Das A und O für Deine digitale Kommunikation: Auf den Menschen kommt es an!

Das A und O für Deine digitale Kommunikation: Auf den Menschen kommt es an!

25. April 2018

Im digitalen Raum ist das Motto in aller Munde: People First! Organisationen nutzen digitale Kommunikation nicht, weil sie existiert: Vielmehr werden neue Technologien entwickelt, weil sie Menschen einen Mehrwert bringen.

Intern verbessern Kommunikationstools seit Jahren die Produktivität und den Austausch zwischen Mitarbeitern, extern erleichtern sie die Arbeit mit Partnern und verbessern das Kundenerlebnis. Unternehmen, die digitale Kommunikation früh ernst genommen und umgesetzt haben, fahren damit sehr gut. SAP, zum Beispiel, das internationale Softwareunternehmen aus Walldorf, nutzt die Vorteile seit Jahren. McInnis-Day sagt, dass „[Technologie] Prozesse beschleunigt und einen wesentlichen Beitrag zu unserer Arbeit über Kontinente und Zeitzonen hinweg leistet.“ Eine der größten Vorteile die sich aus der digitalen Kommunikation ergeben sind genau diese zwischenmenschlichen Netzwerke und Kontakte, die durch die Digitalisierung überhaupt erst möglich werden.

Digitale Kommunikation öffnet noch ganz andere Türen für Unternehmen. Verteilte oder globale Teams, sind seit der Ära der Telefonkonferenzen überhaupt erst denkbar. Wie Taylor Wallace, Gründer von WeVue so treffend sagt: „In unserem Privatleben ist digitale Kommunikation inzwischen allgegenwärtig, das Berufsleben allerdings hinkt meist noch hinterher. Viele Mitarbeiter wollen und erwarten entsprechende Tools auch an ihrem Arbeitsplatz. Diese Erwartungen sollte ein Unternehmen erfüllen können.“

Exzellente Kommunikation und mehr Miteinander sind wichtiger denn je
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Digitale Kommunikation stellt andere Anforderungen an Menschen. Ein digital arbeitender Mitarbeiter muss heute ein lokales und ein globales Mentalität mitbringen, denn Digitalisierung erlaubt Unternehmen sowohl die Kommunikation zwischen Abteilungen im gleichen Gebäude als auch mit Kunden auf der ganzen Welt. Die technischen Möglichkeiten sind also gegeben, funktional wird es aber erst, wenn Mitarbeiter auch die entsprechenden Kompetenzen mitbringen.

Emotionale Intelligenz wird durch die Maschine nicht überflüssig, im Gegenteil – sie ist wichtiger denn je. Digital zu kommunizieren ist kaum vergleichbar mit face-to-face. Trotzdem Vertrauen einzuflößen, und emphatisch zu wirken, will gelernt sein.

Digital öffnet die Türen zur Welt, aber die Vorbereitung muss der Nutzer leisten. Globale Teams bringen erst dann Vorteile mit sich, wenn die Unterschiede und Besonderheiten als Chancen gesehen werden und die Mitglieder sich nicht gegen Veränderungen sperren.

Da so manches wegfällt, von Körpersprache bis Mimik, sollten Mitarbeiter in ihrer zukünftigen Kommunikation maximal präzise sein. Unmissverständlich ausdrücken zu können, was du erwartest ist ein großes Plus. Dabei ist das Medium extrem relevant. Ein Anruf funktioniert anders als eine E-Mail, funktioniert anders als Slack, funktioniert anders als IM. Die Kommunikation muss entsprechend angepasst werden.

Die Zielgruppe kennen und respektieren, und das sind neben den Kunden durchaus auch die Kollegen, ist ein weiterer Schlüssel zum Erfolg digitaler Kommunikation. Wenn es dir gelingt deine Kommunikation an sprachliche Register, kulturelle Besonderheiten und individuelle Persönlichkeiten anzupassen, wird digitale Kommunikation dein Baumaterial für neue Brücken der Verständnis.

Digitale Kommunikation ohne den Menschen ist wie eine Diätpille

Stell dir eine x-beliebige Diätpille vor. Es ist nur allzu verlockend: ein bisschen Geld für ein Wundermittel ausgeben, anstatt ein Leben lang Sport zu treiben und auf deine Ernährung zu achten. Das Problem: So einfach ist es nicht. Sport und gesunde Ernährung sind anstrengend und langwierig, aber letztendlich die einzige Lösung.

Digitale Kommunikation funktioniert nach dem gleichen Prinzip! Es gibt tolle Hilfsmittel, die den Prozess erleichtern und sogar Spaß machen, aber letztendlich muss der Mensch dahinter stehen und die digitale Realität in seinen Arbeitsalltag integrieren.

Die wichtigste Voraussetzung für erfolgreiche digitale Kommunikation ist das Engagement der Mitarbeiter. Egal welches Tool, erst mit der regelmässigen Nutzung stellt es einen Mehrwert dar. Die Einstellung „Baue es und sie werden kommen“ hat für das Feld der Träume funktioniert, in einem Business solltest du aber nicht darauf vertrauen. Prinzipiell gilt: Ein intuitives Tool, das in bestehende Workflows integriert werden kann oder ein konkretes Problem löst, findet mehr Anklang als ein zusätzlicher Arbeitsschritt, in den man sich erst neu einarbeiten muss.

Bevor du also die nächstbeste Diätpille kaufst- überlege welche Tools gut zu deinem Team, deiner Realität am Arbeitsplatz und natürlich den Bedürfnissen in deinem Beruf passen. Welche Probleme soll digitale Kommunikation lösen? Mit diesem Ansatz sparst du dir viel Geld und Zeit, selbst wenn es am Anfang nicht so scheinen mag.

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Ob vorsätzlich oder aus Versehen: Digitale Kommunikation ist schnell sabotiert
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In einer Studie in den USA fand man 2017 heraus, dass circa 70% der Arbeitnehmer nicht motiviert sind. Die Zahl ist niederschmetternd. Gerade in einem Office der Multigenerationen gestaltet sich die neue Kommunikation schwierig. Die Rituale, Routinen und Erwartungen an Kommunikation unterscheiden sich stark und manche Mitarbeiter fühlen sich ausgegrenzt, wenn neue Technologien eingeführt werden oder tun sich schlichtweg schwer mit ihnen.

Unmotivierte Mitarbeiter sind sicher besonders schlecht für digitale Kommunikation zu begeistern. Andererseits kann Digitalisierung auch gerade die Mitglieder eines Teams wieder an Bord holen, die sich schnell langweilen und in letzter Zeit lustlos im Büro die Stunden zählten. Durch neue Wege der Kommunikation kann die Arbeit und der Austausch mit Kollegen und Kunden plötzlich Freude bereiten. Die Kunst liegt darin einen guten Kompromiss für alle zu finden.

Ein weiterer heikler Punkt sind Emotionen, die digital manchmal vorschnell oder übermäßig kommuniziert werden. Gelegentlich kommen die natürlichen Barrieren abhanden, wenn es um Distanzlosigkeit oder Ärger geht. Gesunder Menschenverstand ist eben digital mindestens genauso wichtig wie in der analogen Welt. Der Mensch ist der Hauptfaktor für digitale Kommunikation ist, deshalb sollten Nutzung und Zusammenspiel auch gut gemanagt werden.

Menschen erwarten eine menschliche Antwort am anderen Ende des digitalen Kommunikationskanals
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So sehr digital begeistern kann, so sehr kann es auch ablenken. Digitale Tools sorgen dafür, dass Menschen ständig mit ihren Kollegen und ihrer Arbeitswelt verbunden sind- das kostet viel Energie. Auch aus diesem Grund sind wenige, sorgfältig ausgewählte Hilfsmittel die Antwort.  Die beste Lösung ist meist, dass Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess einbezogen werden oder sogar die Initiative ergreifen, denn sie wissen was am besten für sie ist. Die beste Lösung, das sind nicht immer die bekanntesten, beliebtesten Tools: Slack z.B., das sich allgemeiner Beliebtheit erfreut, schafft auch oft erst bestimmte Probleme, wenn der Großteil des Tages aus Kommunikation besteht und keine Zeit mehr für andere Aufgaben bleibt.

Ganze 2.617 Mal greift ein durchschnittlicher Smartphone-Nutzer zu seinem Gerät. In diesem Blog-Post lernen Sie 10 Strategien kennen, mit denen Sie den digitalen Overload am Arbeitsplatz in den Griff bekommen.

Das vielleicht größte Risiko der Kommunikation im digitalen Zeitalter liegt in dem Mangel an persönlichem Austausch. Mit dem persönlichen Gespräch gingen die Nuancen und die Wärme menschlicher Interaktion verloren. Das muss aber nicht so sein! Eine Persönlichkeit, die Anderen im Gedächtnis bleibt, deine eigene voice (oder die deines Unternehmens), kannst du durchaus entwickeln, verfeinern und auf die Tools abstimmen, die du nutzt. Vielleicht wirst du akzentuierter und deutlicher sein müssen, um dich digital zu präsentieren, doch es lohnt sich. Wir wollen echte Menschen am anderen Ende des Apparats – oder des Kollaborationstools.

Kurz: Andere wollen hinter den Zeilen erkennen können, wer und wie du bist. Davon lebt Kommunikation, egal in welcher Form sie sich präsentiert. Dein Wiedererkennungswert liegt in der Einzigartigkeit eines jeden Menschen und diese werden alle bemerken und schätzen. Diese positiven Erfahrung mit den Angestellten eines Unternehmens sind für Kollegen, Partner und Kunden zentral und tragen damit direkt zu dem Erfolg eines Unternehmens bei.

Digitale Kommunikation ist nur so gut wie die Menschen, die sie nutzen. Viele Unternehmen denken immer noch, dass digitale Kommunikation ein Allheilmittel für jedes Problem ist. Einmal angeschafft, soll das neue Tool zum Selbstläufer werden. In der Praxis zeigt sich aber zunehmend, dass der Erfolg fast ausschließlich vom Menschen abhängt. Nur, wenn die neue Technologie intelligent ausgewählt und auf die Mitarbeiter abgestimmt wurde, und diese sie gerne und sinnvoll zum Austausch mit Kollegen, Kunden und Partnern nutzen, kann sie ihr ganzes Potential entfalten.

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