Bei vielen Telefongesprächen ist es wichtig, dass mehrere Mitarbeiter eines Unternehmens daran teilnehmen können. Wenn bspw. ein Kunde ein großes Projekt in Auftrag gibt, sind an der Ausarbeitung in vielen Fällen mehrere Mitarbeiter beteiligt. Während die Planung meist in persönlichen Gesprächen vor Ort stattfindet, können kleinere Details oder Auskünfte zu den bisherigen Fortschritten in der Umsetzung am Telefon besprochen werden. Wenn jedoch mehrere Mitarbeiter an dem Telefongespräch teilnehmen sollen, ist es notwendig, ein geeignetes Konferenztelefon zu verwenden.
Ein Konferenztelefon wird in der Regel in der Mitte des Raumes aufgestellt, in dem sich die an der Telefonkonferenz teilnehmenden Mitarbeiter befinden. Es verfügt über mehrere Lautsprecher, die die Stimmen der Gesprächspartner in alle Richtungen übertragen, so dass alle Teilnehmer sie gut verstehen. Außerdem sind auch mehrere Mikrofone notwendig, die Geräusche aus allen Teilen des Raumes aufnehmen und übertragen können. So ist für alle anwesenden Personen eine gute Gesprächsqualität während der Konferenz gewährleistet.
Die Polycom Soundstation ist ein Konferenztelefon für mittelgroße Räume. Die Polycom HD-Voice-Technologie sorgt dafür, dass die Stimme in sehr guter Qualität wiedergegeben wird. Dadurch sind die Gesprächsteilnehmer ebenso gut zu verstehen, als wären sie persönlich anwesend. Die Polycom Soundstation wird in drei Ausführungen angeboten. Die Soundstation IP 5000 ist für kleinere Konferenzen geeignet, die IP 6000 sorgt selbst bei einer größeren Teilnehmerzahl für eine gute Übertragung und die IP 7000 bietet höchste Qualität bei Konferenzen der Unternehmensleitung. Alle Modelle werden einfach über Ethernet ans Internet angeschlossen und da sie Power over Ethernet verwenden, ist eine separate Stromversorgung nicht notwendig.