Mit der Verbreitung der VoIP-Technologie (Voice over IP) treten herkömmliche Telefonanlagen (Private Branch Exchange, kurz: PBX) mit einer lokalen Anbindung an bestehende Fest- und Mobilfunknetzstrukturen immer weiter in den Hintergrund und werden zunehmend durch sogenannte Hosted PBX, IP-Centrex oder VPBX (Virtual Private Branch Exchange) ersetzt.
Diese durch unterschiedliche Provider angebotene Dienstleistung in Form einer "virtuellen Telefonvermittlung" ermöglicht kleinen und mittelständischen Unternehmen den Betrieb eines komplexen Telekommunikationssystems, ohne selbst kostenintensive Investitionen für eine solche Hardware tätigen zu müssen: Bei der Hosted PBX und der IP-Centrex fällt die TK-Anlage vor Ort komplett weg. Stattdessen stellt der Provider sämtliche Leistungsmerkmale zur Verfügung.
Firmenmitarbeiter können unabhängig vom Standort jederzeit mit einer solchen virtuellen Telefonanlage verbunden werden und bleiben damit auf Reisen oder Außeneinsätzen telefonisch erreichbar, ohne dabei auf Funktionalitäten wie einer Konferenzschaltung oder Warteschleife mit Musik verzichten zu müssen. Bereits vorhandene Geräte oder bestehende Services werden durch die Provider übernommen und vollständig in den neuen Dienst integriert.
Im Vergleich zu einer Standard-Telefonanlage bietet die VoIP-Anlage auf Asterisk-Basis, insbesondere im Hinblick auf die zu kalkulierenden Kosten, erhebliche Vorteile, da Investitionen für umfangreiche Hardware, die damit verbundenen Wartungsgebühren oder etwaiges Servicepersonal nahezu vollständig entfallen. Der für die Administration erforderliche personelle Aufwand ist sehr begrenzt und erfolgt dabei über ein benutzerfreundliches Webinterface.
Im Falle einer Unternehmensexpansion müssen vorhandene PBX aufgrund ihrer Beschränkungen hinsichtlich Anzahl der Anschlüsse in der Regel kosten- und zeitintensiv umgebaut oder gegen eine vollständig neue Anlage ausgetauscht werden. Ein virtuelles Telefonsystem wächst mit dem Unternehmen und ist beliebig skalierbar sowie schnell durch den jeweiligen Provider anzupassen. Neben der Option, lokale virtuelle Rufnummern in Städten einzurichten, in denen das Unternehmen physisch nicht vorhanden ist, stellen die hohe Benutzerfreundlichkeit, eine schnelle Erstinstallation sowie die Flexibilität im späteren Betrieb die wesentlichsten Vorteile eines solchen Systems dar. So können die Mitarbeiter jederzeit unkompliziert Anrufe von ihren Mobiltelefonen, vom Laptop oder von zu Hause aus über Festnetz, Mobilfunk oder VoIP mit diesem System nutzen.
Die meisten Unternehmen setzen heutzutage eine Kombination der auf dem Markt vorhandenen Kommunikationsmöglichkeiten ein, können jedoch aufgrund sich überschneidender technischer Restriktionen deren Leistungsmerkmale nicht alle optimal ausnutzen. Mit einer Hosted PBX können diese Einschränkungen optimiert und ressourcenschonend den Geschäftsprozessen angepasst werden. Mitarbeiter, die eine Smartphone App nutzen, um mit der eigenen Firma oder einem geschäftlichen Kontakt in Verbindung zu bleiben, können mit ihrem Mobiltelefon vollständig in die virtuelle Umgebung integriert werden. Zusätzlich stehen in der Regel weitere Funktionen wie z. B. Fax-on-screen oder die Nutzung einer Voicemail zur Verfügung, die bei den meisten Systemen als E-Mail zugestellt werden. Diese problemlose Soft- und Hardwareintegration verwandelt somit jeden beliebigen Arbeitsplatz in einen regulären Büroplatz.