En una centralita de trabajo un empleado de una empresa o un operador de una red telefónica puede manejar las llamadas entrantes y solicitudes de conexión de los participantes. Se pueden aceptar conexiones, consultar información, mantener una llamada en una posición de espera, ponerla en contacto con el interlocutor deseado o rechazar la conexión.
Con el progreso técnico y el desarrollo desde las redes de conmutación analógicas manuales hasta las redes telefónicas digitales con un funcionamiento totalmente automático, también ha cambiado drásticamente el significado y la función de las centralitas de trabajo. Al comienzo de la era de la telefonía, básicamente todas las conexiones telefónicas tenían que establecerse y gestionarse de forma manual. Esta tarea la llevaba a cabo la telefonista, con quien había que ponerse en contacto para ser transferido a la conversación de teléfono real. Esta mediación se llevaba a cabo en centralitas de trabajo especialmente equipadas a través de la conexión de las diferentes líneas. La gestión manual de las redes públicas dejó de existir ya hace muchos años. Los sistemas de conmutación analógica, y posteriormente los digitales, se encargaban de esta tarea. En Alemania, la oficina federal de correos abolió la conmutación manual en 1966.
Hoy en día las centralitas de trabajo se pueden encontrar a menudo en las centrales telefónicas de las empresas y se ocupan de la gestión de las solicitudes de conexión entrantes. Los empleados de la centralita de trabajo tienen una visión general de todas las conexiones y dispositivos utilizados, y pueden reenviar las llamadas a los interlocutores pertinentes que estén libres.
La introducción de la tecnología de Voz sobre IP y la fusión de las redes datos y de voz ha incrementado en gran medida la funcionalidad de las centralitas de trabajo. Las estaciones de trabajo de modernas son flexibles y claras. Proporcionan información sobre las extensiones libres, las posiciones de espera o las conexiones entrantes en una sola pantalla. Por otra parte, se pueden complementar los datos con información del sistema telefónico y de otros sistemas informáticos.
Es posible aceptar, transferir o poner llamadas en espera directamente a través del ordenador simplemente con un clic del ratón o con el teclado. Con la ayuda de un sistema telefónico en la nube, la centralita de trabajo se convierte en móvil y es accesible desde cualquier ordenador conectado a Internet.