Telefonia w chmurze sprawia, że spełniają się marzenia wiodącej organizacji charytatywnej dla dzieci

Przełączenie Make-A-Wish Nederland na system w chmurze zapewnia więcej czasu i pieniędzy na inwestowanie w cenne doświadczenia dla dzieci z chorobami zagrażającymi życiu

Potrzeby biznesowe

Przeniesienie głównego biura stanowiło doskonałą okazję do zastąpienia starej centrali PBX i zrewolucjonizowało sposób, w jaki organizacja Make-A-Wish Nederland (MAW) używała komunikacji biznesowej. Jako dla organizacji charytatywnej ważne było to, aby wybrać rozwiązanie, które może zminimalizować kapitał i koszty bieżące, a jednocześnie pozbyć się kłopotliwych obciążeń administracyjnych.

Netherlands_Make-A-Wish_Nederland_Sub_1
Netherlands_Make-A-Wish_Nederland_Sub_3

Rozwiązania biznesowe

  • Usuwa potrzebę utrzymania infrastruktury przy jednoczesnym obniżeniu kosztów eksploatacji
  • Zapewnia wyższą niezawodność i łatwiejszą skalowalność niż poprzednie rozwiązanie
  • Umożliwia użytkownikom samodzielną obsługę i zarządzanie własnymi ustawieniami - zmniejszając obciążenie dla ograniczonych zasobów IT organizacji MAW
  • Umożliwia nowe, bardziej elastyczne i mobilne metody pracy, dzięki czemu użytkownicy mogą pracować i komunikować się z dowolnego miejsca  

L’avantage apporté par NFON, c’est que désormais j’ai du temps. J’aime travailler avec NFON.

Wielka przygoda organizacji charytatywnej dla dzieci z komunikacją w chmurze

Każde dziecko ma życzenie. Może któregoś dnia się spełni, a może zgaśnie wraz z nadejściem dorosłości.  

Ale kiedy życie dzieci jest zagrożone chorobą, życzenia te stają się niezwykle ważne. Ich przyszłość staje się niepewna. Czas może być krótki.

Na szczęście są tacy, którzy pracują niestrudzenie, aby te życzenia mogły się spełnić.

Fundacja Make-A-Wish (MAW) to globalna organizacja zajmująca się realizacją specjalnych nadziei i marzeń dzieci z chorobami zagrażającymi życiu.

Holenderski oddział „Make-A-Wish Nederland" powstał w 1989 r. i każdego roku jego pracownicy i wolontariusze organizują spełnianie życzeń 650 dzieci korzystających z pieniędzy pochodzących z charytatywnych darowizn.

„Życzenia są bardzo różnorodne i mogą się zdarzyć w dowolnym miejscu na świecie”, mówi Richard van der Vaart, kierownik zespołu ds. finansów.

„Około 70 procent jest spełnianych w Holandii, a reszta wymaga wyjazdu za granicę. Wszystko zależy od tego, jakie to jest życzenie. Niedawno mieliśmy dziecko podróżujące do Stanów, aby zobaczyć mecz koszykówki NBA, i inne, które chciało być śmieciarzem przez jeden dzień tutaj, w Holandii.”

Biuro się przenosi, ale stara centrala pozostaje w tle

Po prawie 20 latach pracy w tym samym biurze w Woerden koło Utrechtu, MAW niedawno przeprowadziła się do nowej siedziby w pobliskim Hilversum.

Partner ICT organizacji MAW, Zetacom, został zaproszony, aby doradzić, które aspekty technologii będą musiały zostać przeniesione do nowej siedziby, a które powinny zostać wymienione.

„Nasz poprzedni system centrali był lokalną centralą Siemens, był jednak przestarzały” - wspomina Kierownik ds. Infrastruktury, Alie Snel. System nie był również wystarczająco elastyczny, aby można było go zintegrować ze stacjami roboczymi IP planowanymi dla nowej lokalizacji.

Netherlands_Make-A-Wish_Nederland_Sub_4

„Potrzebowaliśmy czegoś innego.” - mówi Alie. „Firma Zetacom doradziła nam, abyśmy przełączyli się na rozwiązanie chmurowe z NFON i wyjaśnili wszystkie zalety, jakich mogliśmy się spodziewać”.

Obejmowały one nie tylko pożądaną funkcjonalność łączności i konferencji oraz bardziej przystępne koszty eksploatacji, ale także wyższą niezawodność i łatwiejszą skalowalność.

Płynna implementacja i szybkie wyniki

Migracja do systemu telefonicznego Cloud NFON była prostym procesem, w którym użytkownicy doświadczyli niewielkich - jeśli w ogóle - tymczasowych zakłóceń podczas przełączania.

Według Alie, przeniesienie numerów i inne ustalenia dotyczące planowania przebiegły sprawnie i nie trwało to dłużej niż kilka minut przestoju w tym dniu.  

Być może największą zaletą systemu telefonicznego w chmurze jest oszczędność kosztów. Koniec z koniecznością utrzymania infrastruktury na miejscu lub płatnych aktualizacji, MAW korzysta również z niskich taryf za połączenia i bezpłatnych połączeń między użytkownikami.

Co najważniejsze, pracownicy MAW spędzają teraz znacznie mniej czasu na zadaniach związanych z zarządzaniem systemem.

Netherlands_Make-A-Wish_Nederland_Sub_5

Innym czynnikiem przyczyniającym się do wyrównania kosztów jest zwiększona wydajność procesu, możliwa dzięki szerokiej funkcjonalności komunikacyjnej NFON. MAW Nederland uzyskała możliwość znacznego usprawnienia wielu swoich operacji i uzyskania dostępu do nowoczesnych, bardziej elastycznych metod pracy.

Wszystko to uwalnia cenne pieniądze i zasoby, które zostaną ponownie zainwestowane w misję MAW: spełnianie życzeń.

„Po przejściu na NFON oszczędzamy wiele kosztów, a jako organizacja charytatywna musimy zwracać uwagę na każdy grosz, więc to jest dla nas dobre”, mówi Alie.

„Kolejną zaletą jest to, że bardzo łatwo jest skalować. NFON ma portal użytkownika, który jest bardzo łatwy w konfiguracji i obsłudze. Można łatwo go skalować, a jeśli chcesz, możesz codziennie zmieniać liczbę użytkowników.”

Zapewnienie kontroli użytkownikom

Skoncentrowanie maksymalnej uwagi na organizowaniu spełniania życzeń oznacza, że MAW prowadzi zoptymalizowany dział IT z tylko jednym pełnoetatowym profesjonalistą.

„Zaletą NFON jest to, że oszczędzam czas”, wyjaśnia Brian van Dorp, IT Manager. W praktyce pozwala to Brianowi poświęcić maksymalną uwagę na strategicznych projektach IT - znacznie więcej niż w przypadku poprzedniego systemu.

Netherlands_Make-A-Wish_Nederland_Sub_6

„Moje doświadczenie ze starszymi produktami w przeszłości okazało się bardzo złe. Odkąd zacząłem pracować z NFON, spodobało mi się to.” Bardzo łatwo można zrobić wszystko z domu; na przykład nie muszę przychodzić do biura, aby zainstalować telefon stacjonarny.”

Według Briana korzystanie z systemu jest tak łatwe, ponieważ większość odpowiedzialności została przekazana użytkownikom.

„Wielką zaletą NFON jest to, że użytkownicy mogą samodzielnie zarządzać swoimi telefonami. Mamy tu elastyczne przestrzenie robocze, więc użytkownicy mogą łatwo odłączyć urządzenie i zalogować się gdzie indziej, aby kontynuować pracę. Oszczędza to mnóstwo czasu i kosztów.”

„A kiedy wychodzą z biura, mogą przekierować swoje numery i jednocześnie mieć zarówno telefon komórkowy, jak i dzwonek stacjonarny, aby jednocześnie zasygnalizować przychodzące połączenie. Mogą więc pracować tam, gdzie chcą!”

Pierwszy krok w kierunku szerszej migracji w chmurze

Zmiana na NFON zachęciła organizację do rozszerzenia korzyści technologii w chmurze IT na swoich 400 holenderskich wolontariuszy, wyjaśnia Alie: „Przejście na telefonię w chmurze działa tak dobrze dla MAW, że przenieśliśmy do chmury również nasz portal projektowy. Setki wolontariuszy i osób zbierających datki używa tego portalu do materiałów do śledzenia działań, informacji na temat dostawców, do których mogą się zwrócić i wielu innych.”

Od działu finansowego po zarządzanie placówką i IT, wszyscy z 45 użytkowników zatrudnionych w MAW Nederland mają własne powody do zadowolenia ze swojego systemu telefonicznego Cloud NFON.

Wydaje się, że wszyscy spełniają swoje marzenia!