Wartemusik wird eingesetzt, um Anrufern, während sie auf weitere Aktionen warten und die Telefonverbindung aufrechterhalten müssen, die Wartezeit angenehmer zu gestalten. Die Wartemusik wird dem Anrufer automatisch während der Wartezeit eingespielt und beendet, wenn das Telefonat fortgeführt wird. Bei längeren Wartezeiten unterbrechen oft Textansagen die Warteschleifenmusik, die dem Anrufer seinen aktuellen Wartestatus mitteilen.
Wartemusik lässt sich für verschiedene Telefonaktionen einsetzen. So kann sie eingespielt werden, während der Anrufer für eine interne Rücksprache auf Hold gesetzt oder weiterverbunden wird. Häufig verwenden Callcenter Wartemusik, wenn sich Anrufer in einer Warteschleife befinden und auf das Durchstellen zu Ihrem Ansprechpartner warten. Einige Anlagen unterstützen Wartemusik anstatt einem Klingelton. Möchte ein Anrufer eine Verbindung aufbauen und hat eine Nummer gewählt, bekommt er anstatt des normalen Klingeltons eine Musik bis zum erfolgreichen Verbindungsaufbau mit dem Gesprächspartner vorgespielt.
Je nach Art der Telefonanlage lässt sich die Warteschleifenmusik unterschiedlich einrichten. Bei älteren Modellen ist oft der Anschluss eines Abspielgeräts wie zum Beispiel eines CD-Players möglich, der die gewünschte Musik einspielt. Viele Anlagen bieten die Möglichkeit, die Musik unter verschiedenen Varianten direkt von einem Speicherchip in der Anlage auszuwählen. Moderne Cloud-Telefonanlagen gestatten es in der Regel, beliebige Musik digital in Form einer Datei per Netzwerk in die Anlage hochzuladen.
Es ist zu beachten, dass für das Abspielen der Warteschleifenmusik unter Umständen Gebühren an die GEMA zu entrichten sind. Um diese Kosten einzusparen, wird deshalb oft sogenannte GEMA-freie Musik für die Warteschleifenmusik verwendet. Zudem gibt es eine ganze Reihe an Firmen, die sich auf die professionelle Produktion von individueller und auf das Unternehmen zugeschnittener Wartemusik spezialisiert haben.