Sanje o telefoniji v oblaku so postale resnica za dobrodelno organizacijo za otroke

Organizaciji Make-A-Wish Nederland s prehodom na oblak ostaja več časa in denarja, da lahko svoje dragocene izkušnje investira v pomoč življenjsko ogroženim otrokom

Poslovne potrebe

Pomembna preselitev pisarne je ponudila zlato priložnost, da se stara naprava PBX nadomesti in revolucionira način, s katerim dobrodelna organizacija Make-A-Wish Nederland (MAW) koristi poslovne komunikacije. Za dobrodelno organizacijo je bilo pomembno, da izbere rešitev, ki minimira kapitalske in obratne stroške ter hkrati odpravi nadležne stroške upravljanja.

Netherlands_Make-A-Wish_Nederland_Sub_1
Netherlands_Make-A-Wish_Nederland_Sub_3

Poslovni rezultati

  • Odpravi potrebo po vzdrževanju infrastrukture in zmanjšuje obratne stroške
  • Nudi večjo zanesljivost in preprostejšo nadgradljivost kot prejšnja rešitev
  • Uporabniki lahko z njo ravnajo sami in svoje nastavitve upravljajo sami, s čimer so razbremenjeni IT viri organizacije MAW
  • Omogoča nove, fleksibilnejše delovne metode, da lahko uporabniki opravljajo delo in komunicirajo od vsepovsod  

L’avantage apporté par NFON, c’est que désormais j’ai du temps. J’aime travailler avec NFON.

Velika komunikacijska pustolovščina v oblaku dobrodelne organizacije za otroke

Vsak otrok ima željo. Morda bo ta nekega dne izpolnjena, ali pa bo morda zbledela, ko bo odrasel.  

Če pa življenje otrok ogrožajo bolezni, postanejo te želje neverjetno pomembne. Njihova prihodnost je negotova. Časa je lahko le še malo.

Na srečo obstajajo ljudje, ki neutrudno delajo na tem, da dajo tem željam možnost izpolnitve.

Fundacija Make-A-Wish (MAW) je globalna organizacija, ki se posveča uresničevanju posebnih upanj in sanj otrok z življenjsko ogrožajočimi boleznimi.

Nizozemska enota Make-A-Wish Nederland je bila ustanovljena 1989 in vsako leto sodelavci in prostovoljci z dobrodelnimi prispevki organizirajo izpolnitev želj za 650 otrok.

»Želje so zelo različne in se izpolnjujejo kjer koli na svetu«, pove Richard van der Vaart, timski menedžer financ.

»Približno 70 odstotkov jih je izpolnjenih na Nizozemskem, ostanek pa gre v tujino. Vse je odvisno od tega, kakšna je želja. Pred kratkim smo imeli otroka, ki je potoval v ZDA, da si je ogledal košarkarsko tekmo NBA lige, in nekega drugega, ki je želel biti za en dan smetar tukaj na Nizozemskem.«

Pisarna se preseli, stara PBX pa ostane tam

MAW ima že več kot 20 let sedež v isti pisarni v kraju Woerden v bližini Utrechta in se je pred kratkim preselil v novi štab v bližini Hilversuma.

ICT partner MAW-a, Zetacom, je bil naprošen, da svetuje, kateri tehnični vidiki naj bodo preseljeni v nove prostore in katere je treba nadomestiti.

»Naša dosedanja telefonska naprava je bila Siemensova PBX, nameščena na kraju samem, toda bila je zastarela«, se spominja menedžerka infrastrukture, Alie Snel. Sistem tudi ni bil dovolj prilagodljiv, da bi ga lahko integrirali za IP delovna mesta, ki smo jih načrtovali na novi lokaciji.

Netherlands_Make-A-Wish_Nederland_Sub_4

»Potrebovali smo še nekaj drugega«, je povedala Alie. »Zetacom nam je nato svetoval, da bi z NFON-om prešli na rešitev v oblaku, in nam pojasnil vse prednosti, ki jih lahko pričakujemo.«

K tem ni spadala le želena komunikacijska in konferenčna funkcionalnost ter ugodnejši obratovalni stroški, temveč tudi večja zanesljivost in preprostejša nadgradljivost.

Nemotena implementacija in hitri rezultati

Prehod na NFON-ovo telefonijo v oblaku je bil nezapleten proces, ob katerem so imeli uporabniki med samo spremembo le malo motenj – če sploh kakšne – prehodne motnje.

Po besedah Alie so prenos številk in drugi načrtovalni ukrepi potekali nemoteno in ni bilo večjega izpada kot le nekaj minut dnevno.  

Morda največja prednost telefonije v oblaku je prihranek pri stroških. Odpade potreba po vzdrževanju infrastrukture na kraju samem ali nakup nadgraditev, in poleg tega koristi MAW nizke tarife in brezplačne klice med uporabniki.

Odločilno je, da sodelavci MAW-a zdaj porabijo občutno manj časa za naloge sistemskega menedžmenta.

Netherlands_Make-A-Wish_Nederland_Sub_5

Nadaljnji dejavnik za stroškovno enačbo je povečanje stroškovne učinkovitosti, ki jo omogočajo obsežne komunikacijske možnosti NFON-a. MAW Nederland je lahko občutno izboljšal mnoge izmed svojih postopkov ter upošteval sodobnejše, fleksibilnejše metode dela.

Vse to sprošča dragoceni denar in vire, ki jih lahko tako investira v poslanstvo MAW-a: uresničevanje želja.

»Odkar smo prešli na NFON, smo prihranili veliko stroškov. Kot dobrodelna organizacija moramo paziti na vsak cent. To je dobro za nas«, pravi Alie.

»Nadaljnja prednost je, da ga je mogoče zelo preprosto nadgraditi. NFON ima na voljo uporabniški portal, ki je zelo preprosto urejen in ga je mogoče preprosto uporabljati. Z lahkoto ga lahko povečate in če želite, lahko število uporabnikov vsak dan spreminjate.«

Uporabniki imajo kontrolo

Maksimalna pozornost za organizacijo želja pomeni, da MAW upravlja z vitkim IT oddelkom z le enim sodelavcem, zaposlenim za poln delovni čas.

»Prednost NFON-a je, da imam čas«, pojasnjuje Brian van Dorp, IT menedžer. V praksi lahko Brian tako mnogo pozornosti usmeri v strateške IT projekte – mnogo več kot pri dosedanjem starem sistemu.

Netherlands_Make-A-Wish_Nederland_Sub_6

»Moje dosedanje izkušnje s starimi produkti so se izkazale za zelo slabe. Odkar delam z NFON-om, me to veseli. Vse lahko zelo preprosto opravim tudi od doma. Ni mi na primer treba priti v pisarno, da uporabim stacionarni telefon.«

Po Brianovih besedah je uporaba sistema tako preprosta, da je odgovornost v veliki večini prenesena na uporabnike.

»Velika prednost NFON-a je, da lahko uporabniki svoje mobilnike upravljajo sami. Na voljo imamo fleksibilna delovna področja, tako da lahko uporabniki določeno napravo brez težav odklopijo in jo na drugem mestu prijavijo, da lahko delajo dalje. S tem prihranimo mnogo časa in denarja.«

»In če niso v pisarni, lahko svoje številke preusmerijo in pustijo hkrati zvoniti mobilnik in telefon v stacionarnem omrežju, da opozorijo na dohodni klic. Delajo torej lahko, kjer želijo!«

Prvi korak v smeri obsežnega prehoda v oblak

Prehod na NFON je organizacijo poleg tega spodbudil k temu, da je obsežne prednosti IT v oblaku razširila na svojih 400 nizozemskih prostovoljcev, pojasnjuje Alie: »Prehod na telefonijo v oblaku je za MAW delovalo tako dobro, da smo v oblak prenesli tudi naš projektni portal. Na stotine prostovoljcev in zbiralcev prispevkov uporablja ta portal za gradiva, da lahko sledijo akcijam, informacijam o dobaviteljih, na katere se lahko obrnejo in še mnogo drugega.«

Od finančnega oddelka do menedžmenta storitev in IT ima vseh 45 uporabnikov, zaposlenih pri MAW Nederland, svoje razloge, da so zadovoljni s svojo NFON-ovo telefonsko napravo v oblaku.

Zdi se, da lahko vsak uresniči svoje želje!