Im Deutschen wird diese Technik auch oft als "virtuelle Telefonanlage" übersetzt. Sogar in vielen IT-Abteilungen sind Begriffe wie "IP-Centrex" immer noch Fremdwörter. Ein Synonym auf dem Markt ist auch "Hosted PBX" ("Private Branch Exchange") oder "IP-Centrex".
Im Gegensatz zur klassischen Telefonanlage, die am Unternehmensstandort selbst betrieben wird, steht die neue Dimension der Telefonanlage zentral als Webapplikation zur Verfügung. Die hochinnovative Telefonanlage ist dabei selbst am herkömmlichen Telefonnetz angeschlossen, lediglich besteht die Verbindung zwischen Telefonen und Telefonanlage nicht mehr aus einem Telefonkabel, sondern einer Internetverbindung. So kann man weltweit von jedem beliebigen Standort und unterschiedlichsten Endgeräten (vom klassischen schnurgebundenen Telefon über DECT-Telefone und Laptops bzw. Desktops mit Softphones und Headsets bis hin zum Mobiltelefon) auf die zentrale Telefonanlage zugreifen. Optional kann der Kunde mit Nconnect von NFON auch eine hochleistungsfähige symmetrische Internetanbindung (SDSL bzw. SHDSL) zu einem einmalig günstigen Preis dazu erwerben.
Die Telefonanlagen von NFON basieren ausschließlich auf dieser neuartigen, hochinnovativen Technologie und die Anlage selbst wird auf den leistungsstarken Servern in mehreren geografisch getrennten hochredundanten Rechenzentren gehostet.
Mit der NFON Technologie erhalten auch kleine und mittelständische Unternehmen Zugang zu den Funktionen einer professionellen Telefonanlage. Sie profitieren von einem Funktionsumfang, der bisher nur bei teuren Enterprise-Lösungen zu finden war, und erhalten durch "Erweiterungsmöglichkeit auf Knopfdruck" nicht gekannte Skalierbarkeit und sparen dabei bares Geld.
Zum großen Leistungsumfang gehören Funktionen wie Voicemail, Warteschlangen, Sprachdialoge und Telefonkonferenzen. Die Systemtelefone kommunizieren über das lokale Firmennetz und die Breitband-Datenleitung (ADSL oder SDSL) mit der Telefonanlage. Die Telefongespräche werden durch die IP-Telefone in ISDN-Qualität digitalisiert und über das Firmennetzwerk und die Breitband-Datenleitung in das Rechenzentrum übertragen. Dort erfolgt die Übergabe in das öffentliche Telefonnetz.
Hier ist noch zu unterscheiden zwischen Lösungen, die dediziert nur für einen einzigen Kunden ausgelagert betrieben werden, und geteilten Plattformen (also einer echten Cloud-Anwendung). Im ersten Fall betreibt ein Anbieter eine ausgelagerte Telefonanlage genau für einen Kunden. Hier sind naturgemäß die Möglichkeiten zur Kosteneinsparung begrenzt.
Bei NFON wird allen Kunden eine einzige Telefonanlage zur Verfügung gestellt, so dass auch kleine Unternehmen dasselbe vollständige Funktionsspektrum einer High-End-Telefonanlage nutzen können wie die großen Konzerne, die bereits auf NFON umgestiegen sind. Natürlich sind die einzelnen Nutzer strengstens voneinander getrennt.