Cloud-telefonie dromen komen uit voor toonaangevende liefdadigheidsinstelling voor kinderen

Make-A-Wish Nederland gaat over op de cloud zodat ze meer tijd en geld kunnen investeren in het bieden van waardevolle ervaringen aan kinderen met een levensbedreigende ziekte

Zakelijke behoefte

Een grote verhuizing van het kantoor bood een gouden kans om de verouderde PBX te vervangen en een revolutie teweeg te brengen in de manier waarop Make-A-Wish Nederland (MAW) zakelijke communicatie gebruikt. Als liefdadigheidsinstelling was het van vitaal belang om voor een oplossing te kiezen die kapitaal- en bedrijfskosten zou kunnen minimaliseren en tegelijkertijd administratieve overheadkosten zou kunnen wegnemen.

Netherlands_Make-A-Wish_Nederland_Sub_1
Netherlands_Make-A-Wish_Nederland_Sub_3

Bedrijfsresultaten

  • Neemt de noodzaak om infrastructuur te onderhouden weg en biedt tegelijkertijd lagere bedrijfskosten
  • Levert hogere betrouwbaarheid en een eenvoudigere schaalbaarheid dan de vorige oplossing
  • Biedt gebruikers de mogelijkheid om zelf hun instellingen te beheren, waardoor de belasting op de beperkte IT-middelen van MAW worden beperkt
  • Maakt nieuwe, flexibelere en mobielere werkmethoden mogelijk, zodat gebruikers overal kunnen werken en communiceren  

L’avantage apporté par NFON, c’est que désormais j’ai du temps. J’aime travailler avec NFON.

Het grote cloud-communicatie avontuur van de liefdadigheidsinstelling voor kinderen

Elk kind heeft een wens. Misschien zullen ze het ooit bereiken, of misschien zal de wens vervagen als ze volwassen worden.  

Maar wanneer het leven van kinderen wordt bedreigd door een ziekte, worden deze wensen ongelooflijk belangrijk. Hun toekomst wordt onzeker. Misschien is er niet genoeg tijd.

Gelukkig zijn er mensen die onvermoeibaar eraan werken om deze wensen een kans te geven om vervuld te worden.

De Make-A-Wish (MAW) stichting is een wereldwijde organisatie die zich inzet voor het realiseren van de speciale wensen en dromen van kinderen met levensbedreigende ziekten.

Het Nederlandse hoofdstuk, Make-A-Wish Nederland, werd opgericht in 1989 en elk jaar zorgen het personeel en de vrijwilligers ervoor dat de wensen van 650 kinderen in vervulling kunnen gaan met geld dat is opgehaald door middel van liefdadige schenkingen.

„De wensen zijn heel divers en kunnen overal ter wereld in vervulling gaan”, vertelt Richard van der Vaart, manager Finance-team.

„Ongeveer 70 procent van de wensen gaat in vervulling in Nederland, de rest gaat naar het buitenland. Het hangt allemaal af van wat de wens is. Onlangs hebben we een kind naar de VS gebracht om een NBA-basketbalwedstrijd te zien, en een ander kind wilde voor een dag hier in Nederland vuilnisman zijn.”

Het kantoor verhuist maar de verouderde PBX blijft achter

MAW was bijna 20 jaar lang gevestigd in hetzelfde kantoor in Woerden bij Utrecht en verhuisde onlangs naar een nieuw hoofdkantoor in het nabijgelegen Hilversum.

De ICT-partner van MAW, Zetacom, werd gevraagd om te adviseren over welke technologische aspecten naar het nieuwe gebouw zouden moeten verhuizen en welke zouden moeten worden vervangen.

„Ons vorige telefooncentrale-systeem was een lokale Siemens PBX, maar het was verouderd”, herinnert Alie Snel zich, Facilities Manager. Het systeem was ook niet flexibel genoeg om de IP-werkstations die gepland waren voor de nieuwe locatie te integreren.

Netherlands_Make-A-Wish_Nederland_Sub_4

„We hadden iets anders nodig”, vertelde Alie. „Zetacom adviseerde ons toen om over te schakelen naar een cloud-oplossing met NFON en legde alle voordelen uit die we konden verwachten.”

Deze omvatten niet alleen de gewenste communicatie- en conferencing-functionaliteit en meer betaalbare bedrijfskosten, maar ook een hogere betrouwbaarheid en eenvoudigere schaalbaarheid.

Soepele implementatie en snelle resultaten

De migratie naar het NFON cloud-telefoniesysteem was een eenvoudig proces, waarbij de gebruikers tijdens de omschakeling weinig of geen tijdelijke onderbrekingen hebben ondervonden.

Volgens Alie verliep het omzetten van de nummers en andere planningsmaatregelen soepel en was er slechts enkele minuten downtime op die dag.  

Misschien is het grootste voordeel van het cloud-telefoniesysteem wel de kostenbesparing. Voorbij is de noodzaak om infrastructuur ter plekke te onderhouden of upgrades te kopen en MAW profiteert ook van lage beltarieven en gratis gesprekken tussen gebruikers onderling.

Cruciaal is dat MAW-personeel nu veel minder tijd besteedt aan de beheertaken van het systeem.

Netherlands_Make-A-Wish_Nederland_Sub_5

Een andere factor die bijdraagt aan de kostenbesparing is een verbeterde proces-efficiëntie, mogelijk gemaakt door de uitgebreide communicatie-functionaliteiten van NFON. MAW Nederland is zo in staat gesteld om veel van haar activiteiten aanzienlijk te verbeteren en om zodoende een moderne, flexibelere manieren van werken te omarmen.

Dit alles levert waardevol geld en middelen op die kunnen worden geïnvesteerd in de missie van MAW: wensen laten uitkomen.

„We besparen veel kosten nu we zijn overgestapt naar NFON en als liefdadigheidsinstelling moeten we op iedere cent letten, dus dit is goed voor ons,” aldus Alie.

„Een ander voordeel is dat het heel eenvoudig is aan te passen. NFON heeft een gebruikersportaal dat zeer eenvoudig kan worden ingericht en gemakkelijk is in gebruik. Je kunt het eenvoudig opschalen en als je wilt, kun je het aantal gebruikers elke dag veranderen.”

De gebruikers de controle geven

Maximale aandacht geven aan het organiseren van wensen betekent dat MAW een gestroomlijnde IT-afdeling met slechts één full-time professional heeft.

„Het voordeel van NFON is dat ik tijd over heb,” legt Brian van Dorp, IT-manager, uit. In de praktijk stelt dit Brian in staat om maximale aandacht te besteden aan strategische IT-projecten - veel meer dan met het vorige verouderde systeem.

Netherlands_Make-A-Wish_Nederland_Sub_6

„Mijn ervaring met verouderde producten in het verleden bleek erg slecht. Sinds ik met NFON werk, geniet ik ervan. Het is ook heel gemakkelijk om alles vanuit huis te doen; ik hoef bijvoorbeeld niet naar kantoor te komen om gebruik te maken van een bureautelefoon.”

Volgens Brian is het systeem zo eenvoudig dat een groot deel van de verantwoordelijkheid is overgedragen aan de gebruikers.

„Het grote voordeel van NFON is dat gebruikers hun telefoons zelf kunnen beheren. We hebben hier flexibele werkruimtes zodat gebruikers eenvoudig een apparaat kunnen loskoppelen en ergens anders kunnen inloggen om verder te werken. Dit scheelt veel tijd en geld.”

„En wanneer ze niet op kantoor zijn, kunnen ze hun nummers omleiden waardoor zowel hun mobiele telefoon als hun vaste telefoon tegelijk kunnen overgaan om hen attent te maken op een inkomend telefoongesprek. Ze kunnen dus werken waar ze willen!”

Een eerste stap naar bredere cloud-migratie

Alie legt uit dat de overstap naar NFON de organisatie ook heeft aangemoedigd om de omvangrijke voordelen van cloud IT uit te breiden naar de 400 Nederlandse vrijwilligers: „De overstap naar cloud-telefonie functioneerde zo goed voor MAW dat we ook ons project-portaal naar de cloud hebben gemigreerd. Honderden vrijwilligers en fondsenwervers gebruiken dit portaal voor materialen om acties te volgen, voor informatie over leveranciers waar ze terecht kunnen en nog veel meer.”

Van de financiële afdeling tot facilitair management en IT, alle 45 gebruikers van MAW Nederland hebben hun eigen redenen om tevreden te zijn met hun NFON cloud-telefoniesysteem.

Het lijkt dat de wens van iedereen is uitgekomen!