Digitaler Overload am Arbeitsplatz: 10 Strategien für einen gesunden Umgang

Digitaler Overload am Arbeitsplatz: 10 Strategien für einen gesunden Umgang

28. March 2018

Wir leben in einer vernetzten Welt und die neue Freiheit, immer und überall kommunizieren zu können, hat ihren Preis: digitaler Overload. Die unbegrenzten Möglichkeiten kosten uns privat und beruflich viel Zeit und Energie. Ganze 2.617 Mal greift ein durchschnittlicher Smartphone-Nutzer zu seinem Gerät, Spitzen-User sogar 5.427 Mal täglich.

Größeres Aufsehen im Zusammenhang mit dem digitalen Overload erregte erstmals ein Bericht der Non-Profit Organisation Information Overload Research Group. Danach verbrachten Arbeitnehmer in den USA bereits 2011 rund 25 Prozent ihrer Zeit allein mit den langen und wachsenden Daten-Streams. Die geschätzten Kosten für die Wirtschaft: $997 Milliarden jährlich.

Arbeitest auch Du mehr für Deinen Posteingang als für Dich selbst?

Verbringst Du viel zu oft Stunden auf irrelevanten News Feeds oder zweitrangigen Aufgaben? Bist Du stets beschäftigt, aber fühlst Dich selten produktiv? Selbst wenn alles, was Du tust, beruflicher Natur ist: Es fällt uns allen schwer, im digitalen Raum Prioritäten zu setzen.

Im Prinzip sind Deine Möglichkeiten zweierlei. Abschalten oder managen. Wir empfehlen Dir eine Kombination aus beidem, denn wer kann es sich im heutigen Berufsleben schon leisten, stundenlang offline zu gehen. Zum Glück gibt es wirksame Strategien, um effizient zu arbeiten und endlich wieder Herr seiner eigenen Zeit zu werden – digitaler Overload, das war’s!

1. Erkenne das Problem

Der erste Schritt ist, das Problem als solches zu erkennen. Reduziere Deine Online-Zeit auf wenige Stunden am Tag. Heute bist Du vielleicht noch gerne rund um die Uhr informiert, aber schon morgen hat die digitale Welt Auswirkungen auf Deine Arbeit und wie Du Deine Zeit am Arbeitsplatz managst.

Gib ihm einen Namen – und dafür allein gibt es inzwischen viele:

  • FOMO (fear of missing out)
  • FOBO (fear of being offline)
  • Nomophobia (fear of being out of mobile phone contact)

Diese stören unseren Arbeitsalltag immens. Der ständige Stress macht es uns unmöglich konzentriert zu arbeiten.

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2. Erobere Deine Zeit zurück

Teile Dir Deine Zeit sinnvoll ein. Wir wollen Dir dazu ein kleines Experiment vorschlagen: Checke erst all Deine E-Kommunikation und schalte dann alles aus oder schließe die Tabs Deines Browsers. Stelle Dir einen Wecker und sieh erst nach 15 Minuten wieder nach Deinen E-Mails. Diesen Zeitraum kannst du langsam verlängern und an Deine beruflichen Bedürfnisse anpassen.

3. Gönn’ Dir eine Pause

Diese Strategie ist von den Studien Nathaniel Kleitmans inspiriert, der die These aufstellte, dass unser Gehirn in 90-minütigen Zyklen zwischen Aktivität und Pausen arbeitet. Es ist also ratsam, alle eineinhalb Stunden eine Pause einzulegen, gerade wenn du viel mit Multitasking im Job konfrontiert wirst, was Deinen Kopf besonders strapaziert. Eine Kaffeepause, 10 Minuten Bürogymnastik, ein kleiner Spaziergang an der frischen Luft, oder etwas Musik – all das lädt die Batterien schnell wieder auf.

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4. Eines nach dem anderen

Seien wir mal ehrlich: Wenige E-Mails verdienen Deine sofortige Aufmerksamkeit und manche Nachrichten sind einfach nicht so relevant für Deinen Job. Es ist ein Leichtes, sich von den ständigen Aktualisierungen des Feeds ablenken zu lassen. Gib Deiner Konzentration eine Chance, Du wirst sehen, wie viel erfolgreicher Du in der Kundenkommunikation bist und wieviel besser das Gespräch mit Kollegen läuft. Dein Newsfeed läuft nicht weg!

5. Und Multitasking? Lieber nicht.

Zwei Dinge auf einmal zu erledigen, das hört sich erstmal doppelt effizient an. Studien weisen aber darauf hin, dass Multitasking die Produktivität tatsächlich um 40 Prozent senkt. Das Problem des Multitasking liegt darin, dass Dein Gehirn viel mehr Zeit braucht, um sich wieder einzufinden, wenn es von Aufgabe zu Aufgabe springen muss. Die digitale Welt überlasst uns oft dem schönen Gefühl besonders viel schnell zu erledigen, im Normalfall arbeiten wir so aber schlicht weniger effizient. Gewöhne Dir Multitasking ab, Du wirst weniger erschöpft, überfordert und vor allem produktiver sein!

6. Filtere Deinen Input!

Tools, um Online-Kommunikation so einfach und produktiv wie möglich zu gestalten gibt es inzwischen für jeden Geschmack. Outlook, Gmail und die meisten anderen E-Mail Tools bieten nützliche Regeln und integrierte Filter, mit denen Du bestimmen kannst, was direkt bei Dir ankommt.

Ein Beispiel: Für Newsletter, Rechnungen, Social-Media-Benachrichtigungen und E-Mails, in denen Du nur in ‘cc’ gesetzt wurdest, kannst Du Ordner definieren, die Du dann später bearbeitest. Um Dich auf dem Laufenden zu halten, kannst Du ein oder zwei Nachrichten-Apps wie Google News, Flipboard oder Reeder installieren und die für Dich relevanten Themenbereiche festlegen. So erledigst Du Deine Arbeit und informierst Dich regelmäßig, ohne Zeit zu verschwenden. Du musst nicht alles sofort wissen, lesen und gesehen haben!

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7. Raus mit Dir!

Öffne das Fenster, geh’ raus vor die Tür, dreh’ eine kleine Runde. Manchmal überfordert einen der Bildschirm, mit seinen vielen Tabs und Popups, das klingelnde Telefon, die Hintergrundgeräusche im Büro. Forbes-Coach Aaron Levy empfiehlt, sich einen Moment Zeit zu nehmen und einfach aus- und einzuatmen, wenn Dir alles zuviel wird. Genieße die frische Luft und das ungefilterte Tageslicht. Bereits nach ein paar Minuten kommst Du zurück in das Büro und wirst sehen: die Arbeit fällt Dir viel leichter.

8. Entscheide Dich

Wie man es dreht und wendet, du kannst nicht überall sein und nicht alles wissen. Auch, wenn Du ständig online bist – irgendetwas verpasst Du so oder so. Entscheide Dich deshalb für Dinge und Menschen, die wirklich wichtig sind, und beschränke Deine Online-Kommunikation auf bestimmte Zeiten und Geräte. Ein einfacher Trick: Lösche die Social-Apps von Deinem Smartphone. Im Beruf wirst Du sie sehr wahrscheinlich nicht brauchen und sie sind ein idealer Nährboden für Ablenkung von Deinen Arbeitsaufgaben.

9. Setze den Benachrichtigungen ein Ende

Die vielleicht am einfachsten vermeidbare Ablenkung aller Zeiten: Sofortbenachrichtigungen. Es mag Dein E-Mail-Anbieter, LinkedIn oder die WhatsApp-Gruppe des Teams sein – der blinkende Bildschirm unterbricht selbst einen guten Arbeitsflow garantiert. Setz Dir Deine eigenen Ziele, anstatt Dich von fremdgesteuerten Benachrichtigungen verleiten zu lassen.

10. Schalte den Flugmodus ein

Du hast eine Deadline oder musst heute ein bestimmtes Ziel erreichen? Schalte den Flugmodus ein oder die Netzwerkverbindung aus, und konzentriere Dich für eine halbe Stunde nur auf die eine Aufgabe. Wähle kurze Zeitabstände, die Du realistisch und voller Energie durcharbeiten kannst: denn Erfolg motiviert! Der Consultant Bijal Choksi rät zu dieser Methode, um Dein Gehirn in einer extrem vernetzten Welt zu trainieren.

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Der digitale Arbeitsplatz birgt etliche Chance für Arbeitnehmer und Unternehmen doch diese müssen bewusst genutzt werden. Nur wenn die digitale Kommunikation optimal für Dich arbeitet, und nicht Du für Sie, entfaltet sie ihr wahres Potential und schafft ein neues Freiheitsgefühl in der Kommunikation.

Digitaler Overload: Ein Schritt nach dem anderen

Es sind ganz kleine Schritte, die uns langsam zu einem produktiveren Arbeitsalltag führen. Und sie sind nicht schwer zu gehen. Du musst nicht alle Strategien auf einmal verfolgen, fange an mit ein oder zwei, die Dir zusagen und zu Deinem Job passen. Du wirst sehen: konzentriertes Arbeiten macht uns nicht nur effizienter, sondern auch glücklicher!

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