Wie wir unsere Kommunikation am Arbeitsplatz im Griff behalten und produktiver werden

Wie wir unsere Kommunikation am Arbeitsplatz im Griff behalten und produktiver werden

05. April 2018

Das digitale Universum verdoppelt sich alle zwei Jahre. Zwischen 2010 und 2020 soll das Datenvolumen unserer Kommunikation um einen Faktor 50 wachsen. Wir tauschen immer mehr Informationen aus, wir kommunizieren immer öfter.

Ob privat oder im Job, wir nutzen 9 Apps pro Tag, um mit unseren Freunden, Kollegen und Geschäftspartnern zu kommunizieren. Bist Du für einen digitalen Vorreiter wie Uber tätig, hast Du schon Zugriff auf 260 Business-Tools für den Informationsaustausch. Wer kann bei dieser Vielfalt Herr seiner Kommunikation und produktiv im Job bleiben?

Warum unsere Produktivität trotz digitaler Tools abnimmt

Doch halte Dich fest: Unsere Produktivität hat trotz der vielen neuen Kommunikationsmöglichkeiten, mit denen wir zu effizienteren Arbeitsmenschen werden wollen, abgenommen. Während die Produktivität im ersten Jahrzehnt der 2000er Jahre – der frühen Phase des Internets – noch um jährlich 2 Prozent wuchs, hat sie von 2011 bis 2015 um nur noch 0,4 Prozent zugenommen.

Wir sind weniger produktiv, obwohl wir uns nahezu rund um die Uhr im Einsatz für unseren Job wähnen. Unser Gefühl, beschäftigt zu sein und intensiv zu arbeiten, ist so groß wie nie zuvor – und gleichzeitig nimmt unser Leistungsvermögen ab. Du kennst das Gefühl: Dein Arbeitstag wird immer engmaschiger und komprimierter. Mehr Meetings, mehr Emails, mehr Aufgaben – von allem scheint es jeden Tag etwas mehr zu werden am Arbeitsplatz, nur nicht mehr Zeit! Wie ist es dazu gekommen?

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1. E-Mail ist eine kommunikative Sackgasse

Wie nahe ultimative Freiheit in der Kommunikation und Unproduktivität am Arbeitsplatz beieinander liegen, zeigt das Beispiel E-Mail. 144 von 200 E-Mails, die Du in einem durchschnittlichen Bürojob erhältst, sind völlig irrelevant für Dich. Im Durchschnitt verbringen wir 2,5 Stunden täglich mit der Bearbeitung von E-Mails.

Der französische IT-Dienstleister Atos Origin war das erste Unternehmen, das die Einstellung von E-Mail als internes Kommunikationsmittel öffentlichkeitswirksam eingestellt hat. Der Grund: E-Mail-Kommunikation ist eine Einbahnstraße, sie ist ineffizient und führt zu einem weniger menschlichen Umgang von Mitarbeitern untereinander.

2. Virtuelle Teams treffen auf ausgediente Arbeitskultur

Die Anzahl der Remote-Arbeitsplätze haben sich in den letzten Jahren nahezu verdoppelt. Wenn Dir Dein Arbeitgeber das Arbeiten von zuhause gestattet und Du Teil eines internationalen virtuellen Teams bist, gehörst Du heute nicht mehr zu den Exoten im Arbeitsleben, sondern zur Norm. Virgin-Gründer Richard Branson nennt das klassische Office ein Relikt aus alten Zeiten.

Doch nur wenige Firmen haben ihre Kultur an die neue Arbeitsweise angepasst und bieten Mitarbeitern wie Dir eine moderne Infrastruktur, die Deine Produktivität fördern und den zwischenmenschlichen Austausch mit Deinen Kollegen über reibungslos funktionierende Kommunikationsmittel ermöglichen.

3. Wenn Job und Privatleben miteinander verschmelzen

Es ist im Grunde genommen eine Konsequenz des zuvor genannten Aspekts: Die Virtualisierung der Arbeitswelt hat zu einer Always-on-Mentalität geführt, bei der Dir die Trennung zwischen Deinem Job und Deinem Privatleben immer schwerer fällt. Dringend benötigte Ruhephasen gibt es – mit Ausnahme Deiner Schlafenszeit – kaum mehr. Das macht Dich unproduktiv und gibt Dir das Gefühl, dass Du die Kontrolle über Deine Kommunikation verloren hast.

Wie Du produktiver arbeitest und besser kommunizierst

Die gute Nachricht: Du bist nicht allein. Wir sind an einem Punkt angekommen, an dem sich viele Menschen fragen, wie wir unsere Kontrolle über unsere Kommunikation und unsere Arbeit … und letzten Endes die Kontrolle über uns selbst wieder zurückgewinnen.

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1. Entscheide Dich für wenige Universal-Tools

Das Internet ist voll von Blogartikeln wie “20 Tools Your Business Should Be Using”. Möglichst viele Tools sind nicht die Lösung für Dein Produktivitätsproblem, sie sind eines seiner Ursachen. Wenn Du an Deinem Arbeitsplatz mehr Zeit mit der Organisation Deiner Tool-Sammlung als mit Deiner eigentlicher Aufgabe verbringst, benutzt Du definitiv zu viele Tools.

Jedes Tool bietet Dir laufend neue Features, in die Du Dich zunächst einmal einarbeiten musst, bevor Du sie produktiv nutzen kannst. Bis Du ein routinierter Nutzer bist, vergehen einige Wochen – wertvolle Zeit, die Dir für Deinen eigentlichen Job und das Erreichen Deiner persönlichen Ziele am Ende fehlt.

Konzentriere Dich in Deinem Office-Alltag auf wenige Tools, die wirklich essentiell für Deinen Job sind, zum Beispiel Asana oder Trello für das Projektmanagement, G Suite oder Microsoft Office 365 für File-Sharing und Kollaboration, Slack oder Skype für Business für Gruppen-Chats und natürlich NFON für Deine Sprachkommunikation – denn wie Du weißt, ist Sprache die effektivste Form der Kommunikation.

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2. Konzentriere Dich jeweils auf nur eine Aufgabe

Dein Gehirn arbeitet im dynamischen Arbeitsalltag auf Hochtouren. Gib ihm eine Chance und konzentriere Dich jeweils immer nur auf eine einzige Aufgabe. Der digitale Overload ist ein bekanntes Phänomen im modernen Büroalltag, viele Apps und Alerts lenken Dich schnell von Deinen eigentlichen Aufgaben ab. Ließ unseren letzten Blogbeitrag – dort geben wir Dir wertvolle Tipps, wie Du Dich davon Schritt für Schritt befreien kannst.

Doch grundsätzlich gilt: Wenn Du die Kontrolle über Deine Kommunikation am Arbeitsplatz zurückgewinnen willst, solltest Du Dich vom Multitasking und schnellem Task-Switching verabschieden. Der Anteil der Multitasker hat von 57 Prozent unter den Babyboomer auf 87 Prozent für die Generation Z zugenommen – und wie wir gelernt haben, hat die Produktivität darunter gelitten. Unser Gehirn arbeitet sequentiell und kann immer nur eine Aufgabe nach der anderen bewältigen.

Multitasking funktioniert nur, wenn mindestens eine Aufgabe automatisch abläuft, zum Beispiel Kaugummi-Kauen beim Spazierengehen. Aber eine E-Mail schreiben, während Du gleichzeitig aufmerksam an einer Telefonkonferenz teilnimmst? Das kann nicht funktionieren – und weil Du das eigentlich weißt, entsteht eine Stresssituation, die sich ganz einfach vermeiden ließe. Kommuniziere jeweils immer nur auf einem Kanal und bearbeite Deine Aufgaben der Reihe nach.

3. Setze auf interaktive Kommunikationskanäle

Wie uns die eingangs erwähnten Zahlen zeigen, hat die Generation E-Mail eine kommunikative Einbahnstraße eingeschlagen. E-Mail eignet sich deshalb besonders gut als Beispiel für eindimensionale Kommunikation, weil jeder Büroarbeiter das Problem der täglichen E-Mail-Flut nachvollziehen kann.

Doch neben E-Mails können auch andere Kommunikationsformen in eine Sackgasse führen. Textnachrichten, Twitter-Posts oder Voicemail – das alles sind Kanäle, bei denen Du schnell die Kontrolle über den Kommunikationsfluss verlierst. Antwortet Dein Gegenüber nicht schnell auf Deine WhatsApp, von der Du sogar siehst, das sie angekommen und gelesen wurde, entsteht für Dich eine Stresssituation, die Dich von anderen Aufgabe ablenkt und Deine Produktivität in den Keller sinken lässt.

Motiviere Dich und greife lieber öfter einmal zum Telefonhörer und nutze die Vorteile diese bewährten interaktiven Kommunikationskanals. Das ist der einfachste Weg, die Kontrolle über Deine Kommunikation zu behalten und in Zeiten digitaler Kommunikation Dein Freiheitsgefühl am Arbeitsplatz zu bewahren. Bestimme souverän, wann Du kommunizieren willst, mit wem, zu welchem Thema und über welchen Kommunikationskanal.

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