Der digitale Arbeitsplatz: Zurück in die Zukunft?

Der digitale Arbeitsplatz: Zurück in die Zukunft?

10. October 2018

Im Gartner-Artikel „Top 10 Technologies Driving the Digital Workplace“ handelt es sich, streng genommen, bei einer der genannten Technologien eigentlich um keine Technologie. Neben Dingen wie Embedded Analytics, virtuellen PAs und „Personal Clouds“ findet sich ein Designkonzept aus den 1950ern namens „Bürolandschaft“.

Ja, Sie haben richtig gelesen. Um zu verstehen, welche neue Relevanz diese 60 Jahre alte Idee hat, müssen Sie zurück an den Anfang gehen.

Die ersten modernen und gebrauchsfertigen Workspaces

Die Bürolandschaft wurde von den beiden Brüdern Eberhard und Wolfgang Schnelle um 1958 als Reaktion auf die seismischen Veränderungen des sozialen Gefüges in der Nachkriegszeit in Westdeutschland ins Leben gerufen.

Menschen waren misstrauisch gegenüber Hierarchien geworden, und das Land war plötzlich gleichberechtigter und egalitärer als je zuvor. Zur gleichen Zeit erlebte Westdeutschland ein schnelles Wirtschaftswachstum mit modernen, neuen und produktivitätsorientierten Unternehmen, die in die Welt exportierten.

Diese Bedingungen veranlassten die Brüder, den Status Quo des Bürodesigns abzulehnen und radikale neue Wege zu gehen. Zu jener Zeit waren die meisten Angestellten in europäischen Büroräume durch verschlossene Türen voneinander getrennt. In größeren Räumen saßen Gruppen von Büroangestellten, Schreibkräften und anderem Personal an Schreibtischen. Diese Anordnung verstärkten eine strenge Bürokultur und straffe Abläufe.

Die Bürolandschaft hatte eine revolutionäre Wirkung und ist heute der dominierende Ansatz für die Planung einer Büroumgebung. Großraumbüros, Topfpflanzen, Cubicles, irreguläre Geometrie und zwanglose Pausenbereiche sind Innovationen, die wir auch heute noch antreffen.

Die heutige Relevanz der Bürolandschaft

Laut Gartner unterstreicht die Bürolandschaft die „Rolle des physischen Büros für den digitalen Arbeitsplatz. Die Konfiguration von Büroräumen ist wichtig, insbesondere bei der Unterstützung der mobilen Workforce.“

Worauf Gartner verweist, ist die Notwendigkeit, die Grundprinzipien der Bürolandschaft für das 21. Jahrhundert zu aktualisieren. Ihre ursprüngliche Manifestation der 1950er und 1960er Jahre – das allgegenwärtige „Cubicle“ – war noch Jahrzehnte später relevant. Aber es gibt neue Anzeichen dafür, dass Cubicles ihren Zenit überschritten haben.

Jedenfalls können sie ihren Zweck nicht mehr erfüllen: die zunehmende Interaktion zwischen Kollegen. Eine kürzlich von Forschern der Universität von Sydney, Australien, durchgeführte Studie kam zu dem Schluss, dass die den Großraumbüros zugeschriebenen moralischen und produktivitätssteigernden Eigenschaften „keine Grundlage in der Forschungsliteratur“ haben. Betrachtet man die Größe der Studie – befragt wurden 42.000 Personen aus über 300 Büros – so ist dies ein aussagekräftiges Statement.

Im Vergleich mit Mitarbeitern, die in Räumen ohne Trennwände arbeiten, stellte die Studie fest, dass Beschäftigte in privaten Büros mit ihrer Umgebung viel zufriedener waren. Nicht so sehr wegen des Platzes, aber aufgrund unerwünschter Geräusche und mitgehörter Gespräche von Kollegen.

Bei Mitarbeitern in Räumen ohne Trennwände, die eine wesentlich größere „Leichtigkeit der Interaktion“ mit Kollegen genossen, fand die Studie tatsächlich kaum Unterschiede bezüglich der Erfahrungen von Mitarbeitern in privaten Büros. Angestellte in privaten Räumen waren jedoch sogar zufriedener damit, wie sie mit den anderen interagieren konnten, als jene, die im Großraumbüro arbeiteten.

Wie Sie einen neuen digitalen Workspace schaffen

Um mit dem Ansatz Bürolandschaft weiterzukommen, schlägt Gartner vor, dass „CIOs mit der Facility-Abteilung zusammenarbeiten, um Veränderungen herbeizuführen. Dies kann auch bedeuten, mehr intelligente Arbeitsbereiche zu entwickeln und das Internet der Dinge zu nutzen.“

Intelligente Gebäude sind solche, die vernetzte Sensoren und Geräte mit intelligenter Software und dem physischen Aufbau des Gebäudes verbinden. Es ist klar, dass intelligente Gebäude zweifellos große Auswirkungen auf die Arbeitsplätze der Zukunft haben werden.

Viele Unternehmen haben den Eindruck, dass sie noch einige Jahre davon entfernt sind, die Vorteile intelligenter Gebäude zu nutzen, da sie erst Räumlichkeiten verlegen oder erhebliche Summen in die Umrüstung ihrer Umwelt investieren müssten.

Für Unternehmen, die einen evolutionären Ansatz suchen, bietet die Bürolandschaft einige Leitprinzipien, die bei der Entscheidungsfindung am Arbeitsplatz unterstützen. Diese lauten:

1. Ermutigen Sie Mitarbeiter, miteinander zu kommunizieren
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Das bedeutet nicht, dass Angestellte am selben Ort sein müssen. Fördern Sie das Konzept der „virtuellen Nähe“, indem Sie Mitarbeitern die Möglichkeit geben, unabhängig von ihrem Standort als Team zu arbeiten. Die NFON Cloud Telefonanlage ermöglicht genau das – von jedem Endgerät oder Standort aus mit einer Vielzahl von Funktionen zur Kollaboration.

Wenn Mitarbeiter im Büro sind, sollten Sie eine aufgabenbasierte Arbeitsumgebung einrichten. Anstatt jedem Angestellten einen eigenen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen, legen Sie Arbeitszonen fest, die für verschiedene Arten von Arbeit reserviert sind, zum Beispiel Zusammenarbeit, Konzentration oder Entspannung.

2. Schaffen Sie Barrieren zum Informationszugang ab
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Eine der Eigenschaften der Bürolandschaft ist das Gleichheitsprinzip – jeder Mitarbeiter sollte gleich behandelt werden, ungeachtet der Organisationshierarchie. Das bedeutet, dass sich alle die gleichen Parkplätze, Kantinen und Toiletten teilen, unabhängig von der Position im Unternehmen. Es bedeutet auch, dass jeder den gleichen Zugang zu privaten Räumen, Konferenzräumen und anderen Einrichtungen erhält.

Gestalten Sie den Informationsfluss so effizient wie möglich, beseitigen Sie Silos und verbreiten Sie Wissen im gesamten Unternehmen. Dies hat einige Unternehmen dazu veranlasst, papierlose Bürorichtlinien, Wikis und sogar die Idee, dass niemand jeden Tag denselben festen Schreibtisch hat, zu übernehmen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie am offenen Arbeitsplatz am effektivsten kommunizieren können.

3. Fördern Sie persönliche Freiheit und Autonomie
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Die Welt ist ein hektischer Ort und Büros müssen Zuflucht bieten – ein Ort, an dem Mitarbeiter sich gerne aufhalten, was sie wiederum produktiver macht.

Manche Mitarbeiter wollen oder müssen jedoch oft woanders sein. Sorgen Sie also dafür, dass sie sich nicht entfernt fühlen, egal ob zu Hause oder unterwegs.

Menschen reagieren unterschiedlich auf verschiedene Umgebungen. Einige werden von lautem Tippen belebt, andere brauchen einen Ort zum Nachdenken. Unterschiedliche Aufgaben, die im Laufe eines Arbeitstages anfallen, erfordern verschiedene Umgebungen. Das kreative Brainstorming, das vertrauliche Interview: Schaffen Sie eine vielfältige Umgebung und lassen Sie Ihre Mitarbeiter ihren eigenen Weg finden – mit der Freiheit zu kommunizieren, wie sie es wollen.

Die Bürolandschaft ist immer noch das richtige Konzept. Es muss lediglich neu durchdacht werden, um die virtuellen und mobilen Anforderungen des digitalen Zeitalters zu erfüllen. Dazu braucht es vor allem technologische Innovationen.