Glo.Bu.S. reduziert Unterbrechungen im Team und verbessert die Kundenkommunikation mit Nia FrontDesk und AI Essentials. Wiederkehrende Anfragen werden automatisch beantwortet oder gezielt weitergeleitet, während Mitarbeitende sich im Kundengespräch stärker auf den Menschen konzentrieren können.
Mit Nia FrontDesk und AI Essentials entlastet Glo.Bu.S. seine Kommunikation gezielt. Nia FrontDesk beantwortet wiederkehrende Anfragen automatisch oder leitet sie weiter. AI Essentials fasst Gespräche zusammen und dokumentiert nächste Schritte, damit Mitarbeitende sich stärker auf den Kunden konzentrieren können.
Glo.Bu.S. ist ein IT-Dienstleister mit Aktivitäten in Italien und Großbritannien. Im täglichen Kundenkontakt gehen viele Anfragen ein, etwa zu Services, Verfügbarkeit, administrativen Themen oder technischen Fragen. Viele dieser Anliegen sind wichtig, aber nicht jedes davon muss direkt von einem Mitarbeitenden bearbeitet werden.
Vor der Einführung von Nia FrontDesk wurde der Großteil der eingehenden Anrufe manuell durch das Empfangsteam bzw. das Office Management entgegengenommen und bei Bedarf an Techniker oder andere Teams weitergeleitet. In Phasen mit hohem Anrufaufkommen führte das zu Engpässen, längeren Wartezeiten und häufigen Unterbrechungen im Arbeitsalltag.
Für Glo.Bu.S. war deshalb klar: Die Lösung sollte keine zusätzliche Technologieschicht sein. Sie musste ein konkretes Problem lösen, einfach einführbar sein und bestehende Abläufe unterstützen, statt sie zu verkomplizieren.
Glo.Bu.S. ist ein IT-Dienstleister mit Aktivitäten in Italien und Großbritannien. Das Unternehmen unterstützt seine Kunden unter anderem in den Bereichen Infrastruktur, Cloud Voice, digitale Transformation und technologische Prozessoptimierung.
Als IT-Unternehmen prüft Glo.Bu.S. neue Technologien nicht nur für Kunden, sondern auch für die eigenen Prozesse. Dabei steht nicht Innovation um ihrer selbst willen im Vordergrund, sondern die Frage, ob eine Lösung im Alltag tatsächlich Entlastung schafft und messbaren Nutzen ermöglicht.
Mit zunehmendem Anrufaufkommen wurde für Glo.Bu.S. vor allem eine Frage entscheidend: Wie lassen sich einfache, wiederkehrende Anliegen schneller bearbeiten, ohne dass jedes Mal ein Mitarbeitender aus seiner Arbeit gerissen wird? Fragen zu allgemeinen Informationen, Serviceverfügbarkeit oder administrativen Themen waren zwar wichtig, blockierten im Tagesgeschäft aber dieselben Ressourcen wie komplexere Kundenanliegen.
Diese Mischung erzeugte Reibung. Mitarbeitende mussten immer wieder ihre aktuelle Arbeit unterbrechen, um Anrufe einzuordnen, weiterzuleiten oder einfache Informationen zu geben. Dadurch litt nicht nur die Konzentration im Team, sondern auch die Geschwindigkeit, mit der Kunden eine Antwort erhielten.
Glo.Bu.S. suchte deshalb nach einer Lösung, die repetitive Anfragen automatisch bearbeiten kann, ohne den persönlichen Kontakt bei relevanten oder komplexen Anliegen zu verlieren. Ziel war es, die tägliche Arbeitslast zu reduzieren, die Erreichbarkeit zu verbessern und den Mitarbeitenden mehr Raum für priorisierte und wertschöpfende Aufgaben zu geben.
Mit Nia FrontDesk automatisiert Glo.Bu.S. die Bearbeitung eingehender Anfragen. Häufige und einfache Anliegen werden direkt beantwortet oder gezielt weitergeleitet. Nur die Themen, bei denen menschliche Unterstützung wirklich erforderlich ist, erreichen das Team.
Dadurch werden Empfangsteam, Office Management und Fachabteilungen entlastet, ohne dass Kunden in unpersönlichen oder unklaren Prozessen hängen bleiben. Der KI-gestützte Empfang hilft dabei, Anfragen schneller einzuordnen, Standardinformationen bereitzustellen und den Übergang zu Mitarbeitenden dort sicherzustellen, wo er notwendig ist.
Ergänzend nutzt Glo.Bu.S. AI Essentials, um Gespräche automatisch zusammenzufassen und nächste Schritte zu dokumentieren. Das ist besonders hilfreich für Mitarbeitende, die unterwegs sind, Kundengespräche während der Fahrt führen oder Informationen später strukturiert weiterverarbeiten müssen. Gleichzeitig können sie sich während des Gesprächs stärker auf den Kunden konzentrieren, weil sie nicht parallel Notizen machen oder sich jedes Detail merken müssen.
Nia FrontDesk übernimmt wiederkehrende Anfragen und unterstützt die Weiterleitung an die richtige Person oder das passende Team.
AI Essentials fasst Gespräche zusammen und hält nächste Schritte fest. So können Mitarbeitende dem Gespräch aufmerksamer folgen und die Nachbereitung anschließend schneller und strukturierter erledigen.
Teams werden seltener durch Standardanfragen unterbrochen und können sich stärker auf relevante Kundenanliegen, Prioritäten und ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Die Lösung konnte ohne komplexes IT-Projekt eingeführt, konfiguriert und anschließend schrittweise an veränderte Anforderungen angepasst werden.
Seit der Einführung von Nia FrontDesk und AI Essentials entlastet Glo.Bu.S. den Arbeitsalltag spürbar. Wiederkehrende Anfragen müssen nicht mehr jedes Mal manuell bearbeitet werden. Teams werden seltener unterbrochen und können sich stärker auf Aufgaben mit Fachwissen, Abstimmung oder persönl. Betreuung konzentrieren.
Standardanfragen werden automatisiert bearbeitet oder vorqualifiziert, bevor sie das Team erreichen. Dadurch entsteht mehr Ruhe im Tagesgeschäft und Mitarbeitende können konzentrierter arbeiten.
AI Essentials unterstützt die Gesprächsführung und Nachbereitung. Gesprächszusammenfassungen und nächste Schritte sind automatisch verfügbar, sodass Mitarbeitende während des Gesprächs beim Kunden bleiben und anschließend schneller weiterarbeiten können.
Mitarbeitende können sich stärker auf Gespräche, Prioritäten und Aufgaben konzentrieren, bei denen ihre Expertise gebraucht wird. Komplexere Themen werden weiterhin gezielt an die richtigen Ansprechpartner übergeben.
Kunden erhalten schneller Orientierung, während einfache Anliegen direkt beantwortet oder richtig weitergeleitet werden. So entsteht ein klarerer Kommunikationsfluss vom ersten Kontakt bis zur weiteren Bearbeitung.
Die Lösung ist darauf ausgelegt, echte Probleme zu lösen, nicht nur zusätzliche Technologie einzuführen. Sie hilft uns, wiederkehrende Anfragen automatisch zu bearbeiten und gleichzeitig unseren Teams mehr Fokus auf ihre eigentliche Arbeit zu ermöglichen. Das steigert sowohl Effizienz als auch die Qualität der Kundenkommunikation.
Federico Bruni
Managing Director
Für Glo.Bu.S. war entscheidend, dass sich die Lösung direkt in bestehende Abläufe einfügt. Nia FrontDesk unterstützt den ersten Kontakt und die Weiterleitung eingehender Anfragen. AI Essentials ergänzt Gespräche, indem Zusammenfassungen und nächste Schritte automatisch bereitgestellt werden.
Die Lösung setzt dort an, wo im Arbeitsalltag tatsächlich Reibung entsteht: bei wiederkehrenden Anrufen, manueller Einordnung von Anliegen und der Nachbereitung von Gesprächen.
Nia FrontDesk und AI Essentials ergänzen die vorhandenen Abläufe, statt neue Parallelprozesse zu schaffen. So entsteht Entlastung genau dort, wo Kommunikation ohnehin stattfindet.
Nachdem Mitarbeitende verstanden hatten, wie Gesprächszusammen-fassungen und nächste Schritte sie konkret entlasten, wurde AI Essentials positiv aufgenommen. Der Mehrwert war direkt im Arbeitsalltag sichtbar.
AI Essentials reduziert manuelle Mitschriften und hilft dabei, wichtige Details festzuhalten. So können Mitarbeitende Gespräche aufmerksamer führen und Follow-ups verlässlicher bearbeiten.
Glo.Bu.S. sieht in intelligenter Kommunikation einen Weg, Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Heute helfen Nia FrontDesk und AI Essentials dabei, wiederkehrende Anfragen zu bearbeiten, Gespräche besser zu dokumentieren und Teams im Alltag zu entlasten.
Der nächste Schritt liegt in der weiteren Verfeinerung der Kommunikationsprozesse. Je besser Standardanliegen automatisch aufgenommen, beantwortet oder vorbereitet werden, desto mehr Zeit bleibt für die Kundengespräche, die persönliche Aufmerksamkeit und fachliche Expertise erfordern.