Une organisation caritative pour les enfants réalise son rêve de téléphonie sur le cloud

La migration de Make-A-Wish Nederland sur le Cloud lui fait du gagner du temps et de l’argent, que l’organisation peut consacrer aux enfants souffrant de maladies graves

Les besoins de l’organisation

Un déménagement a offert l’occasion rêvée de remplacer l’ancienne installation téléphonique et de révolution la façon dont Make-A-Wish Nederland (MAW) communique professionnellement. S’agissant d’une organisation caritative, il était important d’opter pour une solution qui limite les frais de gestion et d’investissement et qui élimine les frais administratifs.

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Le bilan

  • Plus besoin de maintenir sa propre infrastructure et baisse des frais de fonctionnement
  • Plus grande fiabilité et possibilité de faire évoluer le système comparé à l’ancienne solution
  • Autonomie pour les utilisateurs qui peuvent gérer la configuration en self-service, ce qui réduit la pression sur les ressources IT limitées de MAW
  • De nouvelles méthodes de travail plus flexibles et mobiles, de sorte que les utilisateurs peuvent travailler et communiquer de n’importe où

L’avantage apporté par NFON, c’est que désormais j’ai du temps. J’aime travailler avec NFON.

La grande aventure dans le Cloud d’une organisation caritative pour les enfants

Chaque enfant a un souhait. Peut-être se réalisera-t-il un jour ou peut-être qu’il l’oubliera à l’âge adulte.

Mais quand la vie des enfants est menacée par la maladie, ces souhaits prennent une importance capitale. Leur avenir est incertain .Le temps manque.

Heureusement, certains travaillent inlassablement pour tenter de réaliser ces souhaits.

Make-A-Wish (MAW) est un organisme international qui s’est fixé pour mission de réaliser les souhaits et les rêves d’enfants atteints de maladies mortelles.

La filiale néerlandaise de l’organisation, Make-A-Wish Nederland, a été fondée en 1989. Chaque année, salariés et bénévoles se  chargent de réaliser les souhaits de 650 enfants avec l’argent des dons.

« Les vœux sont très variés et peuvent être réalisés partout dans le monde », explique Richard van der Vaart, responsable de l’équipe financière.

« Environ 70 % des vœux sont réalisés aux Pays-Bas, le reste a lieu à l’étranger. Tout dépend du vœux. Récemment, nous avons envoyé un enfant aux États-Unis pour assister à un match de basket de la NBA, tandis qu’un autre a voulu être éboueur pour une journée ici aux Pays-Bas. »

Le bureau déménage. On abandonne l’ancienne installation téléphonique.

MAW est resté près de 20 ans dans les mêmes bureaux, à Woerden près d’Utrecht et a récemment déménagé dans de nouveaux locaux près de Hilversum.

Zetacom, le partenaire technologies de MAW a été consulté pour déterminer quelles solutions seraient embarquées au nouveau siège et lesquelles devraient être remplacées.

« Notre ancien système était un modèle Siemens sur site, mais il était obsolète », se souvient Alie Snel, responsable des installations. De plus, le système n’était pas assez flexible pour intégrer les stations de travail IP prévues pour le nouveau site.

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« Nous avions besoin d’autre chose », résume Alie.« Zetacom nous a conseillé de passer à une solution sur le cloud avec NFON, et nous a décrit tous les avantages auxquels nous pouvions nous attendre. »

Ils incluaient non seulement les fonctionnalités de conférence et de communication désirées et une baisse des frais, mais aussi une plus grande fiabilité et une meilleure évolutivité.

Un déploiement fluide et des résultats rapides

La migration vers le système de téléphonie sur le cloud NFON a été un processus simple au cours duquel les utilisateurs n’ont subi quasiment aucune interruption de service.

Selon Alie, les transferts de numéro et autres mesures de planification se sont déroulés sans heurts et on n’a pas observé plus que quelques minutes d’interruption de service par jour. 

Le gros point fort de la téléphonie sur le cloud est sans doute l’économie de coûts.Plus besoin de maintenir une infrastructure sur site, ni d’acheter des mises à jour.MAW bénéficie de tarifs d’appel plus avantageux et d’appels gratuits entre collaborateurs.

Élément déterminant, les collaborateurs MAW consacrent désormais beaucoup moins de temps aux tâches de gestion du système.

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Un autre facteur contribuant au rapport coûts/bénéfices est la plus grande efficacité des processus rendue possible par les multiples fonctionnalités de communication NFON. MAW Nederland peut améliorer de nombreux processus et employer des méthodes de travail plus modernes et plus flexibles.

Tout cela libère de l’argent et des ressources qui peuvent être investis dans la mission de MAW : transformer les rêves en réalité.

« Depuis que nous avons migré sur NFON, nous faisons de grosses économies sur les frais. En tant qu’organisation caritative, nous devons compter chaque centime », souligne Alie.

« Un autre point fort est que l’installation est facile à faire évoluer.NFON dispose d’un portail utilisateur très facile à configurer et à utiliser. Tout est très facile à faire évoluer et si nécessaire nous pouvons changer le nombre d’utilisateurs tous les jours. »

Donner le contrôle à l’utilisateur

Comme l’organisation se concentre sur les souhaits à réaliser, MAW n’a qu’un département IT réduit, avec un seul collaborateur à plein temps.

« L’avantage avec NFON, c’est que j’ai plus de temps », explique Brian van Dorp, responsable TIC.En pratique, Brian peut consacrer son attention aux projets IT stratégiques, beaucoup plus qu’avec l’ancien système.

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« Dans le passé, j’ai eu de très mauvaises expériences avec les produits historiques. Mais depuis que je travaille avec NFON, cela me plaît. IC’est aussi très facile de tout faire depuis chez soi; par exemple, je n’ai pas besoin de venir au bureau pour déployer un téléphone de bureau. »

Selon Brian, l’utilisation du système est tellement simple qu’une grande partie de la responsabilité a été transférée aux utilisateurs.

« Le grand avantage de NFON est que les utilisateurs peuvent gérer leurs téléphones eux-mêmes. Nous disposons d’espaces de travail flexibles, de sorte que les utilisateurs peuvent facilement déconnecter un appareil, se reconnecter ailleurs et continuer à travailler. Cela représente une grosse économie de temps et d’argent. »

« Et quand ils ne sont pas au bureau, ils peuvent transférer leur numéros pour que leur téléphone mobile et leur ligne fixe sonnent en même temps pour les avertir d’un appel. Ainsi, ils peuvent travailler partout où ils le souhaitent  ! »

Un premier pas en direction d’une migration totale vers le cloud.

Le passage à NFON a également encouragé l’organisation à étendre les avantages du cloud à ses 400 bénévoles néerlandais, explique Alie: « La migration vers la téléphonie cloud s’est tellement bien passée pour MAW que nous avons également transféré notre portail projet sur le cloud. » Des centaines de bénévoles et de collecteurs de fonds utilisent ce portail pour y consulter les documents, les opérations, les informations, les fournisseurs à qui s’adresser et plus encore. »

Du département finance à la gestion des installations, les 45 utilisateurs employés par MAW Nederland ont tous leurs raisons d’être satisfaits du système de téléphonie sur le cloud NFON.

On dirait que tous les souhaits peuvent se réaliser !