Per comprendere l’apparecchio e la sua configurazione è essenziale capire che la derivazione costituisce la base dell’apparecchio telefonico. La derivazione ha un numero, una persona o un telefono invece no. A questa derivazione può essere poi assegnata una destinazione. Possibili destinazioni sono:

• Apparecchi telefonici (o anche fax)
• Un eFax
• Servizi (come per esempio le code di attesa)

Una derivazione è sempre il numero interno, vale a dire, con questo numero sono raggiungibili i partecipanti e anche i servizi all’interno dell’azienda senza prefisso di una linea di rete („0“ in prima posizione). Questo numero interno è, in linea generale, completamente indipendente dal numero di selezione diretta raggiungibile dall’esterno. Vale a dire che le derivazioni non possono essere raggiungibili dall’esterno o anche solo teoricamente con un’altra serie di cifre. Per gli apparati telefonici, di norma, il numero interno (derivazione) corrisponde anche al numero esterno (numero di selezione diretta).

Cambio di postazione più rapido
Le impostazioni personali dell’utente vengono assegnate alla derivazione corrispondente (non all’apparecchio telefonico!). Con ciò è possibile in ogni momento „trasferire“ le proprietà di una derivazione su un altro apparecchio telefonico, senza dover eseguire nuovamente le impostazioni. Di conseguenza si potrebbe definire la derivazione come l’„anima“ dell’apparecchio
telefonico.

Le funzioni sono anche denominate „Hot Desking“. È possibile lavorare, per esempio, da più postazioni ed usare sempre la stessa derivazione.