Os sonhos do telefone na nuvem tornam-se reais para a instituição de solidariedade líder

A Make-A-Wish Nederland muda para a nuvem, amealhando mais tempo e dinheiro para investir em preciosas experiências para crianças cuja vida se encontra ameaçada.

Necessidades empresariais

A mudança para um escritório grande proporciona uma oportunidade de ouro para substituir o PBX antigo e revolucionar a maneira como a Make-A-Wish Nederland (MAW) utiliza as comunicações empresariais. Como uma instituição de solidariedade, era fundamental optar por uma solução que pudesse minimizar o capital e os custos de funcionamento, ao mesmo tempo que acabasse com as pesadas sobrecargas administrativas.

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Resultados empresariais

  • Acaba com a necessidade de manter a infraestrutura e, ao mesmo tempo, reduz os custos operacionais
  • Proporciona maior confiabilidade e escalabilidade mais fácil do que a solução anterior
  • Permite aos utilizadores servirem-se individualmente e gerir as suas próprias configurações - reduzindo a pressão sobre os limitados recursos de TI da MAW
  • Permite práticas de trabalho novas, mais flexíveis e móveis, para que os utilizadores possam trabalhar e comunicar a partir de qualquer lugar  

Aventura de Comunicação da Instituição de Solidariedade Infantil na Grande Nuvem

Todas as crianças têm um desejo. Talvez um dia elas consigam realizá-lo, ou talvez ele se desvaneça com o chegar da idade adulta.  

Mas quando a vida das crianças é ameaçada pela doença, esses desejos tornam-se incrivelmente importantes. O seu futuro torna-se incerto. O tempo pode estar a acabar.

Mas felizmente existem aqueles que trabalham incansavelmente para dar a esses desejos a oportunidade de se tornarem reais.

A Fundação Make-A-Wish (MAW) é uma organização global que se dedica a realizar os sonhos e esperanças especiais de crianças com doenças potencialmente fatais.

A instituição nos Países Baixos, Make-A-Wish Nederland, foi fundada em 1989 e, a cada ano, a sua equipa e voluntários tratam de cumprir os desejos de 650 crianças, recorrendo ao dinheiro arrecadado com doações de solidariedade.

"Os desejos são muito diversos e podem vir de qualquer parte do mundo", salienta Richard van der Vaart, Gerente do Departamento Financeiro.

"Cerca de 70 % são satisfeitos nos Países Baixos, os restantes vão para fora. Tudo depende do desejo. Há pouco tempo tivemos uma criança que viajou para os Estados Unidos para assistir a um jogo de basquetebol da NBA, e outra que queria trabalhar na recolha do lixo por um dia aqui nos Países Baixos."

O escritório muda de local, mas o legado PBX fica para trás

Situada no mesmo escritório em Woerden, perto de Utrecht, há quase 20 anos, a MAW mudou-se recentemente para uma nova sede na cidade vizinha de Hilversum.

A Zetacom, parceira de TIC da MAW, foi convidada a aconselhar sobre os aspetos a nível de tecnologia que necessitavam de ser mudados para as novas instalações e os que deveriam ser substituídos.

"O nosso sistema de centrais telefónicas anterior era um PBX no local da marca Siemens, mas estava desatualizado", lembra Alie Snel, Gerente de Recursos. O sistema também não era flexível o suficiente para integrar as estações de trabalho IP planeadas para as novas instalações.

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"Precisávamos de algo mais", afirmou Alie. "A Zetacom aconselhou-nos a mudar para uma solução na nuvem com a NFON e explicou todas as vantagens que poderíamos esperar."

Tal incluía não apenas a desejada funcionalidade de comunicação e conferência e custos operacionais mais acessíveis, mas também maior confiabilidade e escalabilidade mais fácil.

Implementação suave e resultados rápidos

A migração para o sistema telefónico na nuvem NFON foi um processo direto, com os utilizadores a sofrerem poucas, ou nenhumas, indisponibilidades temporárias, durante a transição.

De acordo com Alie, a portabilidade do número e outros arranjos planeados correram bem e não se verificaram mais do que alguns minutos de inatividade durante o dia.  

Talvez o maior benefício do sistema telefónico na nuvem seja a poupança a nível de custos. Acabou-se a necessidade de manter a infraestrutura no local ou adquirir atualizações, e o MAW também desfruta de baixas tarifas de chamadas e chamadas gratuitas entre os utilizadores.

Fundamentalmente, o pessoal da MAW perde agora muito menos tempo com tarefas de gestão do sistema.

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Outro fator que contribui para a equação de custo foi o aumento da eficiência do processo, possibilitado pela extensa funcionalidade de comunicação da NFON. A MAW nos Países Baixos foi capaz de melhorar significativamente muitas das suas operações e empoderou-se para adotar formas modernas e mais flexíveis de trabalhar.

Tudo isso liberta dinheiro e recursos valiosos para serem reinvestidos na missão do MAW: realizar desejos.

"Poupamos muitos custos agora que mudamos para a NFON, e sendo nós uma instituição de solidariedade, temos de ter muita atenção a cada centavo, como tal isso é bom para nós", remata Alie.

"Outra vantagem é que é muito fácil de dimensionar. A NFON possui um portal de utilizador, que é muito fácil de configurar e usar. Pode facilmente aumentá-lo e, se quiser, pode alterar o número de utilizadores todos os dias."

Colocar os utilizadores no controlo

Concentrar a atenção máxima na organização de desejos significa que a MAW administra um departamento de TI simplificado com apenas um profissional a tempo inteiro.

"A vantagem da NFON é que tenho tempo de sobra", explica Brian van Dorp, Gerente de TI. Na prática, isso permite que Brian dedique a máxima atenção a projetos estratégicos de TI - muito mais do que com o sistema legado anterior.

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"A minha experiência com produtos anteriores no passado foi péssima. Desde que trabalho com a NFON, gosto. Também é muito fácil fazer tudo a partir de casa; por exemplo, não preciso de ir ao escritório para implementar um telefone de mesa."

De acordo com Brian, usar o sistema é tão fácil que grande parte da responsabilidade foi dada aos utilizadores.

"A grande vantagem da NFON é que os utilizadores podem gerir os seus próprios telefones. Temos espaços de trabalho flexíveis aqui, para que os utilizadores possam facilmente desligar um dispositivo e iniciar sessão noutro lugar para continuar a trabalhar. Isso poupa muito tempo e custos".

"E quando estão fora do escritório, podem redirecionar os seus números e ter o seu telemóvel e o seu telefone fixo simultaneamente para alertar uma chamada recebida. Podem, portanto, trabalhar onde quiserem!"

Um primeiro passo para uma migração na nuvem mais ampla

A mudança para a NFON também encorajou a organização a estender os benefícios mais amplos de TI na nuvem até aos seus 400 voluntários holandeses, explica Alie: "A mudança para a telefones na nuvem funcionou tão bem para o MAW que também migramos o nosso portal de projetos para a nuvem. Centenas de voluntários e angariadores de fundos utilizam este portal de materiais para acompanhar ações, informações sobre fornecedores a quem podem recorrer e muito mais."

Do departamento financeiro à gestão de recursos e TI, todos os 45 utilizadores que trabalham na MAW Nederland têm as suas próprias razões para estarem felizes com o seu sistema telefónico na nuvem da NFON.

E, parece, que todos estão a realizar os seus desejos!