E-Mail, Chat oder Telefon: Wie aus Dir ein beliebter und effizienter Arbeitskollege wird

E-Mail, Chat oder Telefon: Wie aus Dir ein beliebter und effizienter Arbeitskollege wird

19. June 2018

Nie zuvor hattest Du eine größere Auswahl an Kommunikationsmitteln an Deinem Arbeitsplatz. Und bestimmt stellst Du Dir häufig eine der folgenden Fragen: Schreibe ich meinem Kollegen eine E-Mail? Oder greife ich lieber zum Telefon? Treffen wir uns zum nächsten Teammeeting persönlich? Oder ist vielleicht eine Webkonferenz effizienter?

Es ist die sprichwörtliche Qual der Wahl, die uns die neuen Möglichkeiten digitaler Kommunikation bescheren. Dank Cloud-basierter Kommunikationslösungen können wir uns an unserem Arbeitsplatz theoretisch zu jederzeit und an jedem Ort der Welt verständigen. Dabei ist die Wahl des geeigneten Kommunikationsmittels entscheidend. Schließlich verfolgen wir mit jeder Interaktion ein Ziel.

Für welche Zwecke sich welche Kommunikationsmittel eignen und in welchen Situationen es einen glasklaren Favoriten gibt, erklären wir Dir in diesem Blogbeitrag.

E-Mail: Digitaler Klassiker mit Schwächen
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Online-User auf der ganzen Welt verschicken tagtäglich die beeindruckende Anzahl von 280 Milliarden E-Mails. Damit zählt E-Mail-Kommunikation zu den populärsten Formen des digitalen Informationsaustauschs. Doch aus eigener Erfahrung weißt Du sicherlich, dass mittlerweile viele Organisationen im Überfluss per E-Mail kommunizieren: Im Schnitt haben 144 von 200 Nachrichten keinerlei Relevanz für den Empfänger.

Wann Du auf E-Mail setzen solltest

E-Mails sind das perfekte Kommunikationsmittel zum Teilen von Informationen – und zwar immer dann, wenn Du als Absender keine unmittelbare Antwort auf Deine Nachricht benötigst. Besonders wenn Du allgemeine Informationen zu einem bestimmten Thema mit einer größeren Gruppe teilen möchtest, ist die gute alte E-Mail eine sichere Wahl. Du brauchst Dich nicht nach dem Terminkalender der Empfänger richten und lässt jedem Empfänger Zeit, die erhaltenen Informationen in seinem eigenen Tempo zu verarbeiten.

Wofür sich E-Mails eher nicht eignen

Die Kommunikation per E-Mail gilt als Paradebeispiel für digitale Einbahnstraßen-Kommunikation, bei der der Faktor Mensch untergeht. E-Mails eignen sich nicht für die Pflege Deiner persönlichen Beziehungen und führen bei ausufernder Nutzung zu sinkender Produktivität. Das französische IT-Service-Unternehmen Atos Origin gehörte zu den ersten Firmen, die E-Mails aus diesem Grund sogar komplett aus ihrem Büroalltag verbannt haben.

Chat: Schnelles und zwangloses Multitalent
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Im Gegensatz zur E-Mail-Kommunikation sind Chat-Nachrichten glasklare Effizienz-Sieger. Wie oft saßt Du vor einer E-Mail und hast minutenlang an Deiner Formulierung gefeilt, bevor Du „Senden“ geklickt hast? Im Gegensatz dazu lebt Chat von der schnellen Interaktion. Zeitraubende Formalitäten sind weniger wichtig, solange der Umgangston freundlich ist. Das macht Chat schnell und effizient.

Wann Du auf Chat setzen solltest

Chat und Instant Messaging eignen sich hervorragend für schnelle Frage- und Antwort-Dialoge zu ganz konkreten Fragestellungen. Du benötigst zeitnahes Feedback zu einer Deiner Aufgaben, kannst Deinen Kollegen aber nicht anrufen, weil er sich gerade in einer Konferenz befindet? Hier ist Chat das Kommunikationsmittel der ersten Wahl. Emoticons und Memes geben jeder Nachricht einen persönlichen Touch und sind damit für das lockere menschliche Miteinander besser geeignet als steife E-Mail-Nachrichten.

Wofür sich Chat eher nicht eignet

Gruppen-Chats und Dialoge zu komplexen Themen können schnell ausarten. Viele Organisationen beschäftigen sich damit, wie sie Disziplin und Ordnung in ihre Chat-Kommunikation bringen. Apps wie Slack können schnell zu Produktivitätseinbußen führen, wenn Mitarbeiter nicht wissen, wann der Punkt erreicht ist, den Chat einzustellen und zum persönlichen Gespräch überzugehen.

Exzellente Kommunikation und mehr Miteinander sind wichtiger denn je. Gleichzeitig sind viele Mitarbeiter mit den vielen neuen Möglichkeiten digitaler Kommunikation überfordert. In diesem Blogbeitrag beschäftigen wir uns mit einem alternativen Ansatz für die digitale Transformation, bei der Menschen im Mittelpunkt stehen.

Telefon: Persönlich und mit hohem Wirkungsgrad
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Wo die schriftliche Kommunikation per Chat und E-Mail an ihre Grenzen stößt, spielt das Telefongespräch seine Stärken aus. Kaum eine andere Kommunikationsform ist so effektiv wie der persönliche Dialog. Kein Wunder also, dass die Beliebtheit der Sprachkommunikation rasant zunimmt: WhatsApp verzeichnet täglich mehr als 100 Millionen Sprachanrufe und intelligente Alltagshelfer wie Amazon Alexa, Apple Siri und Google Assistant funktionieren allesamt per Sprache.

Wann Du auf Telefonate setzen solltest

Ob Du einen komplexen Sachverhalt mit einem Deiner Kollegen besprechen oder einen Konflikt besänftigen möchtest: Die Kommunikation per Telefon ist neben dem persönlichen Gespräch von Angesicht zu Angesicht das wirksamste Mittel. Besonders Kollegen, die im Home Office arbeiten oder häufig verreisen, sollten sich mehrmals täglich mit ihren Kollegen in Telefonaten austauschen, um den persönlichen Draht nicht zu verlieren und die gemeinsame Vertrauensbasis zu pflegen.

Wofür sich Telefonate eher nicht eignen

Jüngere Kollegen der Generationen Y und Z neigen aufgrund ihrer Konditionierung durch Instant Messaging und Social Media weniger zum Telefonieren. Verzichten solltest Du dennoch nicht auf den Telefonanruf, wenn es das Thema erfordert. Kündige Deinen Anruf durch eine kurze Chat-Nachricht an. Sollen an einem Gespräch mehr als zwei Personen teilnehmen, erfordert die Einrichtung einer Telefonkonferenz ein wenig Organisation vorab – eine Kalendereinladung per E-Mail ist dann die sichere Wahl.

 

Video: Effektiv, aber nicht jedermanns Sache
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Die Kommunikation per Video ist ein großartiges Mittel, um die persönliche Beziehung zu Deinen Kollegen auszubauen. Im Gegensatz zu E-Mail, Chat und Telefon punktet Video durch visuelle Kommunikation, die ein wichtiger Aspekt menschlicher Kommunikation ist. Sie minimiert das Risiko von Missverständnissen, weil neben der Tonspur auch der Gesichtsausdruck Deines Gegenübers sichtbar ist.

Wann Du auf Video setzen solltest

Vergleichbar mit Telefonaten, liegt auch bei der Video-Kommunikation die Stärke im persönlichen Dialog. Video ist immer dann die erste Wahl, wenn ein persönliches Meeting nötig, aber nicht möglich ist. Verwende dieses Kommunikationsmittel, um Dich mit Kollegen an anderen Standorten oder im Home Office zu komplexen Themen auszutauschen. Die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht schafft Verbindlichkeit und stärkt die Beziehung.

 

Wofür sich Video eher nicht eignet

Handelt es sich um Dein erstes Gespräch mit einem neuen Kollegen, tendieren – je nach individuellem Charakter – einige Menschen zur Zurückhaltung: Schüchterne Kollegen fühlen sich in der Video-Kommunikation schnell überfordert, wenn sie ihren Gesprächspartner noch nicht einschätzen können. Um das Eis zu brechen, bietet sich daher im ersten Gespräch das Telefon als bewährtes Kommunikationsmittel an.

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