Podobne ako pri bežných telefónnych systémoch, aj systém hostiteľského PBX umožňuje prístup k interným aj externým telefónnym funkciám. Už to však nie je fyzický systém, ktorý je nainštalovaný na pracovisku používateľa. Namiesto toho je dostupný prostredníctvom siete; t. j. v cloude. Aj keď v prevádzkových priestoroch zákazníka nie je nainštalovaný žiadny hardvér telefónneho systému, môže zákazník ďalej využívať všetky charakteristické funkcie, t. j. ako virtuálny telefónny systém. Systémy hostiteľského PBX fungujú vo vysoko dostupných výpočtových strediskách svojich poskytovateľov. Ak chce zákazník využívať výhody služieb systému hostiteľského PBX, musí mať iba dátové pripojenie s požadovaným výkonom.
Hlavnou výhodou je, že používateľ už viac nepotrebuje žiadne hardvérové vybavenie. Týmto spôsobom sa dajú ušetriť náklady spojené s inštaláciou, prevádzkou a údržbou.
Pretože služby virtuálneho telefónneho systému sa poskytujú prostredníctvom dátovej siete, spoločnosť ušetrí aj predchádzajúce nevyhnutné náklady spojené so samostatným pripojením k telefónnej sieti.
Najväčšou výhodou virtuálnych telefónnych systémov je ich rozšíriteľnosť a flexibilita. Nevyžadujú sa žiadne vysoké prvotné investície. Ak sa spoločnosť rozrastá, telefónny systém sa jej jednoducho prispôsobuje, pretože všetky telefónne prípojky spoločnosti sú založené čisto na softvérovej báze.
A v neposlednom rade služby hostiteľského PBX umožňujú aj nové aplikačné scenáre a služby. Prostredníctvom zlúčenia dátových a telefónnych služieb a konzistentného používania služieb Voice-over-IP (VoIP) je možné jednoducho využívať hlasové služby v počítačoch a informačné a internetové služby s tým spojené. Navyše, mobilné použitie a výmena údajov – napr. počas telefónnych konferencií – už viac nepredstavujú problém.