Für eine übersichtliche Darstellung kann die Anrufhistorie in verschiedene Kategorien aufgeteilt sein. Auch das Führen von Einzelhistorien pro Kategorie ist üblich. Mögliche Kategorien für die Anrufhistorie sind eingehende Gespräche (auch Anruferliste) und ausgehende Gespräche (auch Gesprächsliste). Die Liste der eingehenden Gespräche lässt sich in angenommene und verpasste Anrufe aufteilen. Damit sich leicht erkennen lässt, welcher Anruf welcher Kategorie zugeordnet wird, verwenden grafische Anzeigen oft Kategorie-Symbole neben den Rufnummern.
Neben der Kategorie jedes einzelnen Anrufs sind weitere Informationen pro Eintrag in der Anrufliste speicherbar. Diese Informationen sind die Rufnummer des Anrufers, die angewählte Rufnummer, die Startzeit und Endzeit des Anrufs sowie die Dauer des Gesprächs. In modernen, vernetzten Telefonanlagen ist es zudem möglich, weitere Daten zu jedem Listeneintrag aus einer Kundendatenbank einzublenden. Bei DECT-Telefoninstallationen kann bei Bedarf die Mobilteilnummer in die Anrufhistorie aufgenommen werden.
Werden Anruflisten in Telefonanlagen oder in Routern bereitgestellt, können diese oft direkt mit einem Computer aufgerufen und bearbeitet werden. Ist eine Telefonfunktion im Rechner integriert, lassen sich Telefonate per Mausklick auf einen Eintrag starten.