El historial se puede dividir en distintas categorías para así consultarlo con claridad. También es posible visualizar historiales individuales por categoría. Las categorías disponibles del historial son llamadas entrantes (o lista de interlocutor) y llamadas salientes (o lista de conversaciones). La lista de llamadas entrantes se reparte entre llamadas recibidas y llamadas perdidas. Para reconocer fácilmente qué llamada pertenece a cada categoría se utilizan símbolos de categoría en forma de indicador gráfico junto al número de teléfono.
Además de la categoría de cada llamada, en la lista se pueden almacenar más detalles por cada entrada. Esta información consta, por ejemplo, del número de teléfono del interlocutor, el número seleccionado, las horas de inicio y fin de la llamada y la duración de la conversación. En las instalaciones telefónicas modernas es asimismo posible visualizar más datos para cada entrada de la lista a través de una base de datos de clientes. Los sistemas de teléfonos DECT pueden recoger el número de móvil en el historial de llamadas si fuese necesario.
Si se disponen listas de llamada en instalaciones telefónicas y routers, normalmente se pueden abrir y editar directamente a través de un ordenador. Si el ordenador dispone de función telefónica, se podrán realizar las llamadas simplemente haciendo clic en una entrada.