Cloud-Telefonie-Träume werden wahr für die führende Wohltätigkeitsorganisation für Kinder

Der Wechsel von Make-A-Wish Nederland in die Cloud spart Zeit und Geld, das nun in die Betreuung von Kindern mit lebensbedrohlichen Erkrankungen fließt

Unternehmensbedürfnisse

Ein großer Büroumzug bot die perfekte Chance, eine alte PBX-Anlage zu ersetzen und die Art und Weise zu revolutionieren, wie Make-A-Wish Nederland (MAW) geschäftlich kommuniziert. Als Wohltätigkeitsorganisation war es wichtig, eine Lösung zu wählen, die die Investitions- und Betriebskosten minimiert und gleichzeitig den umständlichen Verwaltungsaufwand beseitigt.

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Vorteile für die Organisation

  • Die Notwendigkeit einer eigenen Infrastruktur entfällt und gleichzeitig reduzieren sich die laufenden Kosten
  • Höhere Zuverlässigkeit und einfache Skalierbarkeit im Vergleich zur vorherigen Lösung
  • Benutzer können das System selbst bedienen und ihre eigenen Einstellungen verwalten, wodurch die begrenzten IT-Ressourcen von MAW entlastet werden
  • Neue, flexiblere und mobile Arbeitsmethoden, sodass Benutzer von überall aus arbeiten und kommunizieren können

Der Vorteil von NFON ist, dass ich nun Zeit habe. Ich genieße es, mit NFON zu arbeiten.

Das große Cloud-Abenteuer einer Wohltätigkeitsorganisation für Kinder

Jedes Kind hat einen Wunsch. Vielleicht wird er sich eines Tages erfüllen, oder vielleicht verblasst er mit dem Erwachsenwerden.

Wenn das Leben von Kindern jedoch durch Krankheiten bedroht ist, werden diese Wünsche unglaublich wichtig. Ihre Zukunft wird unsicher. Die Zeit kann knapp werden.

Glücklicherweise gibt es jene, die unermüdlich daran arbeiten, diesen Wünschen eine Chance zu geben.

Make-A-Wish (MAW) ist eine globale Organisation, die sich der Verwirklichung der besonderen Hoffnungen und Träume von Kindern mit lebensbedrohlichen Krankheiten verschrieben hat.

Die niederländische Niederlassung Make-A-Wish Nederland wurde 1989 gegründet. Jedes Jahr kümmern sich Mitarbeiter und Freiwillige darum, dass die Wünsche von 650 Kindern mit Spendengeldern erfüllt werden.

„Die Wünsche sind sehr vielfältig und können überall auf der Welt erfüllt werden“, sagt Richard van der Vaart, Teamleider Financien.

„Etwa 70 Prozent der Wünsche werden in den Niederlanden erfüllt, der Rest im Ausland. Es hängt alles davon ab, was der Wunsch ist. Vor kurzem hatten wir ein Kind, das in die USA gereist war, um ein NBA-Basketballspiel zu sehen, und ein anderes, das hier in den Niederlanden für einen Tag bei der Müllabfuhr arbeiten wollte.“

Das Büro zieht um, die alte Telefonanlage bleibt zurück

MAW ist seit fast 20 Jahren im selben Büro in Woerden in der Nähe von Utrecht ansässig und zog kürzlich in den neuen Hauptstandort in der Nähe von Hilversum um.

Der ICT-Partner von MAW, Zetacom, wurde um Rat gebeten, welche technischen Lösungen mit in die neuen Räumlichkeiten umziehen und welche ersetzt werden sollten.

„Unser früheres System war eine vor Ort installierte Telefonanlage von Siemens, aber sie war veraltet“, erinnert sich Facilities Manager Alie Snel. Das System war auch nicht flexibel genug, um es mit den für den neuen Standort geplanten IP-Arbeitsstationen zu integrieren.

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„Wir brauchten etwas anderes“, sagte Alie. „Zetacom hat uns dann geraten, mit NFON auf eine Cloud-Lösung umzusteigen, und verdeutlichte uns alle Vorteile, mit denen wir rechnen konnten.“

Dazu gehörten nicht nur die gewünschte Kommunikations- und Konferenz-Funktionalität und günstigere Betriebskosten, sondern auch höhere Zuverlässigkeit und einfachere Skalierbarkeit.

Reibungslose Implementierung und schnelle Ergebnisse

Die Umstellung auf die NFON Cloud-Telefonanlage war ein unkomplizierter Prozess, bei dem die Benutzer während der Umstellung kaum oder nur vorübergehend gestört wurden.

Laut Alie verliefen die Nummernportierung und andere Planungsmaßnahmen reibungslos, und an jenem Tag gab es nur wenige Minuten Ausfallzeit.

Der größte Vorteil der Cloud-Telefonanlage ist möglicherweise die Kostenersparnis. Die Anforderung, die Infrastruktur vor Ort aufrechtzuerhalten oder Upgrades zu erwerben, fällt weg. MAW profitiert von niedrigen Tarifgebühren und kostenlosen Anrufen zwischen Mitarbeitern.

Entscheidend ist, dass MAW-Mitarbeiter jetzt viel weniger Zeit für System-Verwaltungsaufgaben aufwenden.

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Ein weiterer Faktor für die Kosten-Nutzen-Gleichung ist die Steigerung der Prozesseffizienz, welche durch die umfangreiche Kommunikationsfunktionalität von NFON ermöglicht wird. MAW Nederland kann so viele Arbeitsabläufe erheblich verbessern und modernere, flexiblere Arbeitsmethoden nutzen.

All dies setzt wertvolles Geld und Ressourcen frei, die in die Mission von MAW investiert werden können: Wünsche wahr werden zu lassen.

„Seit wir auf NFON umgestiegen sind, sparen wir eine Menge Kosten. Als Wohltätigkeitsorganisation müssen wir jeden Cent zweimal umdrehen“, sagt Alie.

„Ein weiterer Vorteil ist, dass sich die Anlage sehr gut skalieren lässt. NFON verfügt über ein Benutzerportal, das sehr einfach eingerichtet und verwendet werden kann. Alles lässt sich leicht ausbauen und wenn wir möchten, können wir die Anzahl der Benutzer jeden Tag ändern.“

Den Benutzern die Kontrolle geben

Da der Fokus auf der Organisation von Wünschen liegt, besitzt MAW eine schlanke IT-Abteilung mit nur einem Vollzeitmitarbeiter.

„Der Vorteil von NFON ist, dass ich mehr Zeit habe", erklärt Brian van Dorp, Medewerker ICT. In der Praxis kann Brian so viel Aufmerksamkeit auf strategische IT-Projekte richten – weit mehr als beim bisherigen Altsystem.

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“My experience with legacy products in the past proved very bad. Since I've been working with NFON, I've enjoyed it. It's also very easy to do everything from home; for example, I don't have to come to the office to deploy a deskphone.”

According to Brian, using the system is so easy that much of the responsibility has been given over to users.

“The great advantage of NFON is that users can manage their phones themselves. We have flexible working spaces here, so users can easily disconnect a device and log in somewhere else to continue working. This saves a lot of time and cost.”

“And when they are out of office, they can redirect their numbers and have both their mobile phone and their landline ring simultaneously to alert an incoming call. They can therefore work wherever they please!”

Ein erster Schritt in Richtung einer umfassenderen Cloud-Migration

Die Umstellung auf NFON hat die Organisation außerdem dazu ermutigt, die umfassenden Vorteile der Cloud-IT auf ihre 400 niederländischen Freiwilligen auszudehnen, erklärt Alie: „Die Umstellung auf Cloud-Telefonie hat für MAW so gut funktioniert, dass wir auch unser Projektportal in die Cloud migriert haben. Hunderte von Freiwilligen und Spendensammlern nutzen dieses Portal für Materialien, Aktionen, Informationen zu Lieferanten, an die sie sich wenden können, und vieles mehr. “

Von der Finanzabteilung über das Facility Management und IT haben alle 45 bei MAW Nederland beschäftigten Mitarbeiter ihre eigenen Gründe, mit ihrer NFON Cloud-Telefonanlage zufrieden zu sein.

Es scheint, als würden alle Wünsche wahr werden!