Smart Working: Der Weg zur effektiven Teamarbeit

Smart Working: Der Weg zur effektiven Teamarbeit

21. April 2021 NFON AG

Die Einfluss von Smart Working und wie sie ihre Mitarbeiterproduktivität mit Kommunikations- und Kollaborationstools steigern 

Effektive Teamarbeit und Kollaboration spielen im Zeitalter der Digitalisierung eine wichtige Rolle. Dass die Umsetzung von digitaler Kommunikation und Kollaboration einfacher gesagt als getan ist, sollte klar sein. Daher wird im Folgenden dieses Thema genauer beleuchtet, Vorteile aufgezeigt und der Einsatz eines zentralen Kollaborationstools näher aufgeführt. 

Die Welt um uns herum wird smarter. Wir telefonieren und surfen mit dem Smartphone, checken die Uhrzeit und neue Nachrichten auf der Smartwatch, und zuhause steuern wir Beleuchtung und Jalousien per Sprachbefehl ans Smart Home. Doch wie sieht es mit unserem Arbeitsalltag aus? Auch hier haben sich in den vergangenen Jahren massive Änderungen vollzogen, und so setzen immer mehr Unternehmen auf Smart Working.

Was bedeutet Smart Working?

Einfach ausgedrückt soll dadurch das Arbeiten einfacher, agiler und gleichzeitig effizienter werden. Im Vergleich zu bisherigen Arbeitsmodellen steht dabei die größtmögliche Flexibilität der Mitarbeiter und die so mögliche Optimierung der Arbeitsabläufe stärker im Vordergrund.

Die 4 wichtigsten Vorteile von Smart Working

  1. Der Arbeitgeber kann seine Teams effizienter und produktiver einsetzen, zum Beispiel im Homeoffice
  2. Der Arbeitgeber entlastet seine IT-Abteilung, weil die Mitarbeiter die Systeme intuitiv nutzen können
  3. Der Arbeitgeber kann seinen Kunden einen deutlich besseren und umfassenderen Service bieten, da beispielsweise die Kundenbetreuer schneller auf notwendige Ressourcen und Informationen zugreifen können
  4. Zugleich steigert der Arbeitgeber durch das einfachere Arbeiten und die angesprochene Flexibilität in puncto Arbeitszeiten und Arbeitsplatz auch die Zufriedenheit und die Loyalität seiner Angestellten. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen können so die Fluktuation bei den Mitarbeitern erheblich senken.  
     

Erreicht wird dies alles vor allem durch den Einsatz von speziellen Tools für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander, aber auch für die Interaktion mit den Kunden – Stichwort Unified Communications and Collaboration, kurz UCC oder zu deutsch „Vereinheitlichte Kommunikation“.

Was ist Unified Communications (UC)?

Alle digitalen Kommunikationstools des Mitarbeiters sind in einer einheitlichen Anwendung zusammengeführt – Messenger, Audio- und Video-Telefonie, E-Mail etc. Im Idealfall können all diese Funktionen unabhängig vom Endgerät gleichermaßen genutzt werden, also am Desktop-Rechner ebenso wie mobil am Laptop oder auf dem Smartphone.

Zusammenarbeit mit Kollaborationstools

Microsoft Teams ist beim Thema Smart Working das Kollaborationtsool der Stunde und hat die Konkurrenz von Slack, Zoom, WebEx und Co. mit inzwischen weit mehr als 115 Millionen Usern weltweit fürs Erste hinter sich gelassen. Der Erfolg – gerade im Business-Segment – ist auch auf die tiefe Integration von Teams in andere Microsoft-Produkte wie Office 365 zurückzuführen. Die meisten Unternehmen vertrauen seit Jahren auf die gewohnte Office-Suite von Microsoft, und immer mehr nutzen nun auch Teams, um die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern im Büro und im Homeoffice, aber auch zwischen einzelnen Standorten auf ein neues Level zu heben.


Was versteht man unter Zusammenarbeit?

Durch die nahtlose Kommunikation der Mitarbeiter untereinander entstehen neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit. So können Dateien mit Lösungen wie Microsoft Teams einfacher geteilt und gemeinsam bearbeitet werden, Arbeitsgruppen aus unterschiedlichen Abteilungen und Standorten rücken virtuell enger zusammen.

Falsche Furcht vor Veränderungen bremst Unternehmen aus

Bei vielen Unternehmen herrschte bis vor Kurzem noch große Skepsis bezüglich flexiblen Arbeitsmodellen wie Remote Working oder Homeoffice vor. Schließlich hatte sich das althergebrachte Arbeitsmodell mit festen Bürozeiten seit Jahrzehnten bewährt. Ebenso konnte sich in dieser Zeit auch eine Vielzahl an Vorurteilen gegenüber digitaler Kollaboration festigen.

Die größten Irrtümer über Homeoffice

  • Nur im Büro sind Mitarbeiter produktiv
  • Ein Vor-Ort-Meeting ist durch nichts zu ersetzen
  • Echte Zusammenarbeit und Team Spirit kann es nur live im Office geben
  • Die Anbindung von Mitarbeitern im Homeoffice ist zeitaufwendig und unsicher

Die vergangenen Monate zwangen nun viele Inhaber, Teamleiter und IT-Verantwortliche zum Umdenken. Und – wenig überraschend – die oben genannten Vorurteile konnten ausnahmslos widerlegt werden. Die Umstellung auf Smart Working und der Einsatz entsprechender Kollaborationstools führten nicht nur zu einer Steigerung der Mitarbeiterproduktivität, sondern auch zu einer spürbaren Entlastung der Team-Manager und der IT-Abteilung im Unternehmen.   

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Die wichtigsten Vorteile von Unified Communications and Collaboration (UCC)

So profitiert das Unternehmen:

  • Rascher ROI durch höhere Mitarbeiterproduktivität und niedrigere Kosten
  • Höhere Loyalität und Zufriedenheit des gesamten Personals
  • Einfache Umsetzbarkeit der DSGVO-Vorgaben
  • Think Big: Nutzung der Schwarm-Intelligenz aller Mitarbeiter

So profitieren Mitarbeiter:

  • Effizientere Zusammenarbeit durch Chat, Audio- und Videokonferenzen
  • Individueller Zugriff auf Dateien und Kundendaten
  • Produktiveres Arbeiten in Teams
  • Alle digitalen Kommunikationslösungen in einem gewohnten System

So profitieren IT-Administratoren:

  • Flexible Implementierung in neue und bestehende Systeme
  • Entlastung der IT-Abteilung durch geringen Schulungsaufwand und weniger Tickets
  • Nahtlose Integration in Lösungen zur Cloud-Telefonie

 

So holen Sie mehr aus Microsoft Teams

Remote Working, Cloud Kommunikation, NFON

Jeder fünfte Berufstätige im Homeoffice sieht die unzureichenden Möglichkeiten zur digitalen Kollaboration und zur Kommunikation als die größte Schwierigkeit beim Arbeiten zuhause an. 

Microsoft Teams kommt mit einer Vielzahl von Features – doch viele davon lassen sich nur in Verbindung mit der richtigen Telefonanlage nutzen. Wer Teams auf einem veralteten On-Premises-System nutzt, fährt seinen neuen Sportwagen mit angezogener Handbremse – machbar, aber kaum zielführend. Erst mit modernen Telefonanlagen aus der Cloud wie Cloudya von NFON kann die Microsoft-Lösung ihr Potenzial entfalten und dem Unternehmen die oben angesprochenen Benefits von Unified Communications and Collaboration bringen.

Mit Cloud-Telefonie weitere Funktionen bereitstellen

Doch nicht jede Cloud-Telefonanlage ist gleichermaßen gut geeignet, denn die wenigsten Lösungen bieten die erforderliche tiefe Integration von Teams ins System. Denn derzeit fehlen in der Telefonielösung von Microsoft elementare Funktionen wie die Anbindung an analoge Endgeräte, CLIR und CLIP müssen aufwendig vom IT-Administrator für jeden Mitarbeiter eingestellt werden, und zur Weiterleitung von Anrufen steht nur ein Profil zur Verfügung. Microsoft ist kein Spezialist für Cloud-Telefonie. Wer also diese und viele weitere wichtige Features nutzen will, sollte auf Anbieter mit jahrelanger Erfahrung im Bereich der Cloud-Telefonie setzen, wie zum Beispiel den europaweiten Marktführer NFON. Dieser hat mit Nvoice for Microsoft Teams eine dedizierte Lösung im Programm, die über die PBX-Funktionen der Cloud-Telefonanlage Cloudya alle erforderlichen Telefoniefunktionen bereitstellen kann.

Digitale Kommunikation war noch nie so einfach

Unternehmen erhalten dadurch volle PSTN-Konnektivität und können Microsoft Teams als ihre einzige Lösung für interne und externe Kommunikation verwenden – auch unabhängig vom Standort und dem verwendeten Endgerät. Nutzer anderer Telefonielösungen (egal ob on premises oder bereits in der Cloud) müssen aber nicht auf das volle Leistungsspektrum von Microsoft Teams verzichten. Die Migration von bestehenden Anlagen zu Cloudya, der Telefonanlage aus der Cloud von NFON, ist sehr einfach und kann auf Wunsch komplett remote erfolgen. Und mit Nvoice for Microsoft Teams können Unternehmen dann auf das volle Featureset von Microsoft Teams zugreifen.

Smart Working wird immer mehr zum „New Normal“ in der Arbeitswelt werden. Die Art und Weise, wie Mitarbeiter untereinander und mit Kunden kommunizieren verändert sich schon heute massiv, und damit entstehen neue Wege der Zusammenarbeit. Mit Lösungen wie Microsoft Teams und einer modernen Cloud-Telefonanlage gelingt dieser wichtige Schritt in die neue Normalität der Unified Communications & Collaboration.

Sie wollen weitere Tipps, welche zusätzlichen Features Cloudya und Nvoice for Microsoft Teams für Unternehmen bietet? Dann kontaktieren Sie uns gerne

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