Bei Fax2Mail, oft auch in der Schreibweise Fax-to-Mail verwendet, handelt es sich um eine Technik, die es ermöglicht, Faxe in Form einer E-Mail zu empfangen. Das eigentliche Fax befindet sich in der Regel im Anhang der E-Mail. Da das Faxen noch immer äußerst beliebt ist und häufig für die rechtssichere Übertragung von Dokumenten verwendet wird, hat die Fax2Mail-Funktion auch in Zeiten digitaler Kommunikation hohe Bedeutung. Sie verbindet moderne Kommunikationstechniken wie die E-Mail mit dem noch aus der analogen Welt stammenden Fax. Fax2Mail kann direkt auf einem Internetzugangsrouter, in einer Telefonanlage oder als moderner Cloudservice im Netz realisiert sein.
Da die Sprachkommunikation mittlerweile hauptsächlich in Form von Voice over IP abgewickelt wird, fungieren moderne Internetzugangsrouter gleichzeitig als leistungsfähige Telefonanlagen. Viele der Geräte bieten eine integrierte Fax2Mail-Funktionalität. Per Konfiguration lässt sich eine Telefonnummer bestimmen, die in der Lage ist, Faxe zu empfangen. Geht eine Faxnachricht auf dieser Nummer ein, sendet der Router diese in Form einer Grafikdatei oder eines PDF-Dokuments im Anhang einer E-Mail an einen zuvor definierten E-Mail-Empfänger. Ein eigenes Faxgerät zum Empfang von Faxnachrichten wird nicht mehr benötigt.
Wird die Fax-to-Mail-Funktion als Cloudservice eingerichtet, benötigt der Empfänger keinen Fax2Mail-fähigen Router. Der Fax2Mail-Dienst stellt eine Rufnummer für den Empfang von Faxen zur Verfügung und konvertiert die auf dieser Nummer eingehenden Faxnachrichten in grafische Dateien. Diese versendet er an zuvor festgelegte Adressaten. Der Empfänger benötigt lediglich einen Internetzugang und ein Gerät zum Empfangen und zum Anzeigen der E-Mails. Moderne Cloud-Telefonanlagen bieten den Fax2Mail-Dienst standardmäßig als einen von vielen Unified Messaging Diensten.
Dank dieses Services können Unternehmen ausländische Faxnummern anbieten, ohne dort selbst einen Telefonanschluss oder eine Niederlassung zu besitzen. Sehr interessant ist die Fax2Mail-Funktion für mobile Mitarbeiter, die viel unterwegs sind und auf das Empfangen von Faxnachrichten angewiesen sind.
Einige Lösungen bieten auch die umgekehrte Funktion an. Diese Funktion nennt sich Mail2Fax und ist in der Lage, eine eingehende Mail in ein Fax zu verwandeln und auf eine bestimmte Faxnummer zu senden.