So bleiben Ihre Mitarbeiter im Home-Office produktiv

Nach drei Monaten zuhause sind die meisten von uns nur allzu gut mit den Vor- und Nachteilen der Fernarbeit vertraut. Aber Spielraum für Verbesserungen gibt es immer noch. Mit den richtigen Maßnahmen machen Sie das Beste aus Arbeits- und Erholungsphasen. Gleichzeitig können Firmen die Produktivität im Team steigern und ihre Kundenbetreuung optimieren.

Cloud telefonanlage und Heimbüro

Den häuslichen Alltag vom Job zu trennen ist schwer. Besonders dann, wenn Mitarbeiter Kinderbetreuung, Heimunterricht, die Bedürfnisse des Partners und andere Anforderungen miteinander vereinbaren müssen. Dazu kommen vielleicht noch Platzmangel – das Arbeiten am Küchentisch – und IT-Probleme wie ein fehlerhafter Laptop, eine wackelige WLAN-Verbindung oder Bandbreitenengpässe. Nicht zu vergessen die Sorgen um die Gesundheit der Familie, die Jobsicherheit und immer neue Coronavirus-Nachrichten: Kein Wunder, dass die Produktivität darunter leiden kann.

Viele Mitarbeiter fühlen sich im Heimbüro zudem abgeschieden und einsam. Ohne gelegentliche Begegnungen in der Büroküche ist das Networking mit den Kollegen schwieriger. Ein Arbeitstag ohne Kaffeepausen oder spontanen Smalltalk kann doppelt anstrengend sein.

Die Vorteile nutzen

Obwohl die plötzliche Umstellung aufs Home-Office Herausforderungen mit sich gebracht hat, gibt es aber auch positive Seiten. Die praktische Umsetzung im großen Maßstab hat dem mobilen Arbeiten einen willkommenen Auftrieb verschafft. Diese neu gewonnene Flexibilität wird wohl auch nach der Pandemie bestehen bleiben. Die vergangenen Wochen waren eine Bewährungsprobe für Kommunikations- und Kollaborationstools; die Nutzerzahlen sind deutlich gestiegen. Sie haben bewiesen, dass die Technologie ausgereift ist und Firmen darauf vertrauen können, dass auch im Home-Office Aufgaben korrekt erledigt und Arbeitsziele erreicht werden.

Trotz Kinderbetreuung, Haushalt und Heimarbeit ist es vielen gelungen, Beruf und Privatleben besser zu vereinbaren: Zeit mit der Familie zu verbringen, mehr Sport zu treiben und sich bewusster zu ernähren, anstatt mittags am Schreibtisch zu essen. Manche können sich im Heimbüro besser konzentrieren. Zu guter Letzt hat sich das reduzierte Reiseaufkommen positiv auf die Umwelt ausgewirkt – alles Vorteile, die wir auf lange Sicht beibehalten sollten.

Die beste Arbeitsweise finden

Mit verschiedenen Maßnahmen können Firmen die Fernarbeit produktiver machen. Mit am wichtigsten ist es, eine weitgehend „normale“ und vertraute Arbeitsumgebung bereitzustellen. Dazu gehört eine leistungsstarke Infrastruktur, die dieselben Funktionen wie im Büro unterstützt, vom Zugriff auf Dateien und Informationen bis zur einfachen Kommunikation mit Kollegen und Kunden. Jeder Mitarbeiter muss über seine übliche Durchwahl erreichbar sein, unabhängig vom verwendeten Endgerät. Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung sind nützlich, wenn Mitarbeiter Räume mit Partnern und Kindern teilen.

Routine hilft, etwa, den gleichen Tagesplan wie im Büro einzuhalten. Regelmäßige Meetings sollten beibehalten werden und online stattfinden. Mitarbeiter sollten weiterhin etablierten Prozessen und Standards folgen, aber vergewissern Sie sich, dass diese noch realistisch und einfach umsetzbar sind. Ist die Zeit knapp, helfen klare Prioritäten, die Arbeitslast zu bewältigen. Überprüfen Sie Zielvorgaben und passen Sie sie gegebenenfalls an.

Um die Zusammenarbeit über Entfernungen hinweg zu unterstützen, ist gute Kommunikation wesentlich. Gruppenchats, Online-Meetings, Telefonate und Webkonferenzen helfen, mit Kollegen, Kunden und Partnern in Kontakt zu bleiben. Die Zusammenarbeit an Dokumenten erleichtern gängige Cloud-Tools. Schaffen Sie unbedingt Raum für virtuelle Teambesprechungen, um Ideen und Neuigkeiten auszutauschen. Diese ersetzen die wertvollen Konversationen, die sonst im Büro stattfinden. Vergessen Sie nicht den Spaßfaktor – auch für ungezwungenes Zusammensein muss Platz im Kalender sein.

Und nicht zuletzt: erlauben Sie zusätzliche Flexibilität. Überplanen Sie nicht; ermutigen Sie Mitarbeiter stattdessen, regelmäßig abzuschalten und sich genügend Zeit zum Entspannen zu nehmen.

Was NFON für Sie tun kann

Die vorrangige praktische Frage ist, ob Ihre Mitarbeiter alle Tools und Ressourcen haben, die sie brauchen, um so produktiv wie möglich zu sein.

Bei NFON haben wir das Ziel, unseren Kunden mehr Freiheit in der Businesskommunikation zu geben. Mit unserer Cloud-Telefonieplattform Cloudya können Sie jederzeit und überall arbeiten. Nvoice for Microsoft Teams integriert leistungsstarke Kommunikationsfunktionen in das beliebte Kollaborationstool von Microsoft. Und mit Ncontactcenter bieten Sie den besten Kundensupport, unabhängig davon, ob Ihre Agenten zu Hause oder im Call-Center sitzen.

Erfahren Sie mehr über unsere Lösungen und finden Sie heraus, wie Sie mit NFON die Arbeit im Home-Office optimieren können.

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