1. Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist die:

NFON AG
Zielstattstraße 36
81379 München
(nachfolgend auch „NFON“, „wir“, „uns“)

Für Fragen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Verbindung mit der Cloudya App können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte Claudia Standke unter der obigen postalischen Adresse (z.Hd. des Datenschutzbeauftragten) sowie per E-Mail an folgende Adresse wenden:
datenschutz@nfon.com

2. Einzelne Verarbeitungstätigkeiten

Nachfolgend erläutern wir Ihnen im Einzelnen, wann die App Daten über Sie erfasst, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage.

2.1 Download der App

Zum Zwecke der Bereitstellung der App bzw. des Downloads auf Ihr mobiles Endgerät werden die erforderlichen Informationen an den jeweiligen App Store übertragen, insbesondere:

• E-Mail-Adresse
• Zeitpunkt des Downloads
• individuelle Gerätekennziffer
• IP-Adresse

Auf diese Datenerhebung haben wir keinen Einfluss. Verantwortlicher dafür ist der jeweilige App Store-Betreiber.

2.2 Login-Bereich

Wenn Sie sich über den Login-Bereich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort in der App anmelden, verarbeiten wir die Daten, um Sie als Anwender zu identifizieren und zu authentifizieren. Daneben speichern wir das Datum sowie den Zeitpunkt der Anmeldung. Die Datenverarbeitung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung.

2.3 Benutzung der App

Im Rahmen der Benutzung der App sind im Einzelnen folgende Prozesse betroffen:

• Telefonie
• Videotelefonie
• persönliche Einstellungen zur Rufumleitung
• Rufhistorie, automatische Löschung nach 40 Tagen
• Voice-Mails, automatische Löschung nach 30 Tagen
• Voice-Mail Transkription
• Funktionstasten
• Anwenderstatus
• PBX Telefonbuch
• Geräteeinstellungen
• In-App-Rating (Android), Bewertung der App, Teilnahme ist optional
• Sprache, die Spracheinstellungen werden direkt in der App gespeichert
• Synchronisiertes Telefonbuch vom mobilen Gerät (optional), die App greift lediglich auf das interne auf dem Endgerät gespeicherte Telefonbuch zu. Wir speichern diese Daten zu keiner Zeit in unseren Systemen.

Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

• Name, Vorname
• Nummer der Nebenstelle
• Inbound Durchwahl
• E-Mail-Adresse
• Rufnummer
• Gesprächsdauer
• Telefon-ID
• IP-Adresse
• Anwesenheitsstatus – Line status (im Gespräch oder nicht)
• Anwesenheitsstatus – User status (erreichbar, beschäftigt, offline), optional einstellbar
• Mobilfunknummer (optional): Sie können Ihre Mobilfunknummer in der App registrieren, um ein- oder ausgehende Anrufe über das mobile Telefonnetzwerk zu tätigen, wenn keine Internetverbindung aufgebaut wird oder werden kann. Zu diesem Zweck wird die von Ihnen eingegebene Mobilfunknummer über eine gesicherte Verbindung (SSL- start.cloudya.com) an unseren Server übertragen und dort nur für den oben genannten Zweck gespeichert.
• iOS: Zum Zwecke der Registrierung wird Ihnen ein Bestätigungscode via SMS an Ihre Mobilfunknummer gesendet, über den wir Ihre Rufnummer einmalig authentifizieren. Sie können diese Funktion jederzeit wieder deaktivieren, indem Sie in den Einstellungen  „GSM-Einstellungen“ Ihre registrierte Mobilfunknummer löschen. Ihre auf unserem Server gespeicherte Mobilfunknummer wird dabei vollständig von unserem Server entfernt.
• FaceID oder Touch ID (optional) (iOS): Wenn Login mit Face- oder Touch ID aktiviert wird, werden die Gesichtsdaten oder der Fingerabdruck auf Ihrem mobilen Endgerät gespeichert und zu keiner Zeit an unsere Server übermittelt.
• In-App-Rating (Android): Betriebssystem, Produktname, eindeutige ID (nicht auf den User zurückzuführen), Anzahl vergebener Sterne, Punktebewertung, App-Version, Stabilität der Anwendung, Anrufqualität, Funktionsumfang.
• Voice-Mail Transkription: Zur Realisierung unseres KI-Features „Voice Mail Transcription“ arbeiten wir mit einem unserem Unterauftragsverarbeiter, der botario GmbH (Konsul-Smidt-Straße 8P, 28217 Bremen), zusammen. Mittels des Dienstes der botario GmbH wird auf Grundlage einer Voice-Mail die Transkription der aufgesprochenen Nachricht realisiert. Dafür wird ein Speech to Text-Model eingesetzt, welches anhand von Audio-Input Text generiert. Das KI-Model wird über botario bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland gehostet. Die zu verarbeitenden Datenarten umfassen alle Inhaltsdaten der Voicemail. Zu den Betroffenenkategorien zählen alle Kunden der NFON AG (oder einer Gesellschaft des NFON Konzerns) sowie alle Kunden unserer Partner, die das KI-Feature nutzen und die Gesprächspartner aller Kunden. Rechtsgrundlage ist die jeweils erteilte Einwilligung der Kunden. Die Einwilligung wird durch Aktivierung des KI-Features gegeben. Ist das KI-Feature deaktiviert, erfolgt keine Datenverarbeitung durch den Unterauftragsverarbeiter botario GmbH. 

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage des Vertragsverhältnisses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Verarbeitung der Daten, die sie optional verarbeiten lassen können, erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

2.4 Berechtigungen

Damit Sie die App vollumfänglich auf Ihrem Gerät nutzen können, muss die App auf verschiedene Funktionen und Daten ihres Endgerätes zugreifen können. Dazu müssen Sie bestimmte Berechtigungen, also Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erteilen.

Die Berechtigungen können Sie in den Einstellungen Ihres Endgerätes oder in den Einstellungen der App → „App Berechtigungen“ widerrufen. Bitte beachten Sie, dass Sie, sofern Sie Berechtigungen widerrufen, diverse Funktionen der App nicht mehr nutzen können.

Nachfolgend beschreiben wir den Umfang der einzelnen Berechtigungen.

Kontakte:
Die App benötigt Zugriff auf die Kontakte und das Adressbuch, für die Verwendung Ihrer Adressbuchkontakte.

Mikrofon:
Die App benötigt Zugriff auf das Mikrofon zum Führen von Telefonaten und/ oder Videotelefonie über eine Internetverbindung oder das mobile Telefonnetz. Diese Berechtigung ist für den Betrieb der App zwingend notwendig. Wenn diese Berechtigung nicht gegeben wird, wird die App nicht ausgeführt.

Kamera:
Die App benötigt Zugriff auf die Kamera zum Führen und Steuern von Videotelefonie.

Mobile Daten/WLAN:
Die App benötigt Zugriff auf die mobilen Daten oder WLAN für das Führen und Verwalten von Cloud PBX Anrufen, Verwaltung der App-Einstellungen, Zugriff auf Unternehmensadressbuch, Verwaltung des Anwesenheitsstatus, Rufhistorie.

Sprachassistenz (iOS):
Sie können mithilfe des Sprachassistenten (z.B. Siri) auch Anrufe starten. Beachten Sie bitte hierbei, dass Ihre Daten bei Verwendung eines solchen Assistenten bei dem jeweiligen Anbieter des Dienstes verarbeitet werden und aufgrund dessen Bestimmungen. Auf die Funktionalität haben wir keinen Einfluss und übernehmen keinerlei Gewähr und Haftung für die rechtskonforme Verarbeitung der Daten beim Anbieter. 

Benachrichtigungen/Mitteilungen:
Sie können die Funktion „Benachrichtigungen/ Mitteilungen“ aktivieren, um von der App sogenannte Push Notifications auf Ihrem Endgerät zu empfangen. Dabei handelt es sich um Benachrichtigungen, die auf Ihrem Endgerät priorisiert dargestellt werden, z.B. über nicht angenommene Anrufe. Die Verarbeitung erfolgt dann aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können jederzeit in den App-Einstellungen → „Benachrichtigungen/ Mitteilungen“ Ihre Einwilligung widerrufen.

2.5 Cookies und andere Technologien

Friendly Captcha

Im Login-Bereich verwenden wir das Tool „FriendlyCaptcha“ der Friendly Captcha GmbH, Am Anger 3-5,82237 Woerthsee, Deutschland zum Schutz vor Missbrauch. Dieses Tool dient der Unterscheidung, ob die Eingabe der Logdaten durch eine natürliche Person oder missbräuchlich durch eine maschinelle und automatisierte Verarbeitung erfolgt. FriendlyCaptcha ist ein Proof-of-Work-basiertes CAPTCHA, was ohne das Setzen von Cookies auskommt und die IP-Adressen der Anwender anonymisiert. Weitere Informationen zu FriendlyCaptcha können Sie hier finden.

Der Einsatz von FriendlyCaptcha erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, den Zugang zur App vor missbräuchlichem Verhalten zu schützen.

3. Ort der Speicherung

Die Daten, die in der App verarbeitet werden, werden ausschließlich auf unseren Servern in Deutschland verarbeitet, sofern kein anderer Speicherort, wie z.B. Endgerät oder App, angegeben ist.

4. Speicherdauer

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind unter Beachtung der steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Eine weitere Aufbewahrung Ihrer Daten erfolgt nur, wenn Sie in die weitere Nutzung Ihrer Daten eingewilligt haben oder wir uns eine darüberhinausgehende Datenverwendung vorbehalten, die gesetzlich erlaubt ist und über die in dieser Datenschutzerklärung informiert wird.

5. Rechte

Ihre Rechte als betroffene Person können Sie jederzeit gegenüber der NFON AG geltend machen. Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Widerspruchsrecht
Soweit wir Ihre Daten auf Basis einer Interessenabwägung verarbeiten, können Sie der Verarbeitung widersprechen. Legen Sie Widerspruch ein, werden Ihre Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, das wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerrufsrecht
Sie können eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ganz oder teilweise gegenüber der NFON AG postalisch z.Hd. des Datenschutzbeauftragten oder per E-Mail an die oben genannten Kontaktdaten widerrufen. Im Falle eines Widerrufs werden die Daten unverzüglich gelöscht, anonymisiert oder gesperrt. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

6. Anpassung des Datenschutzhinweises

Gelegentlich aktualisieren wir diesen Datenschutzhinweis. Hierzu zählen Anpassungen basierend auf der Weiterentwicklung unserer App (z.B. aufgrund Implementierung neuer Funktionen) sowie Anpassungen aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Vorgaben. Entsprechende Aktualisierungen des Datenschutzhinweises werden von uns auf dieser Seite veröffentlicht.