de teclado diseñada especialmente para este respecto les será muy útil. En las pantallas LED se puede ver información sobre el estado de una llamada o una línea. Esto permite identificar de un vistazo, por ejemplo, las llamadas entrantes, las llamadas en espera o las llamadas retenidas. Determinadas extensiones de teclado permiten registrar, en interacción con la centralita, cuantas llamadas se están llevando a cabo, qué usuarios están libres y cuánto tiempo llevan las llamadas en espera en la cola.