Os sonhos do telefone na nuvem tornam-se reais para a instituição de solidariedade líder

A Make-A-Wish Nederland muda para a nuvem, amealhando mais tempo e dinheiro para investir em preciosas experiências para crianças cuja vida se encontra ameaçada.

Necessidades empresariais

A mudança para um escritório grande proporciona uma oportunidade de ouro para substituir o PBX antigo e revolucionar a maneira como a Make-A-Wish Nederland (MAW) utiliza as comunicações empresariais. Como uma instituição de solidariedade, era fundamental optar por uma solução que pudesse minimizar o capital e os custos de funcionamento, ao mesmo tempo que acabasse com as pesadas sobrecargas administrativas.

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Resultados empresariais

  • Acaba com a necessidade de manter a infraestrutura e, ao mesmo tempo, reduz os custos operacionais
  • Proporciona maior confiabilidade e escalabilidade mais fácil do que a solução anterior
  • Permite aos utilizadores servirem-se individualmente e gerir as suas próprias configurações - reduzindo a pressão sobre os limitados recursos de TI da MAW
  • Permite práticas de trabalho novas, mais flexíveis e móveis, para que os utilizadores possam trabalhar e comunicar a partir de qualquer lugar  

L’avantage apporté par NFON, c’est que désormais j’ai du temps. J’aime travailler avec NFON.

Aventura de Comunicação da Instituição de Solidariedade Infantil na Grande Nuvem

Todas as crianças têm um desejo. Talvez um dia elas consigam realizá-lo, ou talvez ele se desvaneça com o chegar da idade adulta.  

Mas quando a vida das crianças é ameaçada pela doença, esses desejos tornam-se incrivelmente importantes. O seu futuro torna-se incerto. O tempo pode estar a acabar.

Mas felizmente existem aqueles que trabalham incansavelmente para dar a esses desejos a oportunidade de se tornarem reais.

A Fundação Make-A-Wish (MAW) é uma organização global que se dedica a realizar os sonhos e esperanças especiais de crianças com doenças potencialmente fatais.

A instituição nos Países Baixos, Make-A-Wish Nederland, foi fundada em 1989 e, a cada ano, a sua equipa e voluntários tratam de cumprir os desejos de 650 crianças, recorrendo ao dinheiro arrecadado com doações de solidariedade.

"Os desejos são muito diversos e podem vir de qualquer parte do mundo", salienta Richard van der Vaart, Gerente do Departamento Financeiro.

"Cerca de 70 % são satisfeitos nos Países Baixos, os restantes vão para fora. Tudo depende do desejo. Há pouco tempo tivemos uma criança que viajou para os Estados Unidos para assistir a um jogo de basquetebol da NBA, e outra que queria trabalhar na recolha do lixo por um dia aqui nos Países Baixos."

O escritório muda de local, mas o legado PBX fica para trás

Situada no mesmo escritório em Woerden, perto de Utrecht, há quase 20 anos, a MAW mudou-se recentemente para uma nova sede na cidade vizinha de Hilversum.

A Zetacom, parceira de TIC da MAW, foi convidada a aconselhar sobre os aspetos a nível de tecnologia que necessitavam de ser mudados para as novas instalações e os que deveriam ser substituídos.

"O nosso sistema de centrais telefónicas anterior era um PBX no local da marca Siemens, mas estava desatualizado", lembra Alie Snel, Gerente de Recursos. O sistema também não era flexível o suficiente para integrar as estações de trabalho IP planeadas para as novas instalações.

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"Precisávamos de algo mais", afirmou Alie. "A Zetacom aconselhou-nos a mudar para uma solução na nuvem com a NFON e explicou todas as vantagens que poderíamos esperar."

Tal incluía não apenas a desejada funcionalidade de comunicação e conferência e custos operacionais mais acessíveis, mas também maior confiabilidade e escalabilidade mais fácil.

Implementação suave e resultados rápidos

A migração para o sistema telefónico na nuvem NFON foi um processo direto, com os utilizadores a sofrerem poucas, ou nenhumas, indisponibilidades temporárias, durante a transição.

De acordo com Alie, a portabilidade do número e outros arranjos planeados correram bem e não se verificaram mais do que alguns minutos de inatividade durante o dia.  

Talvez o maior benefício do sistema telefónico na nuvem seja a poupança a nível de custos. Acabou-se a necessidade de manter a infraestrutura no local ou adquirir atualizações, e o MAW também desfruta de baixas tarifas de chamadas e chamadas gratuitas entre os utilizadores.

Fundamentalmente, o pessoal da MAW perde agora muito menos tempo com tarefas de gestão do sistema.

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Outro fator que contribui para a equação de custo foi o aumento da eficiência do processo, possibilitado pela extensa funcionalidade de comunicação da NFON. A MAW nos Países Baixos foi capaz de melhorar significativamente muitas das suas operações e empoderou-se para adotar formas modernas e mais flexíveis de trabalhar.

Tudo isso liberta dinheiro e recursos valiosos para serem reinvestidos na missão do MAW: realizar desejos.

"Poupamos muitos custos agora que mudamos para a NFON, e sendo nós uma instituição de solidariedade, temos de ter muita atenção a cada centavo, como tal isso é bom para nós", remata Alie.

"Outra vantagem é que é muito fácil de dimensionar. A NFON possui um portal de utilizador, que é muito fácil de configurar e usar. Pode facilmente aumentá-lo e, se quiser, pode alterar o número de utilizadores todos os dias."

Colocar os utilizadores no controlo

Concentrar a atenção máxima na organização de desejos significa que a MAW administra um departamento de TI simplificado com apenas um profissional a tempo inteiro.

"A vantagem da NFON é que tenho tempo de sobra", explica Brian van Dorp, Gerente de TI. Na prática, isso permite que Brian dedique a máxima atenção a projetos estratégicos de TI - muito mais do que com o sistema legado anterior.

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"A minha experiência com produtos anteriores no passado foi péssima. Desde que trabalho com a NFON, gosto. Também é muito fácil fazer tudo a partir de casa; por exemplo, não preciso de ir ao escritório para implementar um telefone de mesa."

De acordo com Brian, usar o sistema é tão fácil que grande parte da responsabilidade foi dada aos utilizadores.

"A grande vantagem da NFON é que os utilizadores podem gerir os seus próprios telefones. Temos espaços de trabalho flexíveis aqui, para que os utilizadores possam facilmente desligar um dispositivo e iniciar sessão noutro lugar para continuar a trabalhar. Isso poupa muito tempo e custos".

"E quando estão fora do escritório, podem redirecionar os seus números e ter o seu telemóvel e o seu telefone fixo simultaneamente para alertar uma chamada recebida. Podem, portanto, trabalhar onde quiserem!"

Um primeiro passo para uma migração na nuvem mais ampla

A mudança para a NFON também encorajou a organização a estender os benefícios mais amplos de TI na nuvem até aos seus 400 voluntários holandeses, explica Alie: "A mudança para a telefones na nuvem funcionou tão bem para o MAW que também migramos o nosso portal de projetos para a nuvem. Centenas de voluntários e angariadores de fundos utilizam este portal de materiais para acompanhar ações, informações sobre fornecedores a quem podem recorrer e muito mais."

Do departamento financeiro à gestão de recursos e TI, todos os 45 utilizadores que trabalham na MAW Nederland têm as suas próprias razões para estarem felizes com o seu sistema telefónico na nuvem da NFON.

E, parece, que todos estão a realizar os seus desejos!